إدارة البريد الإلكتروني سهلة لأصحاب الأعمال المنزلية مشغول

البريد الإلكتروني يقدم وسيلة رائعة وبأسعار معقولة لتسويق الأعمال المنزلية الخاصة بك، والبقاء على اتصال مع العملاء وتقديم خدمة العملاء. ومع ذلك، فإنه يمكن أيضا أن تكون مملة ووقت النفايات. إلا إذا كنت استئجار مساعد الظاهري، تحتاج إلى العثور على وسيلة لإدارة البريد الإلكتروني الذي يسمح لك للرد في الوقت المناسب، وحتى الآن لا تنفق كل يوم الإجابة عليه. في ما يلي نصائح لإدارة بريدك الإلكتروني.

1) تقليل كمية البريد الإلكتروني التي تتلقاها.

هناك عدة طرق يمكنك من خلالها تحديد مقدار البريد الإلكتروني الذي يظهر في بريدك الوارد.

الأول هو الإجابة على الأسئلة الأكثر شيوعا التي تتلقاها على موقع الويب الخاص بك مع صفحة التعليمات. في هذه الصفحة، تكتب السؤال ثم تجيب عليه. إحالة الناس إليها في صفحة الاتصال الخاصة بك، مما يشير إلى أنها تحقق من هناك أولا لمعرفة ما إذا كان يتم الرد على سؤالك. من خلال توفير أكبر قدر ممكن من المعلومات على موقع الويب الخاص بك، يمكن للزوار الحصول على إجاباتهم دون البريد الإلكتروني لك.

الطريقة الثانية لتقليل البريد الإلكتروني الذي تتلقاه هي إلغاء الاشتراك من القوائم التي لا تقرأها. إذا وجدت أنك تحذف الرسائل الإخبارية وغيرها من تحديثات الأنشطة التجارية أو تصنفها، ولكن لا تقرأها، فقد حان الوقت لإلغاء الاشتراك. إذا كنت ترغب في البقاء محدثة مع بلوق، والخيار الأفضل هو استخدام قارئ الخلاصة، والتي سوف التقاط وقائمة جميع المشاركات الجديدة دون ملء البريد الوارد الخاص بك.

وهناك طريقة ثالثة هي "غسل" البريد الإلكتروني الخاص بك لمنع البريد المزعج ووقف البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها. يقدم مايلواشير الإصدارات المجانية والموالية التي يمكن أن تساعد في منع البريد المزعج، البريد الإلكتروني غير المرغوب فيه، والاحتيال التصيد.

2) حدد عدد حسابات البريد الإلكتروني لديك.

يقوم بعض أصحاب الأعمال المنزلية بإنشاء حسابات متعددة، مثل حساب واحد لخدمة العملاء والآخر للمساعدة التقنية، معتبرا أنه سيساعدهم على فرز البريد الإلكتروني وإدارته. ولكن حسابات متعددة يخلق المزيد من العمل فقط، إلا إذا كان لديك مساعد الظاهري الذي هو وظيفة للإنسان واحد أو أكثر من حسابات البريد الإلكتروني.

في النهاية، تحتاج فقط إلى حسابين؛ واحدة لشخصية واحدة لرجال الأعمال.

3) الحد من عدد المرات التي تحقق البريد الإلكتروني كل يوم.

التحقق من البريد الإلكتروني يبدو وكأنه نشاط حميدة، ومع ذلك انها واحدة من أكبر الوقت يهدر، الحق وراء وسائل الاعلام الاجتماعية. لأن البريد الإلكتروني سريع وفوري، هناك فكرة أن عليك أن تكون على ذلك في كل وقت، ولكن هذا ليس صحيحا. في حين أنك لا تريد أن تترك عملائك أو العملاء معلقة لفترة طويلة جدا، لا تحتاج إلى الرد على البريد الإلكتروني لحظة وصولها. بدلا من ذلك، تحقق من البريد الإلكتروني مرتين أو ثلاث مرات في اليوم. عند التحقق من ذلك، تلتزم التعامل مع كل شيء في البريد الوارد الخاص بك في ذلك الوقت.

4) تطوير نظام للتعامل مع وفرز البريد الإلكتروني.

تسمح لك معظم برامج البريد الإلكتروني بإنشاء مجلدات يمكنك من خلالها فرز البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجلدات ل "المهام" و "الإيصالات" و "للقراءة" وما إلى ذلك.يتم الرد على كل رسالة إلكترونية تأتي في و / أو فرزها بشكل مناسب. إذا كنت شخصا مرئيا مثلي، يمكنك استخدام برنامج غوغل غميل لإنشاء عدة صناديق بريد. عند وصول البريد الإلكتروني إلى البريد الوارد الرئيسي، رتبه إلى "تأليف"، "للرد"، "للقراءة"، "معلومات العميل" صناديق البريد الوارد. تظهر جميع صناديق البريد المخصصة هذه في أقسام مختلفة في صفحة غميل. ميزة أخرى ل غميل هي القدرة على استخدام التصنيفات، مثل الإيصالات، لوضع علامة على البريد الإلكتروني.

5) حذف، حذف، حذف.

إذا كنت تحصل على الكثير من البريد الإلكتروني غير الضروري، حذفها في اسرع وقت ممكن. فكر في استخدام بريد إلكتروني يستند إلى الويب لحذف البريد غير المرغوب فيه قبل تنزيله إلى برنامج البريد الإلكتروني. إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني على شبكة الإنترنت، مسح، فحص وحذف غير المرغوب فيه أولا. هذا يترك فقط العناصر التي تحتاج إلى الرد عليها. يرجى الرجوع إلى رقم 1 حول تقليل البريد الإلكتروني الذي تتلقاه إذا وجدت أنك تحذف أنواع البريد الإلكتروني أو الكثير من رسائل البريد الإلكتروني من مرسل واحد.

6) إفراغ البريد الوارد.

هذا أصعب بكثير مما تظن. وبمجرد أن يكون فارغا، وحفظه فارغة هو على قدم المساواة كما تحديا. في البداية، سوف تكون هذه المهمة صعبة لأن خلاف لديك الكثير من البريد الإلكتروني وانها تستغرق وقتا طويلا للذهاب من خلال كل قطعة لفرز أو حذف. أحد الخيارات هو استخدام وظيفة البحث للعثور على البريد الإلكتروني من الأماكن التي تتصل بك كثيرا. على سبيل المثال، إذا كانت هناك نشرة إخبارية تقوم بالاشتراك فيها، ابحث في النشرة الإخبارية بالاسم أو عنوان البريد الإلكتروني.

وبمجرد الانتهاء من قائمة رسائل البريد الإلكتروني الإخبارية، يمكنك التعامل معها بكميات كبيرة عن طريق تحديد كل شيء وإيداعه في مجلد "للقراءة" أو "النشرة الإخبارية". أو يمكنك الغش من خلال تحديد جميع العناصر في البريد الوارد الخاص بك ووضعها في مجلد يسمى "ليتم إيداعها". وهذا يفرض البريد الوارد الخاص بك دون الحاجة إلى تقديم كل قطعة من البريد الإلكتروني، وحتى الآن لم تفقد البريد الإلكتروني سواء. بعد أن يكون البريد الوارد فارغا، يلزمك بإدارة كل رسالة إلكترونية تصل في الوقت المحدد الذي حددته للتعامل معه.