نصائح الايداع من أجل أناس يكرهون الايداع

هناك شيء عن الإيداع الذي يجعل عيني تزجج أكثر من اللازم - والإيداع لأي طول الوقت يضعني في خطر الوقوع في غيبوبة.

ولكن للأسف، أكره ذلك أم لا، عندما تدير شركة صغيرة، يجب أن يتم الإيداع، أو ستعثر قريبا على مكتبك ينهار تحت وزن كل الورق الذي يحافظ على تراكم. ما هو راعي الإيداع للقيام؟

هناك نهجان للمشكلة التي قد تساعد.

يمكنك محاولة جعل وقتك تقديم أقصر وقت ممكن (طريقة لقد الكمال تقريبا على مدى سنوات من تشغيل مكتب) أو جعل وقتك تقديم الكثير من المرح ممكن (شيء أبقي في محاولة لتحقيق). دعونا ننظر إلى نصائح لخفض مقدار الوقت الذي تنفق فعلا تقديم الإيداع أولا.

كيفية تقليل الوقت الذي تقضيه في الإيداع

1. أجاد وإعادة تدوير عندما يكون ذلك ممكنا.

السؤال الأول حول أي قطعة من الورق يحدق في انتظاركم أن يتم رفعه، "هل هذه الوثيقة تحتاج إلى تقديم؟ "(تعلم الخطوات الثلاث لإنشاء نظام إدارة الوثائق.)

يمكن أن تصل الكثير من الوثائق التي تأتي في البريد مباشرة إلى التقطيع. ما هي النقطة في تقديم الإعلانات أو الرسائل الإعلامية من شركات أخرى، على سبيل المثال؟ عندما كنت تتعامل مع البريد، وقراءة قطعة من البريد مرة واحدة، تقرر ما إذا كنت سوف تحتاج إليها سنة من الآن، ملف أو أجاد وفقا لذلك.

هناك احتمالات جيدة يمكنك أيضا تقديم الكثير من نسخ ورقية من الوثائق التي لا تحتاج إلى تقديم - ويجب أن لا يكون حتى الطباعة في المقام الأول.

ليست هناك حاجة لتقديم نسخ ورقية من الفواتير أو الحروف، على سبيل المثال، إذا كانت ملفاتك الإلكترونية منظمة وكنت تتبع إجراءات النسخ الاحتياطي المناسبة. (الاطلاع على 6 قواعد حماية البيانات الأعمال وإعداد نظام النسخ الاحتياطي بنجاح للحصول على تفاصيل حول كيفية القيام بذلك.)

لذلك عندما كنت معالجة هذا كومة من الملفات، أجاد "ورقة يمكنك العيش من دون".

2. استخدام نظام الإيداع الذي يجعل الأعمال المكتبية الأخرى أسهل، وليس أصعب.

معظم الورقة التي أحتاج إلى تقديمها تتعلق بعملية ممارسة الأعمال التجارية - ويجب إدخال هذه الوثائق في النظام المحاسبي قبل القيام بأي شيء آخر. لذلك بدلا من أخذ هذا الاستلام لخرطوشة الحبر الطابعة وتقديمه تحت عنوان "P" في بلدي نظام الإيداع الرئيسي، وأنا ملف في بلدي "الأول" نظام الإيداع، سلسلة من المجلدات المسمى من قبل الشهر والسنة.

على سبيل المثال، إذا اشتريت خرطوشة مسحوق الحبر في أيلول (سبتمبر) 2014، فهذا هو الملف الذي تدخله، بالإضافة إلى جميع الفواتير الأخرى والإيصالات وغيرها من مستندات الأعمال التي حدثت خلال هذا الشهر. ثم انها مسألة بسيطة للعمل من خلال المجلد في نهاية الشهر، وجعل كل القيود المحاسبية التي يجب القيام بها (أو إذا كنت لا تفعل ذلك بنفسك، لتسليم مجلد الشهري لأكثر من محاسب أو محاسب) .

لاحظ أن أعمل خدمة الأعمال، وليس تجارة التجزئة، حتى يجلس ويعمل على الحسابات مرة واحدة في الشهر يعمل بالنسبة لي. ستحتاج إلى تعديل فكرة المجلد الشهري وفقا لذلك إذا احتجت إلى تحديث حساباتك بشكل متكرر.

3. فكر قبل تقديم الملف.

ماذا يحدث بعد استخدام المجلدات الشهرية لإجراء المحاسبة؟

يجب نقل الوثائق إلى نظام الإيداع "الرئيسي". ولكن بدلا من مجرد إيداع كل وثيقة على حدة اعتمادا على عنوانها، وأنا ملف منطقيا وفقا للمجموعة، إجراء إيداع أجد أسرع بكثير.

دعونا نلقي نظرة أخرى على مثال خرطوشة حبر الطابعة. بدلا من تقديم هذا الإيصال تحت عنوان "P" لخرطوشة حبر الطابعة، أود تقديم هذا الملف تحت "اللوازم المكتبية - الإيصالات"، وهو نفس المكان الذي أود أن أقوم فيه بتسليم مستندات مثل إيصال لمجموعة من الملاحظات التي تليها أو إيصال للطابعة الورق. هذا ليس فقط يجعل تقديم أسرع، ولكن يجعل من الأسهل بكثير للعثور على وثائق بعد ذلك.

4. استخدام الكلمات والعبارات كاملة على تسميات مجلد الملف الخاص بك، وليس فقط الحروف.

لا توجد قاعدة تقول بأنك تقتصر فقط على الأحرف الفردية عند إنشاء أقسام نظام الإيداع الخاص بك.

وإذا فعلت ذلك، فإنك تجعل عملية الإيداع بطيئة ومعقدة دون مبرر. تخصيص نظام الإيداع الخاص بك حتى تتمكن من الاستفادة من الإيداع من قبل مجموعة والعثور على المكان المناسب لوضع وثيقة بسرعة أكبر.

على سبيل المثال، بدلا من مجرد وجود قسم من نظام الإيداع الخاص بي المسمى "C"، لدي أيضا قسم المسمى "ملفات العميل". يتم تنظيم الملفات ضمن "ملفات العميل" أبجديا. جمال تخصيص نظام الإيداع الخاص بك بهذه الطريقة هو أنه يمكن دائما أن تكون أكثر تقسيمها وتنظيمها إذا كنت في حاجة إليها. لذلك يمكن أن يكون العميل الرئيسي مقسم نظام الملفات المسمى باسمها داخل قسم "ملفات العميل" لجعل العثور على الوثائق المتعلقة بها أسهل.

في هذا المثال، فإن التسميات الموجودة على نظام الإيداع ستقرأ "B" و "C" و "كلينت فيليز" و "D" … انظر إلى أي مدى تصبح عملية التسجيل أسهل؟

لا تنسى أن تقوم بتخصيص الأبجدية أيضا، بدلا من مجرد وجود قسم "M"، قم بتسمية "ماك" أيضا.

5. حافظ على إغلاق نظام "فيرست" الخاص بك. > الشيء العظيم الآخر حول استخدام نظام الإيداع على مرحلتين مثل النظام الذي وصفته أعلاه هو أنه يصبح من الأسهل بكثير إبقاء المرحلة الأولى من نظام الإيداع (المجلدات الشهرية) قريبة فعليا من مساحة عملك 'ليرة لبنانية تكون أكثر ميلا إلى ملف الأوراق مباشرة بدلا من السماح لهم تتراكم إذا كان لديك وثيقة، مكان منظم لتقديمها.

حتى وضع الماضي، الحالي، و والمجلدات الشهرية في الشهر المقبل في درج أو استخدام ملف كونسرتينا ووضعها في نطاق ذراعك في مساحة العمل الخاصة بك.الجزء الأكبر من نظام الإيداع الخاص بك (نظام "الرئيسي" حفظ كما دعا فإنه في تقديم نصيحة 3) يمكن أن يكون عبر الغرفة أو حتى في غرفة مختلفة تماما، ولكن في مصلحة توفير الوقت، يجب أن لا تضطر إلى الحصول على ما يصل الى القيام الايداع المرحلة الأولى.

كيفية جعل الايداع المرح

نصائح الإيداع التي قدمتها لك حتى الآن يجب أن تساعدك على خفض الوقت الذي تقضيه في تقديم ومنع تجميد الدماغ. ولكن ماذا عن جعل وقتك تقديم المزيد من المتعة؟

في الحقيقة، الاستراتيجية الوحيدة التي جئت بها هنا هي الرشوة المباشرة، مجزية نفسي مع ملف تعريف الارتباط إذا كنت ملف لفترة معينة من الزمن. هذا سوف يعمل ولكن يمكن أن يؤدي إلى وضع الكثير من جنيه إذا كان لديك الكثير من الايداع للقيام به.

أو يمكنك أن تأخذ نهجا أكثر الفنية، وذلك باستخدام جميع الألوان المختلفة لمجلدات الملف الخاص بك واستخدام خطوط غير عادية أو الخط للتسميات. سواء كان هذا أو لا يجعل الإيداع أكثر متعة، وسوف تجعل بالتأكيد تفعل ذلك أكثر جاذبية.

ومن يدري؟ ربما مجرد حقيقة أن الإيداع الخاص بك هو أسرع بكثير الآن أنها تنظيم ذلك سوف تجعل من الكثير أكثر متعة القيام به.