روي و رو: قياس قيمة الأحداث والاجتماعات

عندما يتعلق الأمر بتخطيط وتنفيذ الخدمات اللوجستية للحدث، فإن مخططي الاجتماعات والفعاليات يعرفون عادة عمليات الحدث الباردة. وفي الوقت نفسه، تعترف معظم المنظمات الآن بقيمة بناء علاقات مع مكوناتها الرئيسية من خلال مجموعة متنوعة من الأحداث. هذا شيء جيد للمهنة.

يشعر بعض المخططين للحدث بالإحساس بالإغاثة في هذه المرحلة، وأخيرا يتم الاعتراف بهم أو ترقيته إلى أدوار تنفيذية أكبر لمساهماتهم.

ولكن في كثير من الحالات، لا يكفي أن يخطط وينفذ حدثا رائعا للأعمال. وكثيرا ما ينظر إلى الأحداث التجارية على أنها استثمار لغرض معين، وينبغي أن يفهم مخططو الأحداث كيفية قياس قيمة برامجهم.

قد يكون قياس الحدث للعائد على الاستثمار أو العائد على الأهداف (رو) منطقة جديدة لبعض المخططين، ولكن هذا النوع من الجهد من شأنه أن يساعد على توسيع مشاركتها ومساهمتها الإجمالية في منظمة، ويوضح توني لورينز، (سم)، رئيس شركة برواكتيف، وهي شركة فريمان ومقرها شيكاغو. برواكتيف هو وكالة الاستراتيجية والأحداث التي تركز على خدمات التسويق التجريبي. لورينز هو الآن الرئيس التنفيذي لشركة أليدبرا.

--2>>

أساسيات قياس الحدث

يدرك معظم المتخصصين في الحدث أن قياس برامجهم سيختلف من منظمة إلى أخرى. أحد أسباب ذلك هو أن نماذج الأعمال التجارية تختلف على نطاق واسع بين الشركات والجمعيات والمنظمات غير الربحية وغيرها.

فما هي بعض الطرق التي من المتوقع أن يقيس بها مخططو الأحداث أحداثهم؟

إذا كان أحد الأحداث المهنية يعمل على الجانب المالي للمنظمة، فإنه قد يكون من المتوقع أن يقيس الحدث على أساس المدخرات المالية. على سبيل المثال، ما هو إجمالي الوفورات المتفاوض عليها لغرف الفنادق، وأماكن الاجتماعات، والمطاعم، وما إلى ذلك؟

إذا كان أحد المختصين في الحدث يعمل على الجانب التجاري للمنظمة، فإنه من المتوقع أن يقيس الحدث بناء على مساهمة البرنامج في خطة العمل الشاملة. على سبيل المثال، تنظيم ندوة كجزء من إطلاق المنتج الشامل الذي ينطوي على وحدات الأعمال متعددة.

وسيقوم جميع مخططي الحدث تقريبا بإلقاء نظرة نقدية على ما تم تحقيقه بشكل جيد وما يمكن تحسينه في المستقبل. هل حدث الحدث ضمن الميزانية؟ هل كان العميل راض عن النتيجة؟

وفي حين أن كل نهج هو بالتأكيد شكل صحيح من أشكال القياس، فإنها تميل إلى التركيز فقط على القياسات على أكثر المستويات التكتيكية. المهنيين الحدث اليوم يجب أن تبحث لإيجاد طرق لجعل مساهماتهم الحدث أكثر استراتيجية بكثير.

قياس الحدث الإستراتيجي

يشرح لورنز أن الاجتماع يمكن أن ينظر إلى عائد الاستثمار في بعدين مختلفين: على مستوى المنظمة ومستوى المشارك:

1. قد ترى المنظمة عائد الاستثمار من خلال تجميع جميع التكاليف ومقارنتها بالقيمة المقدرة من قبل المنظمة.ثم يحدد الفوائد المالية لهذا الحدث. على مستوى المنظمة وعلى مستوى المشارك.
2. قد يتم قياس عائد الاستثمار على مستوى المشارك، ويقدر القيمة على أساس كل مشارك.

برواكتيف تنصح العملاء لمتابعة عملية الإبداعية الاستراتيجية لتأثير الأحداث، وتوصي لورينز التركيز على قياس المواقف. هذا فعال بشكل خاص للأحداث واسعة النطاق:

• الاكتشاف. ينبغي أن يحدث الاكتشاف في مرحلة مبكرة من العملية حتى يمكن للمخططين إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين لتحديد محتوى الاجتماع والمتحدثين وغيرهم في نهاية المطاف. وينبغي أن يشمل المخططون أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين يمكنهم تحديد الأهداف الاستراتيجية لكل من المنظمة التي تستضيف الحدث وحضور الاجتماع. ويمكن تحقيق ذلك من خلال مطالبتهم بإكمال ستة أو ثمانية أسئلة مفتوحة.
• مسح ما قبل الحدث. هذا هو الوقت الذي قد يحدد فيه الاجتماع أو مخطط الأحداث بعض المقاييس القابلة للقياس لعائد الاستثمار و رو. استكشف عينة واسعة من المدعوين لتحديد قضاياهم وشواغلهم واحتياجاتهم على مستويات متعددة. وهذا سوف يساعد مخطط لتحديد معايير القياس لحضور الاجتماع.
• خط الأساس قبل الاجتماع كور-7. هذه الخطوة تعطي مقياسا لحضور الاجتماع الاجتماعى والسلوكى حول العناصر التى تم اكتشافها خلال الاكتشاف.

1. المعرفة / الفهم ("أعرف")
2. الآراء / التصورات / المعتقدات ("أوافق")
3. المشاعر / المواقف ("أريد أن")
4. القدرات / المهارات
5. النوايا / الالتزام ("أنا سوف")
6. السلوكيات ("أفعل")
7. نتائج الأعمال / الآثار - عائد الاستثمار ("أنا تقديم قيمة")

• تصميم الاجتماع. مع فهم أهداف أصحاب المصلحة وتصورات الحضور، يمكن للمخططين الآن تحديد الأهداف الرئيسية للاجتماع نفسه وكيفية تقديم تلك الرسائل. ما نوع العروض التقديمية؟ هل ينبغي أن يتضمن البرنامج ورش عمل تفاعلية؟ هل ستكون الكلمة التجارية مفيدة في تثقيف الحضور؟ ما هي الأدوات التي ستستخدمها لنقل رسالتك وتعزيزها؟ من يجب أن يعمل كمتحدثين؟
• عقد الاجتماع أو الحدث.
• مسح / معايير ما بعد الحدث. بعد الحدث، من المهم قياس مدى نجاح البرنامج على تلك المعايير التي تم تحديدها استنادا إلى نتائج الاستطلاع ومسح ما قبل الحدث. هل أدى البرنامج إلى تغييرات في المواقف والتصورات والمعتقدات، وما إلى ذلك؟ هل سيتصرف الحاضرين على هذه التغييرات؟
• متابعة تأثير الأعمال. يتطلب القياس الاستراتيجي التركيز على التأثير على المدى الطويل في تلبية سلوكيات الحضور. وهذا أيضا وقت مناسب لتحديد الأثر المالي وغير المالي للبرنامج.

اقتراحات لتحسين عملية قياس الاجتماعات

تقدم لورنز ستة مبادئ توجيهية لمساعدة المخططين على تعزيز عائدهم على الأحداث:

1. تطبيق عملية ما قبل الاجتماع / ما قبل الاجتماع.
2. قياس الأبعاد النفسية والسلوكية والمالية.
3. استخدام قياس العائد على الاستثمار لاجتماعات كبيرة ومهمة
4. قياس وتتبع النتائج من سنة إلى أخرى.
5. وضع معايير مهنية ومهارات الموظفين.
6. تحسين مع مرور الوقت

اقتراحات لقياس الأحداث الصغيرة الحجم

ومن المؤكد أن برنامج القياس الرسمي لبرنامج فردي سيكون مفيدا للأحداث الكبيرة والمكلفة. ولكن ماذا عن بقية الأحداث التجارية التي من المقرر على مدار السنة - هل من الممكن تطبيق قياسات الحدث لمئات الأحداث الصغيرة التي يتم التخطيط لها على مدار العام؟

بالطبع.

تقترح لورينز أن تحدد المنظمات خمسة أو ستة أسئلة مرجعية أساسية بالنسبة للمنظمة. ثم، وقياس مختلف الأحداث لتحديد ما إذا كانت سلسلة من الأحداث التي لها تأثير النفسي والسلوكي أو المالي.

تجميع النتائج. على سبيل المثال، إذا كانت المنظمة تحتفظ ب 30 حدث مماثل على مدار العام في أسواق مختلفة ذات معايير مرجعية مماثلة، فإن ذلك يمكن أن يوفر بالتأكيد تدابير نوعية وكمية.

"عزل النجاح وبناء تدابير من هناك"، وتنصح لورينز.

سيكون لدى أصحاب المصلحة الرئيسيين في المنظمة الكلمة الأخيرة في مدى فعالية المشاركين في الحدث أو سلسلة الأحداث في تحديد مقدار الائتمان الذي ينبغي تقديمه لمن ساعدوا في تخطيط الأحداث.