8 المال لتوفير نصائح الحدث الشركات المخططين

أحداث الشركات هي متعة للتخطيط، وتبادل الأفكار والأماكن يجلب مستوى من الإبداع الذي يتمتع العديد من المخططين الحدث الشركات. لسوء الحظ، يمكن لهذه الأفكار أن توقف القتلى في مساراتها مرة واحدة في أرقام الميزانية لفة في و تحقيق يحدد في أن ميزانية الحدث الخاص بك لا تفي برؤية الحدث.

الإبداع لا يتوقف مع عملية تخطيط الحدث، ومع ذلك. ومن الضروري أيضا التخطيط لحدث ناجح في ميزانية محدودة.

فيما يلي بعض نصائح توفير المال لمخططي أحداث الشركات:

1. تعرف على ميزانيتك

قبل أن تبدأ في التخطيط لحدث الشركة، حدد ميزانيتك. لا معنى قضاء وقتك تجميع الأفكار والأماكن المحتملة التي لا تستطيع تحمله. تخصيص التكاليف المخصصة ل:

• الضيافة
• الترفيه
• المكان
• المتحدثين الزوار
• ديكورات
• نثرية أخرى

هذا مع العلم قبل البدء والتخطيط تساعدك على البقاء داخل حدودك.

2. لا نغفل هذه الأصناف الميزانية

عند التخطيط لهذا الحدث للشركات، تأكد من تضمين التكاليف للعناصر التالية:

• طباعة لالصدقات، والعروض
• التكاليف لافتات وشعارات
• التسويق وتكاليف الترويج < خدمات التسجيل في الموقع

3. قبول ميزانيتك

هل لديك طعم الشمبانيا على ميزانية البيرة؟ لا يأس. تنقذ نفسك الإحباط من محاولة التخطيط لحدث ميزانية كبيرة مع ميزانية الحدث الصغيرة. قبول الميزانية لديك. بدلا من الحصول على الإحباط بسبب نقص الموارد، والحصول على الإبداع.

هناك العديد من الطرق لمخططي الحدث للشركات لتخطيط أحداث ناجحة لا تنسى مع أموال محدودة.

4. تكون مرنة عند التفاوض على مكانك

إذا كان ذلك ممكنا، كن مرنا عند التفاوض مع مكان. ضع في اعتبارك بعض التواريخ المحتملة لحدث شركتك واستفسر عما إذا كان للفندق أي فتحات خلال ذلك الإطار الزمني.

غالبا ما تقدم الفنادق أسعارا مخفضة لملء الافتتاح حول تاريخك المستهدف، ويمكنك التفاوض على أسعار أفضل إذا كنت تستطيع العمل حول أوقات ذروة الطلب.

بالإضافة إلى ذلك، إذا كان هناك العديد من الأماكن في المنطقة التي تناسب الاحتياجات الخاصة بك، استخدم هذا لصالحك. عندما تتنافس على أعمال شركتك، قد تتفاوض الأماكن على السعر وتحت دون مرافق أخرى في المنطقة للفوز بعملك.

5. تجنب وجبات الجلوس لأسفل

إذا كنت تقدم الطعام في الحدث الخاص بك للشركات، فمن أكثر فعالية من حيث التكلفة لخدمة بوفيه على غرار وجبة الجلوس إلى أسفل. البوفيهات ليس فقط القضاء على تكلفة النوادل وخدمة الجدول، ولكن يمكنك أيضا تقليل الأموال التي تنفق على الطعام نفسه.

إذا كنت تريد أن يختلط الضيوف ويجتمعون مع بعضهم البعض، فكر في تقديم الطعام الأصغر وتقليل مساحة الجلوس والأكل.عندما يقف الضيوف ولها لوحات صغيرة، فإنها تأكل أقل وقضاء المزيد من الوقت تشارك في المحادثة.

يمكن أن تأخذ القضبان المفتوحة بالكامل لدغة من ميزانية الحدث، لذا ننصحك بتقليص شريط البيرة والنبيذ والصودا والعصير.

6. كتاب المتحدثون الضيوف في وقت مبكر

مثل تذاكر الطيران وغرف الفندق، ورسوم المتحدث تميل إلى الصعود أقرب تحصل على المشاركة. احجز في وقت مبكر للحصول على أفضل سعر.

القيام ببحث قليل ومعرفة ما إذا كان هناك متحدث ضيف مناسب الذي سيكون بالفعل في منطقتك في ذلك الوقت. أنها قد توفر سعر مخفض ويمكنك حفظ على تكاليف النقل والإقامة.

7. النظر في استخدام الرعاة

في عالم اليوم، هناك رعاة في كل مكان، من الساحات وقاعات الحفلات الموسيقية إلى الأحداث الرياضية أنفسهم. فكر في الاستعانة بالجهات الراعية للمساعدة في تعويض تكاليف الحدث. قد ترحب الشركات التي ترتبط ارتباطا وثيقا بنشاطك التجاري أو صناعتك بالفرصة للترويج لاسمها لجمهورك. تأكد من أنها تناسب تماما مع الشركة والزبائن في الحدث الخاص بك الشركات، واستكشاف ما سوف تقدم في مقابل التعرض.

8. كن حذرا في تتبع النفقات الخاصة بك

في التخطيط الحدث الشركات، سيكون لديك على الأرجح فريق من عدة أشخاص الذين يتحملون المسؤولية عن المهام الفردية.

نراقب عن كثب جميع هؤلاء الأفراد فيما يتعلق بإنفاقهم. التواصل بوضوح إرشادات الميزانية الخاصة بك وتكون الدؤوبة في تتبع النفقات. اطلب إعداد تقارير منتظمة عن أي مشتريات تم إجراؤها ووضع الإرشادات التي يجب أن تتم الموافقة عليها من قبلك قبل تقديمها. هذا هو مجال واحد من التخطيط الحدث الشركات حيث وجود السيطرة أمر بالغ الأهمية للحفاظ على النفقات الخاصة بك ضمن ميزانية الحدث الخاص بك.