تعرف على ما يفعله موظفو إدخال البيانات

وظيفة كاتب إدخال البيانات هي وظيفة مكتب عام تتضمن بعض المهارات المكتبية القياسية ويمكن أن تختلف من مكان عمل إلى آخر.

الوصف الأساسي لكاتب إدخال البيانات هو موقف ينطوي على إدخال وتحديث المعلومات داخل قاعدة بيانات الشركة. وقد يعني ذلك إجراء تغييرات في التحرير على كتيب الشركة، أو المسح الضوئي في المستندات المراد الاحتفاظ بها في الملف، أو تحديث حسابات العملاء.

ولكن بالنسبة لكثير من أماكن العمل، فإن إدخال البيانات هو جزء واحد فقط من وظيفة الكاتب.

مسؤوليات إدخال البيانات

إذا كنت ترغب في الدخول إلى شركة ككاتب إدخال البيانات، ستحتاج إلى معرفة كيفية الكتابة، ويجب أن تكون على دراية مع لوحات المفاتيح ماك و بيسي. اعتمادا على الشركة، قد تكون الإجابة على الهواتف، مسح المستندات، وغيرها من المهام دعم المكاتب.

هذا هو عادة موقف للمبتدئين، الذي يميل جدول الأجور إلى انعكاس. يحتاج كتبة إدخال البيانات إلى معرفة محدودة بأنظمة المكاتب وإجراءاتها، وعلى الرغم من أنك ستحتاج إلى أن تكون لديك فكرة جيدة عن آداب المكتب والملابس المناسبة، فمن المحتمل أنك لن تكون مطالبة باتخاذ قرارات واسعة النطاق.

هذا لا يعني أنك يجب أن تتوقع أن تكون هذه الوظيفة مملة، أو أنها غير مهمة. في الكثير من الطرق، والكتبة هي حراس البوابة للشركة، وتحديد المكالمات التي تمر من خلالها والتي يتم إرسالها إلى البريد الصوتي. إذا كانوا مضاعفة مثل مكتب الاستقبال، وأنها سوف تكون نقطة الاتصال الأولى للشركة لكثير من الناس.

كيف يتكامل كتبة إدخال البيانات في التسلسل الهرمي للمكتب

يجب على الكتبة أن يتوقعوا أن يشرف عليهم مدير مكتب أو مدير أقدم. على الرغم من أنها سوف تختلف من شركة إلى أخرى، فإن المهام كاتب لا تميل إلى أن تبقى متسقة إلى حد ما، وهذا يتوقف على احتياجات الشركة.

في شركة صغيرة، قد تكون احتياجات إدخال البيانات في حدها الأدنى، لذلك قد يكون الكتبة عمال بدوام جزئي، أو عمال لديهم واجبات أخرى ذات صلة، مثل موظف الاستقبال أو السكرتير.

عندما يكون في مكتب متوسط ​​الحجم، قد يكون هناك حاجة إلى أكثر من كاتب واحد، وقد تكون المواقف جزء أو بدوام كامل.

عادة ما يكون وضع كاتب إدخال البيانات داخل منظمة كبيرة محددا جيدا من حيث المسؤوليات والمهام. ومن الناحية المثالية، ولكن ليس دائما، ستكون هناك سلسلة قيادة واضحة، ويتم إبلاغ النتائج المتوقعة بوضوح.

المهارات اللازمة لكاتبي إدخال البيانات

في أماكن العمل الأمريكية، يحتاج معظم المرشحين لكاتب البيانات إلى مهارات قوية في الرياضيات واللغة الإنجليزية - سواء كانت الكتابة أو التحدث - لكي يتم النظر فيها للتوظيف. ربما تحتاج إلى معرفة كيفية استخدام البرامج الشائعة مثل ميكروسوفت ورد و إكسيل، ويجب أن تكون على دراية باستخدام البريد الإلكتروني في إعداد المهنية.

وبما أن كتبة إدخال البيانات غالبا ما ترتدي قبعات كثيرة، فإن معظمها يتوقع أن يكون لديها مهارات خدمة العملاء القوية والقدرة على تعدد المهام.

التعليم والتدريب

مرة أخرى، وهذا يختلف حسب حجم وطبيعة الشركة، والمجال المحدد، ولكن هناك بعض الوظائف كاتب إدخال البيانات التي تتطلب أكثر قليلا من شهادة الثانوية العامة، تجربة العمل. قد تتطلب بعض الشركات درجة الزميلة أو حتى درجة البكالوريوس، اعتمادا على المهام التي يتوقع من الشخص أداء.