مدقق الحسابات أو المراقب المالي أو المدير المالي - من تحتاج؟

غالبا ما يتعامل أصحاب الأعمال مع مسك الدفاتر الخاصة بهم لأسباب كثيرة تشمل الخوف من تفويض المعلومات المالية الحساسة، والرغبة في السيطرة الكاملة والحفاظ على تكاليف الموظفين الهزيل. هذه الأسباب، في حين صالحة بالتأكيد للشركات الناشئة والعمليات الصغيرة، وتنمو بشكل متزايد غير عملي مع نمو عملك. بعض أصحاب تفويض واجبات المحاسبة لأفراد الأسرة أو الموظفين موثوق بها، ولكن رجال الأعمال الأكثر نجاحا والدهاء تعلم بسرعة أن المحاسبة والمالية هي شريان الحياة للأعمال وتستحق الإدارة المهنية من المتخصصين الماليين المهرة.

وظائف المدير المالي الثلاثة الرئيسية في معظم الشركات هي كاتب الحسابات أو محاسب، المراقب المالي والمدير المالي أو المدير المالي.

بصفتك مالكا للعمل، يمكنك التعامل مع واجبات هذه المناصب بنفسك أو تفويضها لموظف أو شريك موثوق به، ولكن مع نضوج النشاط التجاري، يكتشف معظم المالكين أن توظيف المهنيين يولد منافع قيمة من حيث التكلفة في حين يتم تحويل المالكين إلى والتركيز على قضايا الأعمال الأساسية. وتشمل نتائج توظيف المهنيين المحاسبة - ولكن لا تقتصر على - مزايا الأعمال التالية:

- 999 <> توفير التوفير في التكاليف في عملية التصنيع، علاقات البائعين، العمليات المكتبية وإدارة شؤون الموظفين

• توفير المال على الضرائب
• إدارة حجم متزايد من الأوراق الداخلية والتقارير الخارجية
• (998)> معالجة الرواتب
• تبسيط العمليات وتحقيق أقصى قدر من الأرباح
• تجنب الغرامات والعقوبات وانخفاض التصنيفات الائتمانية والفائدة والرسوم التي تنتج عن المواعيد النهائية المفقودة، وحساب الرواتب بشكل غير دقيق، ونسيان لدفع الفواتير وفقدان الفرص التجارية الحساسة للوقت
• في الواقع، معظم الشركات توفير المال عن طريق توظيف الموظفين الماليين المهنية لإدارة عملياتهم التجارية اليومية.
• ومع ذلك، فاعتمادا على حجم نشاطك التجاري وصناعتك وعوامل أخرى، قد تحتاج فقط إلى محاسب جزئي أو تحتاج إلى طاقم مالي كامل يتضمن وحدة تحكم ومدير مالي. إن تحديد ما يحتاجه عملك المالي حقا هو قرار معقد يعتمد على العديد من العوامل. من المؤكد أن احتياجاتك تتغير بمرور الوقت، وإذا كان نشاطك التجاري ينمو بنجاح، فيمكنك أن تدور كل هذه المواقف. الأقسام التالية تفصل ما يقوم به كل محترف ويشرحه عندما يحتاج عملك إلى واحد أو أكثر من هؤلاء المتخصصين الماليين:

وظائف كاتب الحسابات الأساسية

يعمل معظم أصحاب الأعمال بشكل تفاعلي على تسجيل ما تم فعليا من الناحية المالية في الشركة مع قليل أو معدوم التأثير على استراتيجية الأعمال.يعمل أصحاب الحسابات على أساس المعاملات ونادرا ما يتخذون قرارات بشأن المعاملات التجارية المستقبلية. قد يفسر كاتب الحسابات الموهوبين خياراتك، ويحتفظ بسجلاته وتقاريره الحالية، ويحدد أوجه التناقض في الكتب ويوصي بأفكار توفير التكاليف، ولكن وظائفهم الأساسية هي تدوين الأعمال التجارية ومعاملاتها المالية وتجميع التقارير من هذه المعلومات. وتشمل بعض المهام اليومية النموذجية لأحد موظفي الشركة ما يلي:

تسجيل المبيعات والنفقات والدائنين والحسابات المستحقة

تكاليف رصد الإمدادات ومصاريف المكاتب والإيجار والمرافق وغيرها من التكاليف الثابتة والمتغيرة

إدارة كشوف المرتبات ، وحجز الضرائب، وحسابات ضريبة المبيعات، وزينة الأجور، وخصومات التأمين

• ضمان أن يتم الانتهاء من النماذج الأساسية والأوراق وتخزينها بشكل آمن
• إعداد التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية والربع سنوية والسنوية للإدارة والوكالات الحكومية والمساهمين والموظفين
• دفع الفواتير في الوقت المحدد
• البحث عن موردين بديلين وإجراء مقارنات للتكاليف
• تحديد مجالات المشاكل مثل النفايات وسوء الإدارة والاحتيال والسرقة
• تتبع المواد واللوازم والجرد والموارد البشرية
• الضرائب والودائع الشهرية أو الشهرية أو ربع السنوية للمدينة والولاية و إرس ووكالات البطالة وشركات التأمين
• إدارة الأعمال والتأمين على الموظفين والصحة بلا نس
• حماية سجلات الشركة
• الحصول على تقديرات وإيجاد ودفع خدمة وإصلاح الأشخاص
• التحقق من مشكلات الامتثال
• التعامل مع قضايا ائتمان العملاء داخليا والائتمان التجاري مع الموردين الخارجيين والمقرضين خارجيا
• كاتب حسابات
• معظم أصحاب الأعمال - وخاصة أولئك الذين لديهم روح المبادرة - تزدهر على إدارة كل جانب من جوانب أعمالهم، وأصبحت المحاسبة أسهل مع كل البرامج البديهية المتاحة. فمن الممكن تماما لأصحاب الأعمال للحفاظ على الكتب، ولكنها ليست بالضرورة فكرة جيدة مع نمو الأعمال التجارية. عندما تبدأ الأعمال الورقية في التنازل عن إدارة الوقت الخاص بك، والرضا الوظيفي أو الكفاءة، وحان الوقت للنظر في توظيف كاتب الحسابات. قد لا تحتاج إلى توظيف عامل بدوام كامل، ويمكن حتى الاستعانة بمصادر خارجية كل أو جزء من العمل المحاسبي مثل الرواتب. التعاقد مع مدقق حسابات يجعل من المنطقي إذا كان أي مما يلي ينطبق عليك وعملك:
• أنت لا تفهم حقا المحاسبة ولكن الثقة البرنامج لاقول لكم كل ما تحتاج إلى معرفته.

لم تكن معتادا على قانون الضرائب واستراتيجيات تجنب الضرائب.

تجارتك تشهد نموا سريعا في وقت قصير.

• المستثمرون والمقرضون والمساهمون يريدون تقارير مهنيا.
• كنت تنفق المزيد من الوقت في القيام بالكتب من توليد المبيعات أو الأعمال الجديدة.
• كنت تخطط للتوسع في منطقة مختلفة، والصناعة أو خط من المنتجات.
• تريد شراء أو بيع أو تداول الأصول.
• لقد تم إبلاغك بأن كتبك ستتم مراجعتها.
• لا يجب أن يكون التعاقد مع كاتب الحسابات عملية مؤلمة لأنك تستطيع أن تبدأ من خلال الاستعانة بمصادر خارجية للعمل في شركة محاسبة مهنية.هذا هو استراتيجية فعالة بشكل خاص إذا كنت لا دراية المحاسبة، والتعاقد مع مدقق الحسابات أو فحص المحاسبين أو المتقدمين للوظائف المالية.
• عند النظر في تعيين وحدة تحكم
• وحدات تحكم، تسمى أحيانا المراقب المالي، والإشراف على أصحاب الحسابات، ومديري الضرائب، ومديري الائتمان وغيرهم من الموظفين المحاسبين في حين رفع التقارير إلى المدير المالي، الرئيس التنفيذي أو صاحب الأعمال مباشرة. في الشركات الأصغر حجما، قد يكون المراقب الوحيد المحاسب القانوني المعتمد في الشركة أو يشرف على فريق من المحاسبين. العديد من هؤلاء المهنيين إدارة واجباتهم بمساعدة من كاتب، محاسب أو مساعد إداري.

وحدة تحكم هي ضابط المحاسبة الرئيسي للشركة وتحمل المسؤولية عن إعداد البيانات المالية وخطط الأعمال والميزانيات والضرائب وشهادات الامتثال والمشاريع الخاصة مثل تخطيط استراتيجيات الأعمال قصيرة وطويلة الأجل، واستحواذ الأعمال، ومبيعات الأصول، واندماج الشركات وتأمين التمويل أو المستثمرين. يعتبر مدير مالي من المستوى المتوسط، وعادة ما تؤدي وحدات التحكم المهام التالية:

إدارة الموظفين الماليين.

تسجيل الشيكات وتحمل المسؤولية الائتمانية لعمليات الشركة.

قم بالتوقيع على التقارير والوثائق ذات الصلة ماليا.

• وضع السياسات والإجراءات المالية للشركة.
• إنشاء تقارير للمراجعة الداخلية.
• التعامل مع سياسات التأمين وإدارة المخاطر.
• حماية أصول الشركة.
• إعداد الميزانيات ورصدها وتحديثها.
• رأس الحربة الاستعدادات للعروض العامة.
• تقديم المشورة للمالكين والمديرين التنفيذيين في الأسواق المالية والاتجاهات وأفضل الممارسات.
• وضع استراتيجيات استباقية للضرائب.
• اختيار وإدارة برامج المحاسبة.
• متابعة المجموعات.
• التعامل مع قضايا الموارد البشرية مثل الحفاظ على سجلات الموظفين.
• تثقيف الموظفين حول مزايا الموظفين ومسؤوليات العمل.
• لافتات تشير إلى أن نشاطك التجاري يحتاج إلى وحدة تحكم
• كلما زاد حجم نشاطك التجاري، كلما احتجت أكثر من مجرد محاسب. إذا كان لديك مساهمين، أو مجلس إدارة يتكون من أشخاص ليسوا أصدقاء، وشركاء المقربين والعائلة التي عينت، توظيف وحدة تحكم هو ممارسة الأعمال السليمة التي تحمي شركتك والأصول. وبشكل عام، يركز المراقب على المحاسبة في حين يركز المدير المالي على التمويل الاستراتيجي.
• مع توسع أصحاب المصلحة في الشركة، يوفر وحدة تحكم تقارير الإدارة التكتيكية والإشراف على الموظفين في المسائل المحاسبية في حين أن المدير المالي يعالج التخطيط المالي وتحمل المسؤولية عن وحدة تحكم وفريق المحاسبة. معظم الشركات الصغيرة لا تستطيع تحمل وحدة تحكم بدوام كامل، ولكن مع نمو الأعمال التجارية، لا يمكنك تحمل تكاليف العمل بدون تحكم حتى لو كان يعمل على أساس عدم التفرغ أو الاستشارة.

عند تعيين مدير مالي

يعمل المدير المالي خارج حدود صارمة من خلال المشاركة في جميع القرارات التجارية والدعوة لتحقيق أفضل المصالح المالية للمنظمة. كما يعرف أي منظم أو صاحب الأعمال محنك، التقييمات المالية الصارمة ليست سوى واحدة من الأهداف التجارية للشركة الناجحة.المبادرات التي تحقق أرباحا قوية يمكن أن تضعف بسهولة الشركة مع العملاء الذين لا يحبون دفع أسعار عالية للمنتجات رديئة أو العملاء المخلصين الذين يضعون قيمة أكبر على أهداف الشركة، والمبادئ، والالتزام البيئي أو تقنيات التشغيل.

أفضل المدير المالي ليس فقط تقييم تكاليف ممارسة الأعمال التجارية ولكن أيضا المخاطر والتهديدات التي قد تنتجها أي مؤسسة. وبوصفها من كبار المسؤولين في الشركات، تعمل المدراء الماليون مع المالكين ومجالس اإلدارة واإلدارة العليا وأصحاب المصلحة الرئيسيين اآلخرين وتلعب أدوارا حاسمة في البحث والتطوير واإلشراف على الشركات واالمتثال التنظيمي والعمليات اليومية. وتشمل المهام الأخرى للمدير المالي ما يلي:

توجيه شركة من خلال عمليات الاندماج والاستحواذ والعروض العامة والتغييرات في هيكل الأعمال والعمليات

إدارة توسعات الأعمال الرئيسية للأسواق الجديدة

الدعوة إلى الممارسات المالية السليمة في عملية صنع القرار المعقدة > إدارة الأصول والعالقات المالية مع العديد من أصحاب المصلحة

• تبسيط العمليات
• تقييم وإدارة المخاطر المالية
• التخطيط للأهداف المالية قصيرة وطويلة الأجل
• تفسير بيانات السوق من المؤشرات المالية المتعددة واتجاهات الأعمال
• التعرف على أسباب أداء أسواق الأعمال بالطريقة التي تقوم بها
• تحديد كيفية استثمار أصول الشركات
• توقعات اتجاهات السوق وكيفية استفادة الشركة منها
• يعتمد كل جزء من أجزاء الشركة بشكل كبير على الواجبات المشتركة للمدير المالي: والإشراف على الرقابة، وإدارة الخزانة والتخطيط والتنبؤ بشأن المسائل المالية الحرجة.
• احتياجات إدارة مالية أكثر تطلبا
• الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم لديها احتياجات متطورة لمسك الدفاتر والمحاسبة مع نمو عملياتها. أصحاب أو أعضاء الفريق المعين في كثير من الأحيان التعامل مع المحاسبة للشركات الصغيرة والناشئة مع مساعدة من البرمجيات المحاسبية. ومع ذلك، فإن معظم الشركات تحدد في نهاية المطاف أن تعيين أصحاب المهن المهنية - سواء كانوا متفرغين أو غير متفرغين أو من الداخل أو من الخارج - يحرر الموظفين من مهام العمل الأساسية ويزيد من الدقة وتحسين الامتثال وتعزيز الرقابة. ويكفل صاحب الدفاتر المناسب تقديم التقارير في الوقت المحدد ويساعد الشركات على تحديد استراتيجيات توفير التكاليف والاحتيال والسرقة والنفايات.
• مع نمو نشاطك التجاري وتضاعف الطلب على وقتك، قد تجد أنك بحاجة إلى فريق مالي يشرف عليه مراقب أو مدير مالي لإدارة الشؤون المالية المتطورة على نحو متزايد. وتشمل خياراتك توظيف الموظفين بدوام كامل، في المنزل أو الاستعانة بمصادر خارجية مسك الدفاتر والواجبات المالية لخدمة المحاسبة المهنية محنك. كلا الخيارين هي طرق صالحة على قدم المساواة لتعزيز القوة المالية لعملك، ولكن العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تتمتع بفوائد المستشارين التوظيف حسب الحاجة لتجنب التكاليف العالية لتوظيف المهنيين بدوام كامل.