كيفية الاحتفاظ بنسخة احتياطية من بياناتك (خطوات النسخ الاحتياطي للبيانات التجارية)

تعد حماية البيانات أمرا حيويا لحماية استمرارية نشاطك التجاري. إذا كان النسخ الاحتياطي للبيانات فقط على جهاز كمبيوتر، وفشل القرص الثابت أو تضررت من زيادة الطاقة، وذهب بيانات عملك. وجود نسخ ورقية من بيانات العمل ليست حماية كافية للبيانات؛ ماذا لو كان مقر عملك يحترق على الأرض أو واجه فيضانات شديدة؟ مرة أخرى البيانات التي تحتاج إلى حملها على عملك يمكن أن يكون فقدت بشكل لا رجعة فيه.

للحصول على حماية كافية للبيانات، تحتاج إلى إنشاء نظام نسخ احتياطي للبيانات يتبع الخطوات الثلاث التالية:

• أرشفة بيانات الأعمال بانتظام؛
• إنشاء نسخ احتياطية للبيانات على وسائط موثوقة؛
• الاحتفاظ بنسخة احتياطية من البيانات المحدثة في مكان آمن وخارج الموقع.

القاعدة الأساسية لحماية البيانات التجارية هي أنه إذا كان فقدان البيانات سوف تتداخل مع ممارسة الأعمال التجارية، احتياطيا. يمكنك إعادة تثبيت البرامج إذا كنت بحاجة إلى ذلك، ولكن استرداد تفاصيل المعاملات أو المراسلات التجارية مستحيل إذا فقدت هذه الملفات أو تضررت بعد الإصلاح. توضح بقية هذه المقالة كل من الخطوات المذكورة أعلاه حتى تتمكن من إنشاء نظام النسخ الاحتياطي للبيانات التي من شأنها حماية فعالة بيانات الأعمال الهامة الخاصة بك من الكارثة.

1) أرشيف بيانات الأعمال الحرجة

أرشفة بيانات الأعمال أكثر من مجرد خدمة جيدة. فإنه يمكن أن يكون مسألة بقاء عملك. هناك خطوتان لحفظ بيانات النشاط التجاري لنجاح النسخ الاحتياطي للبيانات؛

• تحديد البيانات الهامة التي تحتاج إلى أرشفة
• واستخدام طريقة أرشفة البيانات على جدول منتظم.

ما الذي يجب أرشفة في نسخة احتياطية من البيانات؟ لا يلزم أن تكون الملفات القابلة للتنفيذ، مثل برامج الكمبيوتر. أنت لا تنشئ إصدارات جديدة من البرامج القابلة للتنفيذ، وكما قلت، إذا فقد برنامج أو تلف، يمكنك إعادة تثبيته بسهولة إلى حد ما.

ومع ذلك، يجب الاحتفاظ بنسخة احتياطية من جميع الملفات التي أنشأتها و / أو تعديلها بشكل منتظم. بالنسبة لكثير من الشركات، وهذا يشمل كل شيء من ملفات المحاسبة من خلال البريد الإلكتروني.

يمكنك تبسيط الأرشفة الاحتياطية عن طريق الاحتفاظ بجميع الملفات التي تحتاج إلى أرشفة على محرك أقراص واحد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. على سبيل المثال، لنفترض أنك بحاجة إلى نسخ احتياطي للملفات المحاسبية، ومعالجة النصوص، وجداول البيانات، والصور، والبريد الإلكتروني. وضع ببساطة المحاسبة، مايكروسوفت أوفيس (بما في ذلك أوتلوك) و بينتشوب برو كل على D: / محرك يجعل من السهل أرشفة جميع الملفات التي قمت بإنشائها أو موديفيد باستخدام تلك البرامج. كل ما عليك القيام به هو النسخ الاحتياطي محرك الأقراص. في حين لم يكن لديك لإجراء نسخ احتياطي للتنفيذ، فإنه لا يضر بهم إذا كنت تفعل.

بعد تحديد البيانات المهمة التي سيتم وضعها في الأرشيف، من المهم تثبيت برنامج احتياطي واستخدامه لأرشفة بيانات نشاطك التجاري على جدول منتظم.

أوصي النسخ الاحتياطي للبيانات الخاصة بك ليلا. هناك العديد من برامج النسخ الاحتياطي المتاحة التي تسمح لك لتحديد الجدول الزمني الذي سيتم أرشفة البيانات الخاصة بك تلقائيا. ابحث عن برامج النسخ الاحتياطي التي تقوم بتشفير الملفات وتشفيرها لتوفير مساحة على القرص وزيادة أمان البيانات.

إذا كان ذلك ممكنا، النسخ الاحتياطي عبر شبكة الكمبيوتر الخاصة بك، وحفظ ملفات النسخ الاحتياطي للبيانات على قرص ثابت منفصل من الملفات الأصلية.

إذا كان هذا غير ممكن لأن لديك جهاز كمبيوتر مستقل، ووضع ملفات النسخ الاحتياطي للبيانات في دليل منفصل، وزيادة الجدول الزمني الخاص بك لإنشاء النسخ الاحتياطي المادية.

ما هو نوع نظام النسخ الاحتياطي للبيانات المادية الأفضل لحماية البيانات؟

الخطوة الثانية من حماية البيانات هي إنشاء النسخ الاحتياطي للبيانات - وليس مرة واحدة فقط، ولكن على جدول منتظم. ولكن قبل القيام بذلك، تحتاج إلى أن تكون على بينة من أنظمة النسخ الاحتياطي المختلفة المتاحة والقيود المفروضة على بعض وسائط النسخ الاحتياطي.

2) إنشاء النسخ الاحتياطي للبيانات الفيزيائية

النسخ الاحتياطي للبيانات المادية ضرورية بسبب احتمال فشل الكمبيوتر أو تلفه. حتى حادث صغير مثل إغراق فنجان من القهوة على الكمبيوتر المحمول الخاص بك يمكن أن تدمر جميع البيانات الخاصة بك إذا كان هذا هو المكان الوحيد البيانات الخاصة بك يقيم. يجب عليك إنشاء نسخ احتياطية للبيانات الفعلية لبيانات نشاطك التجاري مرة واحدة على الأقل في الأسبوع، أو أكثر من ذلك إذا كان نشاطك التجاري يولد كميات كبيرة من البيانات الجديدة يوميا.

هناك عدة طرق لنقل ملفات النسخ الاحتياطي إلى وسائط أخرى، ولكن بعض أنظمة النسخ الاحتياطي للبيانات أكثر موثوقية من غيرها.

ما هي وسائط النسخ الاحتياطية التي يجب أن تستخدمها؟

باستخدام محركات أقراص أوسب (ثومب)

تتزايد العصي أوسب باستمرار في السعة وهي مفيدة للغاية للنسخ الاحتياطي للبيانات السريعة. في حين عدم وجود قدرة محركات الأقراص الصلبة الخارجية لديهم معدلات نقل البيانات بسرعة وهي محمولة للغاية. يمكنك بسهولة النسخ الاحتياطي للبيانات إلى محرك أقراص أوسب وأعتبر خارج الموقع. كما ليس لديهم أجزاء متحركة محركات أقراص أوسب موثوقة للغاية.

استخدام محركات الأقراص الصلبة الخارجية للنسخ الاحتياطي للبيانات

بالنسبة للشركات الصغيرة، فإن شراء واستخدام محرك أقراص خارجي خارجي للنسخ الاحتياطي للبيانات هو الطريقة الموصى بها. محركات الأقراص الصلبة الخارجية غير مكلفة بالمقارنة مع أنظمة محرك الشريط. كما أنها سهلة الاستخدام. ببساطة قم بتوصيل القرص الصلب في منفذ أوسب بجهاز الكمبيوتر الخاص بك. معظم محركات الأقراص الصلبة الخارجية تأتي مع برامج النسخ الاحتياطي.

استخدام خدمات النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت كنسخ احتياطية للبيانات
استخدام خدمات النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت يجعل النسخ الاحتياطي للبيانات الخاصة بك سهلة - وهو واحد فقط من الأسباب الحوسبة السحابية مثالية للشركات الصغيرة.

ولكن هل النسخ الاحتياطي للبيانات السحابية فكرة جيدة لعملك الصغير؟ وهناك مساوئ أيضا، ومن أهمها قضية الأمن. بيانات نشاطك التجاري حساسة؛ قضايا الخصوصية هي دائما مصدر قلق مع بيانات العميل والملكية الفكرية. اختيار مزود النسخ الاحتياطي سحابة بعناية إذا اخترت هذه الطريقة.

استخدام الأشرطة كنسخ احتياطية للبيانات

إذا كان لديك كميات كبيرة من البيانات للنسخ الاحتياطي (أو ترغب في الاحتفاظ والاحتفاظ بأرشيفات بيانات كاملة منتظمة للتخزين على المدى الطويل)، فإن النسخ الاحتياطي للشريط هو الخيار الأفضل. فهي موثوقة للغاية ولكن هي أكثر تكلفة بكثير من أشكال أخرى من النسخ الاحتياطي.

استخدام أقراص دفد كنسخ احتياطية للبيانات
لم يعد استخدام أقراص دفد كنسخ احتياطية للبيانات أمرا شائعا. أقراص دفد فارغة غير مكلفة، ونسخ البيانات على أقراص الفيديو الرقمية أمر سهل. ومع ذلك، دي في دي لديها سعة تخزين منخفضة وهي الطريقة الأكثر موثوقية لجميع أساليب النسخ الاحتياطي للبيانات المذكورة هنا. الذي لم يكن لديه تجربة وضع دفد في محرك الأقراص فقط لتجد أن البيانات غير قابل للقراءة والقرص "لا يعمل"؟ وأقراص الفيديو الرقمية لديها الصلاحية محدودة. أنا لا أوصي هذا الأسلوب من النسخ الاحتياطي للبيانات لأي الأعمال التجارية الصغيرة.

3) النسخ الاحتياطي للبيانات خارج الموقع

الشركات الوحيدة التي يجب أن تحتفظ بنسخة احتياطية من البيانات الخاصة بها في الموقع هي تلك التي تحتوي على خزانات مقاومة للحريق وغير قابلة للتدمير. الاستثمار في محرك أقراص الشريط أو القرص الصلب الخارجي والالتزام بدقة لجدول النسخ الاحتياطي للبيانات العادية لن يساعد إذا كانت جميع النسخ الاحتياطية النسخ الاحتياطي للبيانات الخاصة بك في مكان واحد وهذا المكان هو ضرب من الكوارث. يجب تخزين نسخ من النسخ الاحتياطية خارج الموقع إذا كانت بيانات نشاطك التجاري آمنة حقا. (النسخ الاحتياطي سحابة لا القضاء تماما على هذا القلق ولكن هو بالتأكيد أفضل من العديد من المواقع المادية.)

العديد من الشركات الاحتفاظ نسخ النسخ الاحتياطي للبيانات في صناديق الأمن في البنوك. (رسوم صندوق الأمان هي خصم الضرائب، إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الحوافز). بعض أصحاب الأعمال الصغيرة يحتفظون بنسخ احتياطية من البيانات متعددة من سجلاتهم في منازل مختلف الأصدقاء أو أفراد الأسرة. لا يهم حقا المكان الذي تختاره للاحتفاظ بها، طالما أن الموقع الذي تختاره للنسخ الاحتياطي للبيانات خارج الموقع آمن ويمكنك الوصول إليه بشكل منتظم.

باك إيت أوب أور ريسك لوسينغ

لا تخاطر بفقدان بيانات نشاطك التجاري. وأفضل دفاع ضد هذه الكارثة هو حماية البيانات المناسبة. ومن خلال إنشاء نظام نسخ احتياطي يتضمن أرشفة بيانات نشاطك التجاري والاحتفاظ بنسخة احتياطية منها بشكل منتظم وبصورة صحيحة، ستضمن أن نشاطك التجاري سيكون قادرا على مواجهة أي شيء يواجهه ويواجهه.