نصائح لضمان الاجتماعات الفعالة التي تؤدي إلى نتائج

يقضي الناس وقتا طويلا في الاجتماعات التي تحول وقت الاجتماع إلى نتائج مستدامة أولوية بالنسبة للمنظمات الناجحة. وتتطلب الإجراءات التي تجعل الاجتماعات ناجحة إدارة من قبل رئيس الاجتماع قبل وأثناء وبعد الاجتماع.

إذا أهملت أي من فرص إدارة الاجتماعات هذه، فإن اجتماعاتك وفرقك لن تحمل الثمار التي تريدها من الوقت الذي تستثمر فيه. خذ هذه الاثني عشر نصائح إدارة الاجتماع لتوجيه الحضور لتحقيق النتائج المتوقعة، الإيجابية، والبناءة.

ماذا تفعل قبل الاجتماع لضمان الاجتماعات الفعالة

الإجراءات قبل الاجتماع تضع الأساس لإنجاز نتائج الاجتماع. يمكنك أن تفعل كل من المتابعة المطلوبة ولكن من دون خطة اجتماع فعالة للبدء، سوف نتائجك يخيب لك. ستساعدك هذه النصائح على تخطيط وتنفيذ الاجتماع.

خطط الاجتماع

تبدأ الاجتماعات الفعالة التي تنتج النتائج بالتخطيط للاجتماعات. أولا، حدد ما إذا كان هناك حاجة إلى موظفين آخرين لمساعدتك على التخطيط للاجتماع. ثم، تقرر ما كنت تأمل أن تحقق من خلال عقد الاجتماع. حدد أهدافا قابلة للتحقيق لاجتماعك.

ستضع الأهداف التي حددتها إطارا لخطة اجتماع فعالة. كما يقول ستيفن كوفي في سبعة عادات من الناس فعالة للغاية ، "تبدأ مع نهاية في الاعتبار." سيحدد هدف الاجتماع تركيز الاجتماع وجدول أعمال الاجتماع والمشاركين في الاجتماع الذي تحتاجه لتحقيق الغرض.

تأكد من أنك بحاجة إلى اجتماع

بعد وضع خطة الاجتماع، تأكد من أن الاجتماع هو وسيلة مناسبة لتحقيق الأهداف المحددة. لجدولة وعقد اجتماع مكلفة عند حساب الوقت من الناس الذين يحضرون، لذلك بذل الجهود لتحديد أن الاجتماع هو أفضل فرصة لحل المشكلة، وتحسين العملية، أو جعل خطة مستمرة.

قد تجد أنه يمكنك تحقيق أهداف الاجتماع مع مناقشة البريد الإلكتروني أو عن طريق توزيع وطلب المعلومات من خلال النشرة الإخبارية للشركة. تأكد من أن هناك حاجة إلى الاجتماع وليس فقط أكثر ملاءمة بالنسبة لك، سوف تحصل على نتائج أفضل من الحضور الاجتماع الخاص بك عندما كنت قد اتخذت حقا مخزون من احتياجاتهم.

ضمان المشاركة المناسبة في الاجتماع

إذا كان الاجتماع وسيلة مناسبة لتحقيق أهدافك، تحقق مع المشاركين الذين يجب حضور الاجتماع لتحقيق النجاح. يجب أن يكون الحضور المطلوب متاحا لحضور الاجتماع.

تأجيل الاجتماع بدلا من عقد اجتماع بدون موظفين حاسمين. إذا حضر مندوب في مكان صانع القرار الحاسم، تأكد من أن الموظف المعين لديه سلطة اتخاذ القرارات أو تأجيل الاجتماع.

توزيع ومراجعة ما قبل العمل قبل الاجتماع

كم عدد الاجتماعات التي حضرتها التي بدأت مع ميسر الاجتماع تمرير رزمة من النشرات أو إسقاط شريحة ميكروسوفت بويربوانت للمناقشة؟ محبط؟ تتحدى. يصبح الاجتماع مجموعة قراءة في، بالكاد منتجة لإنجاز الهدف.

عندما تكون الأغراض المعلنة لعقد اجتماع هي صنع القرار والإجابة على الأسئلة، فإن مجموعة القراءة هي نفايات مخزية لوقت الشعوب.

يمكنك جعل الاجتماعات الأكثر إنتاجية وضمان النتائج من خلال توفير ما قبل العمل الضروري قبل الاجتماع الفعلي. توفير ما قبل العمل، والرسوم البيانية، والرسوم البيانية، ومواد القراءة قبل 48 ساعة من الاجتماع يؤثر على تحقيق النجاح. لمزيد من الوقت إعداد قمت بتخصيص، سيكون الناس على استعداد أفضل للاجتماع الخاص بك.

الوثائق التي سوف تساعدك على تحقيق أهداف الاجتماع يمكن أن تشمل التقارير؛ والبيانات، والرسوم البيانية، وروابط لمعلومات تنافسية، المبيعات من الشهر إلى التاريخ، وخطط الإنتاج. شرائح بويربوانت التي توضح نقاط المناقشة الرئيسية؛ ومحاضر الاجتماع، والملاحظات والمتابعة من الاجتماعات والمشاريع السابقة أو ذات الصلة.

ما قبل العمل، حتى مجرد وصلات لمتابعة لقراءة المعلومات، وزعت في الوقت المناسب، مع توقع جاد أن الحضور سوف تقرأ ما قبل العمل قبل الاجتماع، ويساعد على ضمان نجاح اجتماعكم.

خلال الاجتماع لضمان الاجتماعات الفعالة

الاستخدام الفعال لوقت الاجتماع يبني الحماس للموضوع. فإنه يولد التزام وشعور الإنجاز من المشاركين. الناس يشعرون جزء من شيء أكبر من التحديات اليومية. ومن ثم، فإن اجتماعا فعالا وميسرا جيدا يمهد السبيل للمتابعة سيؤدي إلى نتائج اجتماع.

تيسير الاجتماع الفعال

يضع قائد الاجتماع نبرة إيجابية ومثمرة للتفاعل بين المشاركين في الاجتماع. ويبدأ تيسير الاجتماع بفعالية باستعراض الأهداف أو النتائج المتوقعة وجدول الأعمال. ويساعد الميسر أعضاء المجموعة على مواصلة تركيزهم وإنتاجهم.

وضع تصميم الاجتماع وجدول الأعمال إطار الاجتماع. ويضمن الميسر الفعال، الذي يبقي المشاركين على المسار الصحيح، إنجاز النتائج المرجوة المتوقعة من الاجتماع.

استخدام ما قبل العمل في الاجتماع

استخدام أو الرجوع إلى ما قبل العمل وغيرها من المعلومات المقدمة قبل الاجتماع خلال الاجتماع. يمكنك تعزيز الحاجة للمشاركين لقضاء الوقت اللازم حتى أمام مراجعة المواد التي هي جزء لا يتجزأ من تحقيق النتائج المرجوة.

سيقوم المشاركون بإعدادك قبل حضور اجتماعاتكم وسوف تكون نتائجكم شهادة على التحضير القوي والقيادة. لا أحد يريد أن يظهر غير مستعد، غير مهتم، أو لا يساهم في عيون زميله.

إشراك كل مشارك في الإجراءات

كل مجموعة عمل لديها شخصيات مختلفة تظهر للاجتماعات. لديك زملاء العمل هادئة والناس الذين يحاولون السيطرة على كل منصة. وسواء أكانت تسهل الاجتماع أو تحضره، تحتاج إلى إشراك كل مشارك في تحقيق أهداف الاجتماع.

هذا يضمن أن كل مشارك يستثمر في موضوع الاجتماع وفي المتابعة. عليك تحقيق المزيد من النتائج مع سحب الفريق كله من مع شخص واحد المهيمنة في محاولة لدفع الجميع حتى أعلى التل.

إنشاء خطة متابعة فعالة للاجتماع

خلال الاجتماع، قم بإعداد خطة متابعة مع بنود الإجراءات. وتشمل الخطط الفعالة ما يلي.

• اسم الفعل المحدد،
• اسم الشخص الذي ارتكب "امتلاك" إنجاز بند العمل،
• تاريخ الاستحقاق لعنصر الإجراء، و
• اتفاق حول ما يشكل إنجازا من بند العمل.

ناقش سيناريوهات الواقع الحقيقي والعوائق التي تحول دون النجاح الذي قد يواجهه أعضاء الفريق أثناء محاولتهم إنجاز العناصر التي ستنتج النتائج المطلوبة. حدد الوقت لاجتماعك المقبل، إذا لزم الأمر، في حين أن المشاركين في الحضور.

بعد الاجتماع لضمان اجتماعات فعالة

تلعب الإجراءات والتخطيط قبل وأثناء الاجتماع دورا كبيرا في مساعدتك على تحقيق النتائج المتوقعة والإيجابية والبناءة. إن الإجراءات التي تتخذونها بعد الاجتماع مهمة للغاية. إن المتابعة في الاجتماع المجدول التالي لا تكفي أبدا للاستثمار لضمان تحقيق النتائج.

نشر محضر الاجتماع

ابدأ بنشر دقائقك وخطة عملك خلال 24 ساعة. سيساهم الناس بشكل فعال في تحقيق النتائج إذا بدأوا في العمل على الفور. لا تزال لديهم ذاكرة جديدة للاجتماع، والمناقشة والأساس المنطقي للاتجاه المختار.

ما زالوا متحمسين ومستعدين للبدء. إن التأخير في توزيع الدقائق سيضر بنتائجك لأن معظم الناس ينتظرون وصول الدقائق قبل أن يبدأوا في الوفاء بالتزاماتهم.

المتابعة الفعالة للاجتماع

سوف يساعد احترام المواعيد النهائية ومتابعتها على تحقيق نتائج من اجتماعاتك. وقد تم تحديد الموعد النهائي خلال الاجتماع. وعقب الاجتماع، ينبغي لكل شخص لديه بند عمل أن يضع خطة لإنجازه الشخصي لالتزامه.

ما إذا كانوا يكتبون الخطوات في مخططهم، تفويض المهام لشخص آخر من الموظفين، أو مجرد إكمال المهمة، والفرد هو المسؤول عن المتابعة.

لذلك هو مخطط الاجتماع. يمكنك تحسين نتائج الاجتماع من خلال المتابعة مع كل شخص لديه عنصر إجراء في منتصف الطريق بين الاجتماعات. هدفك هو التحقق من التقدم وضمان أن المهام جارية. تذكر أن ما تسأل عنه يحصل إنجازه.

المساءلة للمتابعة خلال الاجتماع التالي

هل سبق لك أن جلست في اجتماع المتابعة الذي يتألف من كل مشارك يخبر المجموعة لماذا كانوا غير قادرين على إنجاز التزامهم؟ والنتيجة هي مؤسفة. يبدأ وضع القاعدة أو العرف للمساءلة عن النتائج في وقت مبكر من دورة الاجتماع.

المتابعة من قبل الميسر في منتصف الطريق بين الاجتماعات يساعد، ولكن يجب على المجموعة جعل الفشل في الحفاظ على التزامات غير مقبولة. تقرير عن التقدم المحرز والنتائج في الاجتماع المقبل، ونتوقع أن جميع قد تم إنجازها.بدلا من ذلك، تحقق من التقدم المحرز في الاجتماع القادم وإذا كان هناك حاجز حقيقي للتقدم، وتحديد كيفية المضي قدما.

استخلاص المعلومات من عملية الاجتماع للتحسين المستمر

ممارسة استخلاص المعلومات من كل اجتماع أداة قوية للتحسين المستمر. ويتناوب المشاركون في مناقشة ما كان فعالا أو غير فعال بشأن عملية الاجتماع الحالية. كما يناقشون التقدم الذي يشعرون به للمجموعة بشأن الموضوع الذي عقد الاجتماع.

مع استمرار التحسين إلى مستوى آخر، فرق ناجحة استخلاص كامل مشروعهم وكذلك عملية لتحديد مدى فعالية تمكنوا من خلق النتائج. وتعكس الاجتماعات المقبلة التقييم. تتطور الاجتماعات كأداة أكثر فعالية لخلق نتائج المنظمة.

الاستنتاج

النتائج قابلة للتحقيق ويمكن التنبؤ بها من الاجتماعات المخطط لها جيدا والمنفذة. اتبع هذه التوصيات الاثنتي عشرة لضمان حضور المشاركين في الاجتماع النتائج المتوقعة والإيجابية والبناءة من وقت استثمارهم في الاجتماعات. ستكافئ مؤسستك إنجازك وسيحبك زملائك في العمل عند استخدام هذه النصائح الفعالة للاجتماع.