المستندات المصدر لمعاملات المحاسبة

في كل مرة تقوم فيها الشركة بإجراء معاملة مالية، يتم إنشاء نوع من الورق. يسمى مسار الورق هذا مستند المصدر. إذا كانت شركة صغيرة تكتب شيكا من حسابها للتحقق من اللوازم المكتبية، على سبيل المثال، الوثائق المصدر هي الشيك واستلام الإمدادات المكتبية.

سبب أهمية وثائق المصدر

إن المستند المصدر ضروري لعملية مسك الدفاتر والمحاسبة لأنه دليل على حدوث معاملة مالية.

إذا تم تدقيق شركة ما، فإن المستندات المصدرة تدعم المجلات المحاسبية ودفتر الأستاذ العام كدليل تدقيق لا جدال فيه.

حفظ وثيقة مصدر لرجال الأعمال هو تماما مثل حفظ إيصالات البنود الضريبية للخصم للضرائب الشخصية الخاصة بك. إذا تم تدقيق الضرائب الخاصة بك، فإنها توفر دليلا على أنك قمت بهذه المشتريات. وينطبق الشيء نفسه على عملك، ولكن في مجال الأعمال التجارية، لا تبقي الإيصالات فقط لتغطية النفقات الضريبية القابلة للخصم. يمكنك الاحتفاظ الوثائق الأصلية لكل المعاملات المالية.

ما هي وثائق المصدر التي توفر

وثيقة مصدر تصف جميع الحقائق الأساسية للمعاملة، مثل مبلغ المعاملة، ومن أجريت المعاملة، والغرض من المعاملة، و تاريخ المعاملة.

فيما يلي بعض الأمثلة من وثائق المصدر المشترك:

• إلغاء شيك
• فاتورة
• استلام تسجيل النقدية
• استلام الكمبيوتر
• مذكرة الائتمان لاسترداد العميل
• إيداع قسيمة

• أمر الشراء

كيفية التعامل مع وثائق المصدر

يجب تسجيل المستند المصدر في المجلة المحاسبية المناسبة في أقرب وقت ممكن بعد المعاملة. بعد التسجيل، يجب أن تودع جميع الوثائق المصدر في نوع من النظام حيث يمكن استرجاعها إذا وعندما تكون هناك حاجة إليها.

في بعض الحالات، قد يكون من المهم أيضا توفير سلسلة الحراسة لكي تتمكن من تحديد أن المستند المصدر المعني ما زال تحت سيطرتك.

وثائق المصدر مقابل النسخ

في معظم الحالات، تكون نسخ المستندات المصدر مقبولة قانونا. دائرة الإيرادات الداخلية، على سبيل المثال، قد قبلت نسخ من إيصالات منذ عام 1997، طالما أنها سهلة القراءة، تحتوي على جميع المعلومات موجودة في النص الأصلي، وذلك في حدود عملية المسح والحاضر تلك المعلومات في شكل مطابق ل أصلي.

إيصال المواد الذي يحدد الأشياء المشتراة والسعر المدفوع، ولكن تم فحصها دون اسم المورد لن تكون مؤهلة. الوثيقة التي قدمت كافة المعلومات في الإيصال الأصلي، ولكن تم إعادة كتابتها في ورد أو تنسيق إكسيل لن تكون مؤهلة أيضا.

معيار إرس - كامل، مقروء واستنساخ دقيق من الأصل - هو نفس المعيار المستخدم في العديد من الشركات والوكالات الحكومية.غير أن مؤسسات أخرى تضيف إلى هذه المتطلبات العامة.

وجامعة واشنطن، على سبيل المثال، لا يقبل إلا كبدائل للنسخ الوثيقة الأصلية الممسوحة ضوئيا بأقل كثافة من 300 نقطة في البوصة (dpi)، وقدم في أي من PDF أو TIFF الأشكال؛ فإنه لا يقبل نسخ جبيغ.

إذا كنت تخطط لفحص المستندات المحاسبية أو القانونية لتسهيل التخزين، تحقق مع المؤسسة ذات الصلة للتأكد من أنها سوف تقبل الوثائق في شكل كنت تخطط لاستخدامها.