5 أسباب تتبع الوقت هو الخيار الصحيح

هل تذكر كم عدد المرات التي كنت وفريقك يشعر بالغرق بسبب عبء العمل؟ كم يكلفك إجبار نفسك على العمل، على الرغم من نقص الطاقة؟ فمن السهل جدا أن ألوم التعب الخاص بك على التوتر ولها الكثير من الأشياء للقيام به في اليوم. ولكن ربما الحقيقة هي في مكان آخر؟

وبطبيعة الحال، فإن هذين العاملين اللذين ذكرتهما للتو يسهمان في وضعك الصعب (وأوضاع أعضاء فريقك أيضا).

بدلا من الشكوى، العثور على الجواب لحل هذه المشكلة من خلال النظر في مهارات إدارة الوقت الخاص بك. اسأل نفسك: كم من الوقت تضيع كل يوم على الأشياء ذات الصلة بالعمل مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني، والرد على المكالمات الهاتفية أو اجتماعات غير منتجة؟

بفضل التكنولوجيا لم يكن لديك للعمل بها بنفسك. لقد ولت أيام من الحاجة إلى تسجيل الوقت يدويا في جهاز كمبيوتر محمول في الزيادات 15 دقيقة إذا كنت تريد أن يكون لديك أي فكرة عن كيفية قضيت يومك. اليوم تطبيقات تتبع الوقت مثل تيميكامب سوف نفعل ذلك لك. كل ما عليك القيام به هو اختيار الوقت المناسب تتبع البرمجيات بالنسبة لك.

ولكن من دون الحاجة إلى تسجيل الوقت يدويا، ما هي أسباب استخدام برامج تتبع الوقت على الإطلاق ضمن روتينك اليومي؟ دعونا ننظر في 5 أسباب لماذا تتبع الوقت هو الاختيار الذكي.

1. فإنه يجعل من الأسهل لفوترة الوقت بشكل صحيح

ونحن نعلم جميعا أن قضايا الدفع هي صعبة قليلا - كان معظمنا مشاكل مع أن تدفع مرة واحدة على الأقل في حياتنا.

لهذا السبب اخترع برنامج تتبع الوقت: لجعل هذه العملية أسهل.

انه جيد لكل من صاحب العمل والموظف (و، في حالات أخرى، للشركة والعملاء أيضا)، لأن الأداة يتتبع الوقت لجميع أنشطة اليوم على أساس معدل الساعة المقدرة. ما هو أكثر من ذلك، يمكنك جعلها شفافة تقريبا بحيث لا يكون المستخدم حتى انقر فوق للتبديل الموقت على.

في تيميكامب تتبع الوقت التلقائي تلتقط الكلمات الرئيسية في المستندات الخاصة بك حتى عضو الفريق الذي يستخدم على جهاز الكمبيوتر الخاص به أو أجهزة الهاتف المحمول ليس لديها للتبديل بين المهام لبدء تتبع الوقت. تتبع الأداة الأنشطة من خلال الكلمات الرئيسية في العمل الذي تقوم به على الإنترنت، مثل كتابة المستندات أو قراءة رسائل البريد الإلكتروني.

وبعد ذلك، وبفضل ربط الوقت تتبع مع ميزات الفواتير، فاتورة مع بيانات مفصلة على استعداد لإظهار العميل كم من الوقت استغرق المشروع وكم من المال يكلف.

2. فإنه يجعلك أفضل مدير مشروع

دمج إدارة الوقت مع الأدوات الأخرى الخاصة بك، مثل جلب الوقت تتبع في أسانا أو تريلو، يمكن أن توفر لك الوقت كمدير المشروع، وتحرير لك للقيام أكثر من إدارة المشروع.

تسمح لك الأدوات الصحيحة، مجتمعة، بتقدير تكاليف مشروعك بشكل أكثر فعالية لأنك يمكن أن تراكب خطة المشروع مع التكلفة لكل ساعة، ومع هاتين الجزأين من البيانات يمكنك العمل على ميزانية المشروع المحتملة (هناك المزيد من النصائح على إنشاء ميزانية للمشروع هنا).

وهذا يجعلك مدير مشروع أفضل لأنك قد حصلت على المزيد من المشروع تحت السيطرة وقادرة على إدارة فعالة وشفافة.

بعد كل شيء، وإدارة الوقت المشروع هو شيء أن جميع مديري المشاريع تحتاج إلى العمل على خلال مشاريعهم. لماذا لا تجعل الأمور أسهل قليلا مع بعض الأدوات للمساعدة؟

3. انها تساعدك على تجنب الانحرافات

ومن الواضح أنه إذا كنت تستخدم تتبع الوقت، وسوف تكون أكثر تركيزا على مهمة تعقب، لأن هناك شعور أن شخصا ما يراقب. لديك مدير أو العميل لديه رؤية واضحة لما تقوم به حاليا، لذلك كنت تشعر ملزمة للقيام بذلك - كما ينبغي لك.

تتبع الوقت يساعدك على الابتعاد عن كل الأشياء التي يصرف لكم كل يوم - فواصل غير منتجة تنفق على الاجتماعات المطولة أو التحقق من الفيسبوك مرتين كل عشر دقائق.

الشيء الوحيد الذي يمكنك أن ترى بوضوح مع تتبع الوقت هو الغرض من النشاط. إذا لم تصل إلى ذلك فإنك لا تستحق استراحة.

4. فإنه يرفع الشفافية

ويرتبط هذا السبب بدقة مع آخر مهم ميزة تتبع الوقت - التقارير.

لكل مهمة ومشروع، يمكنك الحصول على تقارير مفصلة من الوقت تتبع البرمجيات. وهذا يساعد على تحديد أين يوجد معظم الهدر.

اقرأ التالي: 5 تقارير المشروع الأساسية

يمكن أن تساعد التقارير أيضا في تحديد المكان الذي تحتاج إلى إنفاق المزيد من الوقت فيه: على تلك الأنشطة الهامة التي تساعد على دفع مشاريعك إلى الأمام بشكل استراتيجي. عليك أن تكون قادرة بسهولة على الفور إذا كنت تنفق الكثير من الوقت على المبادرات التكتيكية وليس بما فيه الكفاية على الصورة الكبيرة، والعمل الرؤية التي تساعد فريقك معا وتأدية عالية تحت قيادتكم.

5. فإنه يوفر حالة الموارد

هل سبق لك أن طلبت من مورد آخر على فريق المشروع فقط أن يقال أن مديرك لا يشعر أنه من الضروري حقا؟ يجب على صاحب العمل الجيد أن لا يتجاهل موظفيه عندما يشعرون بالإرهاق، ولكن عندما كنت مشغولا حقا وفي حاجة ماسة إلى زوج آخر من الأيدي وهذا بالضبط الوقت الذي لم يكن لديك لحظة لتجنيب لتبرير لماذا شخص آخر هو مطلوب.

تتبع الوقت يساعد الفريق على إثبات أن المشكلة في بعض الأحيان هو أنه مجرد الكثير من العمل لا يكفي من الناس. تقارير مفصلة تبين التقدم وساعات العمل يمكن أن توفر بسرعة المدخلات في تبرير الأعمال للحصول على موارد إضافية على المشروع الخاص بك. التخطيط الفعال للموارد يمكن أن يوفر لك الوقت أيضا، لذلك عندما كل ما تبذلونه من الأدوات العمل معا يمكنك أن تكون أكثر فعالية كل جولة.

تتبع الوقت يساعدنا على أن تكون أكثر كفاءة في العمل، والتعرف على الانحرافات والقضاء عليها. فإنه يزيد الإنتاجية بطريقة بسيطة وواضحة من خلال توجيه فقط حيث نحن نضيع الوقت أكثر من غيرها. لا تتردد، بدء تتبع الوقت وتوفير المال!

هذا هو مقال ضيف من Paweł كيجكو، تمو في تيميكامب.