كيفية إعداد نظام المجموعات

إعداد نظام إدارة المجموعات

ليس هناك ما هو أكثر أهمية لنجاح عملك من نظام إدارة الحسابات المستحقة القبض والفواتير والمجموعات. في بعض الأحيان يسمى هذا النظام "نظام إدارة المجموعات"؛ مهما كان يسمى، تحتاج إلى إعداده والعمل بجد.

هنا هو السبب: إذا كان لديك العديد من العملاء، ولكن لا دخل من هؤلاء العملاء، سوف الخروج من العمل.

فيما يلي قائمة بالخطوات التي يجب اتخاذها لتنفيذ نظام إدارة المجموعات لنشاطك التجاري:

إنشاء طرق الدفع
كيف سيدفع الناس لك؟ ويعتمد ذلك أساسا على نوع النشاط التجاري وما إذا كان عملاؤك من الأفراد أو الشركات أو كليهما. هناك بعض الطرق المعمول بها لاتخاذ المال من العملاء من جميع الأنواع: أكثر أنواع مختلفة من المدفوعات التي تقبل، وأكثر فائدة سيكون للعملاء. ولكن سيكون لديك لدفع قسط للتعامل مع بعض أنواع المدفوعات، مثل بطاقات الائتمان والخصم.

• الدفعات النقدية من الأفراد في مجال تجارة التجزئة
• الشيكات، من الأفراد في بيئة البيع بالتجزئة وعملاء الأعمال
• مدفوعات بطاقات الائتمان والخصم من الأفراد والشركات
• الدفع عبر الإنترنت أساليب مثل باي بال، من الأفراد والشركات.
• الائتمان أو خطط الدفع، من الأفراد ورجال الأعمال على حد سواء.

مصادر دفع خارجية أخرى، مثل شركات التأمين، في أنواع معينة من الشركات.

إعداد الدفع إعداد "قواعد الإبهام"

بعد أن تحدد أنواع المدفوعات التي يجب اتخاذها، سوف تحتاج إلى وضع بعض القواعد لموظفيك بشأن القبول و التعامل مع أنواع الدفع هذه.
على سبيل المثال، ما هي قواعد قبول الشيكات؟ هل تجري عمليات تحقق ائتمان على عملاء جدد؟

متى تسمح للعملاء بالدفع بمرور الوقت؟ متى تأخذ العميل إلى محكمة المطالبات الصغيرة؟

إرسال الفواتير

إرسال الفواتير للعملاء الذين مدينون لك المال. إرسال الفواتير مرة واحدة على الأقل في الشهر، أو أكثر في كثير من الأحيان إذا كنت جادا حقا في جمع المال.

تشغيل تقرير حسابات الذمم المدينة

اعتمادا على نوع عملك، قد يكون لديك عملاء الذين لا يدفعون عند الشراء، أو الذين يدفعون مع مرور الوقت. تشغيل تقرير حسابات الشيخوخة المستحقة تظهر لك عندما لإرسال الفواتير ومتى لبدء أساليب جمع أقوى.

بدء مجموعات إجراءات الدعوى لغير الدافع
بالنسبة للعملاء الذين لا يدفعون خلال فترة زمنية معقولة (كما تحددها "قواعد الإبهام"،) بدء إجراءات التحصيل. قد ترغب في إرسال حساب إلى وكالة تحصيل أو إلى محكمة المطالبات الصغيرة.حدد الأفضل لكل نوع من أنواع الحسابات.

إنشاء وتشغيل نظام إدارة المجموعات يمكن أن تساعدك على جمع المال الذي كنت مستحقة والحفاظ على التدفق النقدي تتحرك من خلال الشركة الخاصة بك.

العودة إلى الحصول على دفعات: إعداد نظام المجموعات