ما هي الفاتورة وماذا تتضمن؟

ما المقصود بالفاتورة؟

فاتورة، تسمى أحيانا فاتورة المبيعات، هي فاتورة يرسلها مقدم منتج أو خدمة إلى المشتري. وتنص الفاتورة على التزام المشتري بالدفع، مما يخلق حسابا مستحق القبض. وبعبارة أخرى، فإن الفاتورة هي التحقق المكتوب من الاتفاق بين المشتري والبائع للسلع أو الخدمات.

الفواتير هي جزء مهم من مسك الدفاتر والمحاسبة المحاسبية نظام عملك لأنها تسجل معاملات البيع.

ما هي الفاتورة تضمين؟

تتضمن الأقسام المعتادة في الفاتورة ما يلي:

• التاريخ أن الفاتورة قد تم إنشاؤها. لا ننسى هذا! تاريخ الفاتورة يبدأ الساعة موقوتة على العميل. إذا كانت لديك بنود (حد زمني للدفع)، فأنت تريد تضمين التاريخ حتى يعرف الجميع موعد استحقاق الدفعة.
• أسماء وعناوين من العملاء والموردين. إذا كنت تنشئ الفاتورة في برنامج المحاسبة، فقد تحتاج فقط إلى عنوان البريد الإلكتروني للعميل، ولكن لا يزال من الجيد جمع العنوان الفعلي وإدراجه في حالة الحاجة إلى إرسال رسالة أو مستند حقيقي.
• أسماء جهات الاتصال من الأفراد في الشركتين (أو الأعمال التجارية والفردية). انها قاعدة علاقات العملاء جيدة للتأكد من تهجئة الأسماء بشكل صحيح.
• وصف العناصر المشتراة ، إما المنتجات أو الخدمات، بما في ذلك الأسعار والكميات. في كثير من الأحيان سيكون لديك وصف السلعة القياسية وأرقام المخزون. ولكن كن محددا ومفصلا قدر الإمكان، عند إنشاء الفاتورة. هذا يتجنب الالتباس و "لم أكن أعرف" القضايا.

• شروط الدفع. على سبيل المثال، قد يحدد مقدم الخدمة "صافي 30 يوما"، مما يعني أن المبلغ بأكمله يستحق في غضون 30 يوما.

كيفية الفاتورة للعميل

قد تكون تستخدم برامج المحاسبة التجارية عبر الإنترنت، أو ربما كنت تستخدم فاتورة مطبوعة مسبقا ستكملها. تعمل العملية بنفس الطريقة لكل من عمليات الفوترة.

سوف تقوم بإعداد فاتورة فقط بعد شحن أو تسليم المنتج أو الخدمة للعميل.

• تبدأ من تحديد العميل . في بعض الحالات، قد تحتاج أيضا إلى تحديد عميل فرعي أو مهمة داخل ملف هذا العميل.
• تضمين أرقام المستندات السابقة المتعلقة بعملية البيع هذه، بما في ذلك أي أمر شراء أو اتفاقية بيع أو تقدير.
• حدد العناصر التي تباع و تسليمها . عادة ما تشمل اسم المنتج أو الخدمة، الكمية (أو الوقت، للخدمات) ومعدل (لكل بند أو في الساعة). إذا كنت تستخدم البرامج عبر الإنترنت، يتم حساب المجموع لكل عنصر. هذا هو المكان حيث قد تحتاج إلى تصنيف عنصر كما "باكورديرد.
• كل بند يحصل على خطه الخاص، ويضاف مجموع جميع الخطوط.
• بعد ذلك، سوف تتضمن معلومات أي ودائع سبق أن قام بها العميل، أو أي خصومات < > تطبق على هذه الفاتورة. قد ترغب في تقديم طرق دفع مختلفة للعملاء، وربما إعطاء خصم للدفع نقدا.
• تضمين
• شروط الشحن للمنتجات التي يتم شحنها.هناك نوعان : فوب نقطة الشحن أو فوب الوجهة. (فوب لتقف على "مجانا على متن.") إذا كانت الشروط هي نقطة الشحن فوب، الشاحن (وهذا هو البائع) يدفع الشحن.إذا كانت شروط فوب الوجهة، يدفع المشتري الشحن من المفيد أيضا ملاحظة ما إذا كان العميل يلتقط البند أو البنود في حالة وجود أي سؤال حول هذا البند. تضمين
• شروط البيع. كنت تريد المشتري أن تدفع وسوف تعطي أي خصم للدفع المبكر؟ يتم التعبير عن مثل هذه الشروط 2/10 صافي / 30. وهذا يعني أنك سوف تعطي خصم 2٪ إذا دفع مينت وردت في غضون 10 أيام، و كامل الرصيد المقرر في 30 أيام. يمكن إرسال الفواتير أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو إرسالها بالفاكس إلى العميل.

عندما يدفع أحد العملاء، يجب تدوين رقم الفاتورة على إيصال البيع ومطابقته مع إيصال المبيعات في برنامج المحاسبة، لذلك من الواضح أن الفاتورة قد تم دفعها. دفع يأخذ المبلغ المستحق من حساب حسابات القبض الخاصة بك.

الفواتير مقابل طلبات الشراء

يتم أحيانا الخلط بين الفواتير وأوامر الشراء. أوامر الشراء (بوس) هي قبل المعاملة، والفواتير هي بعد المعاملة. وتسجل أوامر الشراء أمرا من أحد العملاء إلى مورد أو مورد. من ناحية أخرى، تسجل الفاتورة استلام المنتج أو الخدمة، كما هو موضح أعلاه

بعض الأمثلة على الفواتير

سوزان وارد، خبير الأعمال الصغيرة في كندا، لديه فاتورة نموذجية ، والذي يتضمن معلومات كندية، ولكنه سيعطيك فكرة عن الفاتورة التي تتضمن . ألينا تابيا، خبير الكتابة لحسابهم الخاص، لديها توجيهات خطوة بخطوة لإنشاء فاتورة.