كيفية الحفاظ على أفضل السجلات المالية لمكتب القانون

إذا كنت تطمح إلى أن تكون محامي ممارس مع مكتب القانون الخاص بك، تحتاج إلى فهم ما السجلات التي تحتاج إلى الحفاظ عليها. قد تكون خبيرا في ممارسة القانون، ولكن قد لا تشعر بالثقة في المعرفة المحاسبية الخاصة بك. فهم الأساسيات واستخدام برامج المحاسبة المتخصصة يمكن أن تبقي الممارسة الخاصة بك آمنة.

أنظمة المحاسبة لمكتب قانون

نظام محاسبة جيد لأية شركة صغيرة سيشمل ضوابط داخلية قوية لمراقبة الإيرادات والنفقات.

بصفتك محاميا، يجب عليك التأكد من أن نظام المحاسبة الخاص بك لديه ضوابط داخلية قوية، كل من الرسوم التي يتم تحريرها والتكاليف والنفقات المتقدمة للعملاء.

وبغض النظر عما إذا كانت الفواتير التي تستند إلى مادة استبقاء محددة أو رسوم سنوية أو رسوم إحالة أو رسوم إحالة، فإن رسومك تستند إلى الوقت المستغرق في مشاريع عملائك. وهذا هو السبب في أن المحامين عادة ما يحتفظون بسجلات مفصلة لتتبع الوقت الذي يقضيه في القضايا.

يمكنك استخدام الأنظمة اليدوية أو الإلكترونية لتتبع وقتك ونفقات قابلة للتحميل. تم استخدام بطاقات دفتر الأستاذ العميل لتسجيل تلك المعلومات قبل ظهور الوقت القانوني والبرمجيات الفواتير. بغض النظر عن طريقة حفظ السجلات التي تفضلها، سوف عادة ما ترغب في تسجيل هذا المسار وقتك قضى على المسائل العميل، جنبا إلى جنب مع أي نفقات يمكن تحميلها، من قبل العميل.

من وقت لآخر، يمكنك دفع النفقات نيابة عن العميل مقابل رسوم الإيداع أو الرسوم الأخرى.

سجل المحامي الأكثر ممارسة يتم تسجيل هذه التكاليف المتقدمة في النظام بطريقة مماثلة لحسابات الحسابات الأخرى.

سوف يكون لدى برامج المحاسبة مجلات خاصة لتسجيل نوع واحد من المعاملات التي تحدث بشكل متكرر. بالنسبة للمحامين، ستعرض مجلة المقبوضات النقدية توزيعا ل) 1 (الرسوم المستلمة و) 2 (تسديدات المصروفات، بما في ذلك المخصص بين النفقات العامة العادية المدفوعة وتكاليف العميل المدفوعة.

سوف يختلف تعقيد مجلة المقبوضات النقدية تبعا لحجم مكتب المحاماة، وأهمها هو مجرد كشف البنك وتحقق من النسخ.

السجلات الأساسية الأخرى

بالإضافة إلى السجلات التي تمت مناقشتها أعلاه، يحتفظ المحامون عادة بما يلي على الأقل:

1. كتاب التعيين يحتوي دفتر المواعيد على سجلات التعيينات، وعادة ما تكون في شكل تقويم.
2. مجلة الحسابات المستحقة القبض: وتظهر دفتر الحسابات المستحقة القبض المبالغ المستحقة القبض التي لم يتم تحصيلها.
3. دفاتر العملاء الفردية: تتضمن حسابات دفتر الأستاذ وصفا للخدمات المقدمة والرسوم والمصاريف، وملخصا للرسوم غير القابلة للفوترة والفواتير النهائية.
4. سجلات وقت الحالة: يتم تسجيل سجلات الوقت لكل عميل.
5. الحالات قيد التسجيل: يلخص هذا السجل أي عمل قانوني قيد التنفيذ، ويتم تنظيمه عادة باسم العميل.
6. تقارير ملخص الوقت: يمكن عادة فرز تقارير الوقت من قبل المحامي أو من قبل العميل وتحتوي على معلومات مثل الوقت والتواريخ التي تم العمل بها والفواتير وغيرها من النفقات التي يمكن تحميلها.

هذه هي الكتب الأساسية والسجلات التي معظم المحامين، بغض النظر عن التخصص سيكون في ملف لشركاتهم. يستخدم العديد من المحامين برامج المحاسبة وبرامج إدارة الممارسة القانونية للحفاظ على دفاترهم وسجلاتهم في أشكال إلكترونية.

بينما تستخدم بعض مكاتب القانون قراء، تستخدم العديد من الشركات الأخرى برامج قانونية خاصة بالصناعة، مثل أباكوس نيكست، كليو أو برولاو لإدارة ممارساتها.

ملاحظة : هذه المقالة مخصصة لأغراض تعليمية فقط؛ يجب عليك استشارة أخصائي الضرائب لمناقشة أي أسئلة أو قضايا لديك مع المحاسبة الخاصة بك، وحفظ السجلات أو الدخل.