ماذا لو فقدت سجلات العمل في كارثة؟

إذا أصيب نشاطك التجاري بكارثة، مثل إعصار أو إعصار أو عاصفة ثلجية، يجب أن تكون قادرا على العودة إلى العمل فورا. أحد الأمور الهامة التي يجب مراعاتها عند القيام بتخطيط الكوارث التجارية هو كيفية تخزين واستعادة سجلات عملك.

ماذا يحدث إذا فقدت سجلات نشاطك التجاري في كارثة؟ انها ضربة مزدوجة. لديك مشكلتين هنا:

أولا، ليس لديك السجلات لدعم الخصومات الضريبية بشكل عام و،

ثانيا، ليس لديك سجلات لدعم الخسائر الناجمة عن الكارثة.

دعم الخصومات الضريبية عندما تكون الوثائق غير متوفرة

تطلب مصلحة الضرائب من الشركات (والأفراد) تقديم سجلات لدعم أعمالهم أو خصم الضرائب الشخصية. إذا لم يكن لديك سجلات تجارية لدعم الخصومات، وكنت تدقق، لديك معضلة. وتنص اللوائح الضريبية على أن "عدم توفر سجلات دافع الضرائب لا يعفي دافعي الضرائب من عبء إثبات حقهم في الاقتطاعات المطالب بها".

سوف تحتاج إلى محاولة إعادة بناء تلك السجلات التجارية المفقودة. ولكن إذا كانت السجلات قد فقدت أو دمرت في كارثة تجارية، ماذا تفعل؟

دعم الأضرار الناجمة عن الكوارث عندما تكون الوثائق غير متوفرة

في حالة حدوث كارثة تضر بسجلات نشاطك التجاري، اتبع عملية من خطوتين.

أولا، توثيق وقوع الكارثة. في قضية محكمة الضرائب الأخيرة (2014)، أخطأت المحكمة دافعي الضرائب لأنه لم يبلغ أبدا عن الكارثة.

في هذه الحالة، دفعت دافعي الضرائب أضرار الفيضان إلى أن سجلات أعماله غير قابلة للاسترداد، لكنه لم يوثق الأضرار الناجمة عن الفيضانات مع مطالبة تأمين أو أدلة أخرى. إذا لم تتمكن من إثبات فقدان السجلات أو إتلافها، فإن مصلحة الضرائب الأمريكية قد تفترض أنك لم يكن لديك في المقام الأول.

أفضل طريقة لتوثيق كارثة هي تقديم مطالبة تأمين. حتى إذا كنت تعيش في منطقة كارثة، فإن مصلحة الضرائب الأمريكية لا تملك أي وسيلة لمعرفة ما إذا كان عملك قد تكبد خسارة ما لم تضع الخسارة خطيا.

كيفية توثيق الخسائر التجارية

سوف تحتاج سجلات الأصول الخاصة بك لتوثيق الخسائر إلى الأصول التجارية، بما في ذلك المركبات والمعدات والأثاث والتركيبات. الإبلاغ عن الخسائر في الخسائر في نشاطك التجاري أو الإقرار الضريبي الشخصي. ويصف منشور إرس 547 عملية تحديد الخصومات المتعلقة بالخسائر، بما في ذلك تخفيض القيمة السوقية العادلة.

يمكنك أيضا تقديم طلب للحصول على المساعدة مع فيما (وكالة مساعدة الكوارث في حالات الطوارئ الاتحادية)، أو تقديم مطالبة المساعدة في حالات الكوارث مع إدارة الأعمال الصغيرة.

في قضية محكمة الضرائب المذكورة أعلاه، إذا فقدت سجلات عملك أو دمرت عليك أن تبذل "جهدا جادا ومقنعا" لإعادة بناء سجلات عملك.

إعادة بناء السجلات بعد وقوع كارثة

لدى مصلحة الضرائب نشر ممتاز يناقش كيفية إعادة بناء السجلات الخاصة بك في حالة فقدان الكارثة.

في هذه النماذج، يجب تقديم "أساس التكلفة" و "أساس معدل" لأي ملكية يمتلكها نشاطك التجاري.

هل يمكنك القيام بذلك؟ هل لديك سجلات تعرض ما دفعته مقابل هذه العناصر؟

حماية سجلات الأعمال من الكوارث

وبطبيعة الحال، فإن أفضل طريقة للتأكد من أن سجلات عملك البقاء على قيد الحياة في كارثة هي لحمايتهم قبل وقوع الكارثة.

الاحتفاظ بنسخة احتياطية من السجلات ونقلها إلى مكان آمن بعيدا عن نشاطك التجاري. إعادتهم عبر الإنترنت أيضا.

اقرأ المزيد عن كيفية حماية سجلات العمل من خسائر الكوارث.

ما يجب فعله الآن قبل وقوع الكوارث يضرب نشاطك التجاري

1. إعداد نظام حفظ السجلات عملك بحيث يكون لديك كل السجلات التي تحتاجها لأغراض الضرائب.

2. جعل سجلات عملك آمنة من الكوارث، قدر الإمكان.

3. الاحتفاظ بنسخة احتياطية من سجلاتك.

لمزيد من المعلومات

المصدر: T. C. سوم. مرجع سابق.

إرس المراجع قد تجدها مفيدة:

إرس بوبليكاتيون 547: ستوريس، ديساسترس، أند ثيفتس

إرس بوبليكاتيون 584-B: كاتب الأعمال والكوارث وخسائر فقدان السرقة