كيفية العثور على مكان الحدث المثالي

يعتبر اتخاذ قرار بشأن أفضل مساحة حدث أو مكان الحدث أمرا بالغ الأهمية لنجاح الحدث بشكل عام. في حين أن تخطيط المكان يستغرق وقتا طويلا، فإنه لا يجب أن يشعر الساحقة. بالنسبة للكثيرين، والمخططين الحدث المهنية والهواة على حد سواء، فإنه يمكن أن يكون في الواقع تحديا متعة.

على افتراض أنك قد حددت بالفعل نوع الحدث الذي تخطط له والغرض منه، هناك العديد من العوامل الأخرى التي يجب أن تعتبر عند بدء عملية اختيار المكان نفسه.

ستساعدك خريطة الطريق التالية في إرشادك من خلال خطوات اختيار مساحة الحدث المثالية.

حدد الجمهور المستهدف و تعرف على قائمة ضيفك

عندما تخطط المكان لحدث ما، فإن أحد أهم المعلومات التي يجب أن تعرفها هو من سيكون ضيوفك وعدد الذين تتوقع حضورهم. في حين أن نوع الحدث بالتأكيد إبلاغ اختيار المكان، واحدة من أكبر العوامل الحدية لمساحة الحدث هو قدرتها. تأكد من أنك تعرف على الأقل تقدير دقيق (يمكن أن يكون نطاق) لعدد من الضيوف لأن هذا سوف تحد من خيارات مكانك فورا. يجب عليك أيضا مراعاة جمهورك. تأكد من أن المكان يعكس ليس فقط الحدث نفسه ولكن الأذواق والتوقعات الضيوف.

تحديد تواريخ الأحداث

تحقق من التقويم لأن التوقيت سيؤثر على العديد من القرارات، بما في ذلك مكان اختيارك. بعد قائمة الضيوف، سيكون تاريخ الحدث الخاص بك هو العامل المحدد التالي.

اعتمادا على نوع الحدث الذي تخطط له، قد تجد أن عليك إما أن تكون مرنا مع تاريخ الحدث الخاص بك للحصول على مكان تريد أو سيكون لديك لتكون مرنة مع اختيار مكانك من أجل الحصول على التاريخ انت تريد. يجب أن تبدأ التخطيط مكان معرفة أين أنت أو العميل مرنة.

إليك بعض الأسئلة التي يجب أخذها في الاعتبار:

• متى يكون ضيوفك على الأرجح مستعدين للحضور بناء على جداولهم؟
• ما هي الأماكن التي تتوفر فيها المساحة المناسبة والمتاحة لتلك الأوقات؟
• عندما يكون أفضل وقت لفريق الإدارة الخاص بك لعقد هذا الحدث؟

احسب ميزانيتك

مع ميزانية مفتوحة، يمكن لأي شخص أن يخطط لحدث عظيم ولديه مجموعة لا حصر لها من خيارات المكان. ولكن أكثر من المرجح، الموارد المالية الخاصة بك محدودة ويجب أن تكون على بينة من بداية ما هي القيود المالية الخاصة بك - حتى لو كانت ميزانية الحدث الخاص بك بسيط تقدير الملعب أو النطاق. يمكن لمخطط الحدث أن يخطط دائما لحدث رائع ضمن ميزانية معقولة.

• هل تقع الأماكن ضمن حدود ميزانيتك المخصصة للمساحة والنفقات الفنية وخدمات المطاعم؟
• هل قمت بالتفاوض على معدل مناسب للخدمات وأظهرت قيمة دورك؟
• هل سمحت بالمرونة في ميزانيتك في حال تجاوزت نفقات البنود الخطية الخطة؟

نطاق مختلف المواقع

بمجرد أن يتم تضييق أرقام قائمة الضيوف وتاريخ الأحداث المحتملة، من المهم تحديد المواقع التي يمكن أن يتم فيها عقد الحدث. الفنادق ومراكز الحدث أو المؤتمرات هي بعض من الأماكن الأكثر شعبية الحدث للأحداث الشركات وحفلات الزفاف، لكنها ليست الخيارات الوحيدة.

هذا هو الوقت المناسب لتكون خلاقة في تفكيرك. فكر في ما يلي:

• بناء على موضوع الاجتماع، ما هي أفضل ثلاثة مواقع تتبادر إلى الذهن؟
• أين يفضل ضيوفك حضور هذا الاجتماع؟
• ما هو الأكثر ملاءمة لضيوفك؟
• بخلاف الفندق، ما هي المواقع غير المتوقعة التي يمكن أن تزيد من معدل رسفب؟

ابحث عن حق نوع مساحة الحدث

يجب أن يكون المكان الذي تختاره مكانا مناسبا لنوع الحدث الذي تخطط له. سوف يتطلب الحدث الخاص بك حلبة الرقص؟ سوف تحتاج إلى نظام السلطة الفلسطينية؟ ماذا عن منصة المتكلم أو شاشة العرض؟ ما نوع إعداد الجدول الذي تحتاجه؟ بالإضافة إلى النظر في هذه الأنواع من الأسئلة، إليك بعض الأسئلة الرئيسية المتعلقة بتخطيط المكان كي تسأل نفسك:

• هل يفي مكان الحدث بالمعايير الخاصة للبرنامج أو الحدث؟
• هل يمكن للمكان أن يستوعب الإنتاج، الترفيه، الصوت / الصوت، وغيرها من الاحتياجات التقنية؟
• هل تعكس حالة المنشأة المعايير العالية لمنظمتكم؟

النظر في خدمات وقيود المكان

بالإضافة إلى العثور على النوع المناسب من مساحة الحدث، سوف تحتاج إلى النظر في أنواع الخدمات الأخرى التي يقدمها المكان وتقرر قيمتها إلى الحدث الخاص بك. بعض الأماكن سيكون لها أيضا قائمة البائعين المفضلة التي يجب عليك العمل للعثور على البائعين أو الموردين للخدمات الأخرى. أماكن أخرى لديها قيود على الديكور أو جوانب أخرى على الحدث نفسه. بعض الأسئلة التي يجب طرحها تشمل:

• هل يوفر هذا المكان خيارات جيدة لوقوف السيارات أو صف السيارات؟
• هل يوفر هذا المكان الأمن؟
• هل يقدم هذا المكان خدمات إضافية مثل المطاعم، وترتيب الأزهار، والكتان وتأجير الجدول، وما إلى ذلك؟
• هل هذا المكان لديها إعداد وتنظيف طاقم؟
• هل يقيد هذا المكان ما هي الشركات الأخرى التي تعمل معها؟
• هل يحتوي هذا المكان على الحد الأدنى للأطعمة والمشروبات؟

النظر في سمعة المكان

تعتبر سمعة المكان في الخدمة أمرا بالغ الأهمية. هذا هو في كثير من الأحيان الفرق بين عقد حدث جيد وإنتاج حدث عظيم. الطريقة التي تدير مكانها مرافقها، والموظفين، والعملاء سوف نتذكر دائما. للحصول على فكرة عن قيمة سمعة المكان، ضع في اعتبارك هذه الأسئلة:

• ما هي مدة مدير المؤتمر أو مدير المطاعم أو الطاهي التنفيذي؟
• هل تعاملك الإدارة مع عميل فيب أو كبرنامج واحد فقط؟
• ما مدى مرونة المكان الذي ترغب في تقديمه لك؟
• هل لديهم شهادات أو مراجعات متاحة؟
• هل يقدم المكان صور من أحداث مشابهة لك؟

جدولة مكان زيارة

ما لم يمنع ذلك الوقت والوقت على الإطلاق، يجب على كل مخطط حدث إجراء فحص الموقع قبل التعاقد مع أي مكان.الصور يمكن أن تكون مفيدة للغاية، ولكن هناك العديد من الجوانب التي يمكن تقييمها فقط في شخص. طلب جولة في مكان بما في ذلك كل شيء من وقوف السيارات إلى المدخل ومساحة الحدث إلى الحمامات. عليك أن تكون سعيدا فعلتم!

تضمين تفضيلات العميل

في نهاية اليوم، يجب على مخططي الحدث تقديم توصيات مكانهم إلى العميل (سواء كان ذلك عميلا داخليا مثل المديرين التنفيذيين للشركة أو الإدارة أو عميل خارجي) والحصول على الموافقات. السؤال الوحيد الذي يطرح نفسه على العميل فيما يتعلق بمرحلة تخطيط المكان هو هل سيوافق العميل على توصيتي / توصياتي؟ من أجل أن تكون قادرة على الإجابة على هذا السؤال مع بعض الثقة، يجب التأكد من أنك تفهم توقعات العميل وتفضيلاته من البداية.