7 طرق لتسريع الاتصالات في نشاطك التجاري الصغير

التواصل هو أساس كل علاقة لديك في حياتك الشخصية. انها لا تختلف في الأعمال التجارية. دون التواصل الفعال، يمكن أن يكون هناك سوء الفهم والمشاكل والصراعات بين الموظفين الخاص بك، والعملاء الخاص بك، والجميع كنت على اتصال مع. فضعف الاتصال يمكن أن يجعل التفويض الفعال، وزيادة الإنتاجية وبيئة عمل ممتعة مستحيلة تقريبا.

سوف تساعدك النصائح التالية على تحسين مهارات الاتصال الخاصة بك حتى تتمكن من توفير الوقت، والحد من التوتر وتصبح أكثر إنتاجية من خلال التواصل بفعالية في كل التفاعل لديك في الأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك.

1. الحد من الانحرافات والاستماع

الاستماع هو مفتاح التواصل الفعال، ولكن ليس من السهل دائما. طريقة واحدة لتصبح مستمع أفضل هو محاولة الحد من الانحرافات أثناء المحادثات التي تجعل من الصعب سماع واستيعاب ما يقوله الآخرون. وهذا قد يعني إغلاق عميل البريد الإلكتروني الخاص بك، وإيقاف المسابقة الهاتف الخاص بك، أو إغلاق الباب إلى مكتبك. من خلال القيام بهذه الأشياء الصغيرة، يمكنك التأكد من أن الشخص الذي تتحدث معه لديه اهتمامك الكامل.

من المهم أيضا الحد من الانحرافات الداخلية، أي كل ما يدور في ذهنك. عندما يكون لديك العديد من المواضيع التي يمكن معالجتها خلال اجتماع أو محادثة تسرع من خلالها للحصول على كل الأفكار الخاصة بك قد تكون مغرية، ولكن هذا يسبب الارتباك ويمكن أن تجعل الشخص الآخر يشعر مثل له أو لها مدخلات ليست مهمة.

تباطؤ وتذكر أن الاتصالات هي طريق ذو اتجاهين. إنشاء العطاء واتخاذ التي تسمح لكلا الطرفين أن يكون لهم رأيهم.

2. استجاب

من أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها عند نشوء نزاع أو لدى شخص ما شكوى بشأن نشاطك التجاري ومنتجاتك وخدماتك وما إلى ذلك. في معظم الحالات، يجب أن يصدر على الفور نوع من الاستجابة، حتى لو كان مجرد بيان موجز أنك سوف ننظر في هذه المسألة.

إذا كنت تنتظر حتى يكون لديك كل المعلومات اللازمة قبل الوصول إلى الحزب غير سعيد، فإنها قد ينتهي ليس فقط غير سعيدة، ولكن الآن أيضا غاضب. الحفاظ على خطوط الاتصال مفتوحة في جميع الحالات من خلال كونها استجابة قدر الإمكان والتأكد من أن الناس الوصول إليك تشعر أن قضيتهم مهم بالنسبة لك.

3. طرح الأسئلة الصحيحة

يعتمد الكثير من التواصل على الحصول على المعلومات التي تحتاج إليها، وفي كثير من الأحيان يعني هذا أنك تحتاج إلى طرح الأسئلة الصحيحة. هناك أدلة حول الأسئلة التي يجب أن تسأل في كل جزء من المحادثة التي تواجهها. تحتاج إلى أن تكون قادرا على الاستماع والصفر في على تلك القرائن لمعرفة أي الأسئلة سوف كشف المعلومات التي تحتاج إليها.

فكر في حالة الموظف الذي لم يحقق الأهداف وهو غير راض عموما عن العمل. إذا كنت لا تسأل الأسئلة الصحيحة، قد لا تحصل أبدا على جذر القضية، والتي يمكن أن تكون أي شيء من القضايا الشخصية إلى أن تكون تحت وطأة التحدي.

4. جعل معظم الاجتماعات

الاجتماعات هي سيئة السمعة لكونها الوقت يهدر إذا لم تكن مخططة جيدا وتنظيمها بدقة. إذا كنت منظم، أول شيء يجب عليك القيام به لاحترام الوقت الجميع وجعل اجتماعكم بأكبر قدر ممكن من الكفاءة هو جدولة ذلك في وقت مبكر.

ثم، يستغرق وقتا لإعداد جدول الأعمال الذي يحدد نقاط التركيز ويحدد هيكل للاجتماع.

فيما يلي بعض النصائح الأخرى للاجتماع الذكي التي ستساعدك على التأكد من أن اجتماعاتك منتجة:

• تأكيد أوقات الاجتماع في الأوقات المناسبة قبل يوم أو يومين من الاجتماع.
• تعيين مشرف الاجتماع الذي يدير الاجتماع ويتأكد يشارك يشارك في جدول الأعمال.
• شجع المدخلات والأسئلة من الجميع في الاجتماع.
• تدوين الملاحظات، أو تعيين شخص آخر لتدوين الملاحظات، لالتقاط التفاصيل الهامة للاجتماع.

5. الجمع بين طرق الاتصال

وجها لوجه أو صوت إلى صوت الاتصالات كبيرة للقضاء على التحديات الوقت التي غالبا ما تأتي مع البريد الإلكتروني. ولكن يمكن أيضا أن تخلق المزيد من الأسئلة والارتباك إذا لم تكن جميع الأطراف المعنية على نفس الصفحة.

حتى لو كان معظم التواصل الخاص بك يحدث عبر الهاتف أو في أحداث الشبكات، يمكنك إنشاء رسائل البريد الإلكتروني ملخص التي تحدد ما نوقشت، ما هي الخطوات التالية ومن المسؤول عن ما. يمكن أن يكون هذا وسيلة رائعة للجمع بين طرق الاتصال المختلفة من أجل الاتصالات الأكثر فعالية (والأقل إرباكا).

6. التركيز على خدمة العملاء

خدمة العملاء جيدة يعتمد على اتجاهين الاتصالات. في كثير من الأحيان عندما تنشأ النزاعات مع العملاء، مفتاح الحل هو التواصل للكشف عن المشكلة، ثم الاستمرار في التواصل حتى يتم تحديد الحل.

طريقة واحدة للحفاظ على علاقات طويلة الأمد مع العملاء هي عن طريق الحفاظ على خطوط مفتوحة للاتصال. وهذا يعني طلب إدخال حول كيف تسير الامور وكيف يشعرون حول المنتجات والخدمات التي تقدمها. ويمكن تحقيق ذلك في نهاية المشروع، أو أثناء المحادثات اليومية، أو مع مجموعة تركيز، أو من خلال استقصاءات رسمية.

7. استخدام التعليقات التي تتلقاها

إذا كنت تتصل بالفعل مع عملائك، فمن المحتمل أن تتلقى تعليقاتك بانتظام، حتى إذا لم تطلبها من خلال الطرق الرسمية. هذا يمكن أن يكون منجم ذهب من المعلومات المفيدة حول كيف ينظر عملك والمنتجات والخدمات من قبل العملاء والعملاء المحتملين. من أجل أن تكون فعالة، على الرغم من، لديك لاستخدام هذه البيانات لتغيير وتحسين العمليات الخاصة بك. يمكنك إنشاء عملية لجمع التعليقات التي تتلقاها في مكان واحد، ثم تخصيص الوقت كل شهر أو شهرين لتحليل البيانات وإنشاء خطة لتنفيذ التحسينات وتتبعها.

في نهاية المطاف، يمكن أن يكون التواصل الفعال واحدا من أهم المهارات التي تستخدمها في عملك.إذا كانت مهارات الاتصال الخاصة بك يمكن أن تستخدم بعض صقل، تأخذ وقتا طويلا لتحليل كيفية التواصل، ونتائج الاتصالات الخاصة بك. ثم ركز على الطرق التي يمكنك تحسينها بمرور الوقت. قد يفاجأ كم الذي يغير علاقاتك مع الموظفين والعملاء والزملاء للأفضل.