ما هو إدارة الأحداث مقابل تخطيط الأحداث

" ما نوع العمل الذي تقوم به؟ "هو سؤال شائع عند لقاء شخص للمرة الأولى. إذا كان ردكم، "أنا في إدارة الحدث،" على الأرجح سوف تتلقى أسئلة المتابعة بشأن ما يعني ذلك بالضبط.

يمكنك، في الواقع، أن يطلب منك إذا كنت مخطط الحزب أو مخطط الاجتماع. في مهنة التخطيط لهذا الحدث، تكون عناوين الوظائف متنوعة ومتنوعة مثل الخدمات المقدمة، وغالبا ما يصعب وصفها وتصنيفها عن الآخر.

يمكن أن يكون تحديا عند إعداد محفظة تخطيط الحدث، وتبحث عن عمل، أو في العمل مع العميل الذي ليس لديه الفهم الصحيح لوظيفة وظيفتك والمسؤوليات.

إدارة الأحداث مقابل تخطيط الأحداث

فما هو بالضبط إدارة الأحداث وكيف تختلف عن تخطيط الأحداث؟

إدارة الأحداث مقابل تخطيط الأحداث

في حين أن إدارة الأحداث وتخطيط الأحداث وثيقة الصلة جدا، فإن وظيفتين مختلفتين جدا. والفرق الرئيسي يكمن في هاتين الكلمتين: الإدارة والتخطيط. بعبارات بسيطة جدا، مديري الأحداث إدارة مخطط الحدث والحدث خطة الحدث. ومع ذلك، يمكن لمديري الحدث أيضا تخطيط جوانب الأحداث ومخططي الحدث قد إدارة بعض مكونات عملية تخطيط الحدث. يعمل مديري الأحداث ومخططي الأحداث جنبا إلى جنب، وقد تتداخل مسؤولياتهم.

لجعل الأمور أكثر إرباكا، غالبا ما يقوم مخططو الأحداث الفردية بتوفير خدمات إدارة الأحداث، كما يمكن لمديري الأحداث تقديم خدمات تخطيط الأحداث.

إذا كان كل هذا قد خدش رأسك، فلنبدأ بإلقاء نظرة فاحصة على إدارة الأحداث.

إدارة الفعاليات تشمل إدارة المشاريع

تتضمن إدارة الأحداث إنشاء وتطوير أحداث واسعة النطاق قد تشمل المؤتمرات والاتفاقيات والحفلات الموسيقية والمعارض التجارية والمهرجانات والاحتفالات.

تتضمن إدارة الحدث تحديد الجمهور المستهدف، وصياغة مفهوم الحدث، والتخطيط اللوجستي العام للحدث، وإدارة المشروع للحدث ككل - بما في ذلك إدارة فرق الأشخاص المسؤولين عن كل وظيفة، والميزانية، و والإشراف على تنفيذ الحدث. كما يشرف مديرو الفعاليات على خدمات جميع البائعين والمختصين الخارجيين، والتي تشمل مخططي الفعاليات.

تحديد مسؤوليات الحدث:

• اختيار أماكن الحجز
• تنسيق الموردين الخارجيين
• إشراك المتحدثين أو الترفيه
• ترتيب النقل ومواقف السيارات
• الحصول على التصاريح اللازمة والتأمين المناسب < مسؤولية الامتثال لمعايير الصحة والسلامة
• وضع خطط الطوارئ الطارئة
• إدارة الأزمات والأوضاع في الحدث
• تصميم خطة أمنية
• مراقبة الحدث
• هذه القائمة ليست كاملة بأي حال من الأحوال .اعتمادا على نطاق الحدث والمهنيين الآخرين المستأجرين، قد تختلف المسؤوليات الوظيفية.

دور خدمات إدارة المناسبات

غالبا ما يتم توظيف شركات إدارة الأحداث لتخطيط وتنفيذ اجتماعات الشركات الكبيرة والمناسبات الخاصة. في حين حفلات الزفاف والحفلات الموسيقية هي الأحداث الشائعة لإدارة الحدث المهنية، والأحداث الرياضية، لم الشمل، والأحزاب الكبيرة هي أيضا المناسبات التي يمكن أن تستفيد من إدارة الحدث.

تستفيد الهيئات الحكومية والمنظمات غير الربحية والجمعيات والشركات من شركات إدارة الأحداث لتنسيق الأحداث والاجتماعات الهامة. ویمکن العثور علی وظیفة إدارة الأحداث في کثیر من الأحیان داخل قسم إدارة العلاقات العامة أو العلاقات العامة أو کجزء من مھام الموظفین الخاصة.

المهارات للنجاح

كما هو الحال مع معظم وظائف تخطيط الحدث، وإدارة الحدث يتطلب مهارات تنظيمية ممتازة لتحقيق النجاح. القدرة على تعدد المهام وتزييف العديد من الأجزاء المتحركة أمر ضروري، جنبا إلى جنب مع أن أرفع المنظمة يأتي الحاجة إلى مهارات إدارة الوقت كفاءة. أن تكون قادرة على تحديد الأولويات والبقاء على المهمة هو ما يؤدي إلى حدث ناجح. تبدأ إدارة الحدث بعملية خلق رؤية لهذا الحدث ومن ثم رؤيته من خلال التنفيذ، الأمر الذي يدعو إلى الإبداع والمرونة.

لأن إدارة المشروع عنصر أساسي، ولا ينطوي على إدارة الوظائف فحسب بل فرق من الأشخاص، فإن المهارات الشخصية مهمة أيضا. التفاعل مع الأفراد على جميع مستويات المنظمة هو جزء من العمل، ومهارات الاتصال ممتاز وكونها مريحة وشخصية سوف تقطع شوطا طويلا في تطوير تلك العلاقات.