قائمة منسقي الأحداث الخاصة بمتابعة الأحداث

وقد اعتاد معظم الأماكن على الضغوط التي تأتي مع تنسيق أحداث متعددة في فترة زمنية قصيرة. بعد كل شيء، أعمالهم يعتمد عليهم توفير خدمة عالية الجودة، وكل حدث هو فرصة لعرض مهاراتهم لكل من المخططين الحدث والحضور. الوقت الأكثر أهمية على الرغم من يأتي قبل بدء العرض حتى، عندما يذهب العميل إلى غرفة الولائم لإعداد. في هذه اللحظة حيث سيتم تعيين لهجة لبقية اليوم.

هذا هو درس واحد تعلمت بسرعة كمنسق مكان، وبعد ذلك وضعت بلدي المرجعية الإعداد الخاصة للحفاظ على العملاء راض (واحتل) خلال فترة الإعداد مليئة الإجهاد.

هل لديك عربات جاهزة

أول شيء يريد العميل القيام به هو فك جميع لوازم الحدث من سيارتهم. وقد تكون هذه مهمة صعبة، خاصة إذا كان من الصعب التنقل في مواقف السيارات. تخيل شخص يسير في مكانك مع حمولة من صناديق الثقيلة - ما هو أول شيء أنها سوف تبحث عنه؟ الجواب هو، بطبيعة الحال، عربة، أو أي شيء آخر من شأنها أن تخفف حمولتها وجعل العمل المشؤوم من التفريغ أسهل بكثير. وجود عربات المتاحة الحق عندما يسيرون في مكان هو وسيلة سهلة لجعلها تشعر "بالارتياح" فقط من خلال الظهور.

إعداد جداول التسجيل

التالي على قائمة الأشياء إلى القيام لمعظم العملاء هو الحصول على الإعداد التسجيل. وهذا يعني أن مكانك يكون أفضل من جميع مكونات التسجيل في مكانها قبل وصولهم.

وهذا يشمل جميع الجداول والكراسي الكهربائية والتفاف. تنظيم بطاقات الأسماء ومواد تسجيل الدخول سوف تستهلك الكثير من الوقت للمخططين الحدث، وأنها يجب أن لا تضطر إلى الانتظار بالنسبة لك للحصول على هذه الأشياء البسيطة في المكان بالنسبة لهم للبدء.

هل لديك جميع الغرف طاولات وبياضات

وضع جميع الجداول والكراسي في مساحة الحدث يمكن أن يستغرق بوضوح بعض الوقت.

نأمل، إذا كنت تأتي من حدث سابق، كنت قد أخبر العميل مقدما عندما نتوقع كل من مكونات الغرفة ليتم تعيينها. إذا كان العميل الخاص بك يمشي في غرفة مع العشرات من العمال الهرولة إلى الامم المتحدة كومة الجداول والكراسي أنها من المرجح أن الذعر. من الناحية المثالية، سيكون لديك فريق العمليات كل شيء مع البياضات الجدول في مكان بحيث يمكن للمخططين البدء في وضع المركزية، البنود المزاد، الخ

الحصول على جميع لافتات في وقت مبكر

لمجرد أن مخطط الرصاص يعرف كيفية التنقل في المبنى لا يعني طاقم الدعم لها. يمكنك حفظ الجميع الكثير من المتاعب لا لزوم لها عن طريق تحديث لافتات داخل المبنى الخاص بك في أقرب وقت فترة الإعداد على وشك أن تبدأ. نضع في اعتبارنا أن البائعين مثل الزهور و دج في حاجة أيضا إلى معرفة أين تذهب. هذه هي كل الأشياء للمراجعة مع العميل الخاص بك قبل يوم الحدث، ولكن من الضروري أيضا للبحث عن يوم كبير.

راجع بيو's & إنفواسز

مرة أخرى، من المرجح أنك أرسلت هذه المستندات عدة مرات عبر البريد الإلكتروني خلال الأيام التي سبقت الحدث، إلا أنه لن يضر أبدا بمراجعتها مرة أخيرة. على الرغم من أن وقت الإعداد هو المحمومة، تحتاج إلى مسح 15 دقيقة للنظر في هذه الوثائق معا. يجب أن يكون منسقي المكان حزمة جاهزة لعملائهم التي تشمل بيو، غرفة الرسم، والفاتورة المحتملة.

عدد قليل جدا من المخططيين ذوي الخبرة سيمرون الفرصة لمراجعة هذه الأوراق الهامة.

مقدمات

تأكد من إحضار أعضاء فريقك الرئيسيين إلى عملائك للحصول على مقدمة رسمية. وتشمل هذه القائمة مدير المطاعم، كابتن مأدبة، مشرف العمليات والمنسق السمعي / البصري. فكر نيابة عن عميلك عند تقديم الفريق - هل هناك أي تفاصيل يجب مناقشتها وجها لوجه مع فريق الإدارة؟ بدء محادثة قصيرة هو وسيلة فعالة لتسليط الضوء على من هو المسؤول عن كل منطقة.

هذه القائمة المرجعية قصيرة من عناصر الإعداد الحدث سوف تقطع شوطا طويلا نحو الحفاظ على العميل سعيدة لدى وصولك. كممثل الأساسي لمكانك، فمن الأفضل دائما لإعطاء العملاء رقم الهاتف الخليوي الخاص بك في حالة أي شيء يذهب على نحو خاطئ أثناء العمل في مكتبك.

تذكر، قد يشعرون بالإحباط إذا كانوا بحاجة إلى شيء، لكنها سوف تكون أكثر إحباطا إذا لم يتمكنوا من العثور على أي شخص لمساعدتهم!