سجلات الموظفين يجب على أرباب العمل المحافظة على

تريد أن تعرف ما سجلات الموظفين للحفاظ على صاحب العمل؟ ويحافظ رب العمل على أربعة ملفات سجل للموظفين لكل موظف. وبالإضافة إلى ذلك، يحتفظ صاحب العمل بملفات سجلات الموظفين الأخرى لجميع الموظفين.

وإليك المزيد عن سجلات الموظف التي يرغب صاحب العمل في الاحتفاظ بها وإتاحتها للموظفين، وأحيانا للمشرفين والمديرين.

• يتم حفظ ملف الموظفين لكل موظف. وتحتوي ملفات الموظفين هذه على وثائق سرية ويديرها موظفو الموارد البشرية ويحتفظون بها. ملفات الموظفين هي سجلات الموظفين الرئيسية التي يستخدمها صاحب العمل، والموظف، ومدير الموظف، في بعض الشركات. في بلدان أخرى - وأوصي هذا النهج - الوصول إلى ملف الموظفين الموظف يقتصر على الموارد البشرية والموظف تحت إشراف.
  الوثائق النموذجية في ملف الموظفين تشمل طلب التوظيف، نموذج الاتصال في حالات الطوارئ الأسرية، تاريخ الإجراءات التأديبية الموثقة، السيرة الذاتية، الموظف الموظف استلام إيصال الموظف، في-صاحب العمل توقيع أوراق، التقييم الدوري، تقييم العمل ، أو خطة تطوير الأداء، وشهادات التدريب وأدلة الحضور، ومعلومات الاتصال الشخصية الحالية عن كل موظف.
  ليس كل ملفات الموظفين تحتوي على نفس المستندات ولكن كل ملف من الموظفين يحتوي على بعض الوثائق التي هي نفسها. ولا تنتمي وثائق أداء الموظف إلى ملف الموظفين إلا إذا كانت هناك حاجة إلى اتخاذ إجراء تأديبي أو منح أو أي علامة أخرى على الإنجاز المتميز. هذه الملاحظات الأداء اليومي تنتمي في الملف أن المديرين الحفاظ على تتبع الأداء والأهداف والمساهمات من موظفيها.

• ملفات الرواتب أيضا الحفاظ على سجلات الموظفين. ملفات الرواتب تحتوي على تاريخ من وظائف الموظف، والإدارات، والتغيرات التعويض، والزينة، والقروض، وغيرها من المعلومات الأساسية لدفع الموظف والحفاظ على نسخة من تاريخ تعويض الموظف.
  سوف يحتوي ملف كشوف المرتبات أيضا على تاريخ استمارات الحكومة مثل وثائق الاستقطاع من W-2 و W-4 والضمان الاجتماعي التي يملأها الموظف. وسيحتوي الملف أيضا على معلومات عن مزايا الموظفين والإذن بسحب المدفوعات من راتب الموظف.
• كما يتم حفظ ملف طبي للموظفين . سجلات الموظفين في الملف الطبي غير متاحة لأي شخص باستثناء الموظفين المعينين من الموارد البشرية والموظف الذي يتم الاحتفاظ بسجلاته في الملف. تحتوي الملفات الطبية على ملاحظات الطبيب، وأوراق تطبيق فملا، ومعلومات اختبار المخدرات، والمعلومات المادية المطلوبة، وغيرها من الوثائق التي تتعلق صحة الموظف أو أحد أفراد أسرته الطبية.
  الملفات الطبية، بسبب سرية سجلات الموظفين، والحصول على أعلى درجة من التخزين الآمن والسرية.يوصى بإبقاء الملفات الطبية في أدراج الملفات المغلقة التي تكون مقفلة في غرفة لا يمكن الوصول إليها من قبل الموظفين بخلاف الموظفين المعينين من الموارد البشرية.

• ملفات I-9 سجلات موظفي المنازل التي يتم الاحتفاظ بها لجميع الموظفين في ملف واحد منفصل عن سجلات الموظفين الأخرى. يحتفظ أصحاب العمل بسجل الموظف هذا منفصلا عن سجلات الموظفين الأخرى للحفاظ على سرية الموظفين من المسؤولين الحكوميين والكيانات الأخرى المخولة لمراجعة الموظف I-9.
  الحفاظ على I-9s في مكان منفصل يضمن أنه إذا تم اختيارك لملف فيدرالي I-9 مراجعة، الموظفين الحكوميين لن يكون الوصول إلى أي سجلات أخرى عن الموظف أو توظيفها مع مؤسستك.
  هذه التحقيقات تتزايد كل عام لذا تأكد من أن موظفيك قد شغلوا بشكل صحيح أشكال I-9 أو يمكنك أن تكون عرضة للغرامات واحتمال أن يحبس الوقت.

يمكن للموظفين الاطلاع على سجلات موظفيهم من خلال الاتصال بموظف الموارد البشرية خلال ساعات العمل العادية. ولا يجوز لأي موظف أن يغير أو يزيل أي وثيقة في سجلاته التي يجب أن ينظر إليها بحضور موظف من موظفي الموارد البشرية.

يجب أن يكون لديك موظف سياسة تسجيل سجل الموظفين في كتيب الموظف الخاص بك ومتابعته بشكل عشوائي فيما يتعلق طلبات الموظفين لعرض ملفاتهم.

إذا أرسل الموظف طلبا خطيا للحصول على نسخة من سجلات موظفيه بعد ترك العمل، يجب عليك إرسال نسخة منه. قد تقوم بدفع فاتورة الموظف السابق عن الوقت والنسخ إذا كنت ترغب، ولكن لا أعتقد أن العديد من أصحاب العمل القيام به.