أساسيات إنشاء حدث ما

كمخطط حدث، يبقى البقاء ضمن ميزانية العميل أمرا أساسيا. وللقيام بذلك، تحتاج إلى ميزانية حدث مفصلة توافق عليها أنت والعميل.

سواء كنت جديدا على تخطيط الأحداث أو محترف محنك، فإن الحفاظ على ميزانية الحدث سيساعدك على البقاء منظما ومستعدا لأي استفسار عميل - ويساعدك على تجنب تجاوز الميزانية.

بالنسبة إلى حدث أساسي، مثل الندوة أو حفل العشاء، يمكن أن يكون برنامج إكسيل أو برامج جداول البيانات الأخرى مفيدا.

- <>>

قم بإدراج الفئات الأربع التالية على الجزء العلوي:

• العنصر
• المصروفات المتوقعة
• المصاريف الفعلية
• التفاصيل

ثم قم بتصنيف وتتبع بنود المصروفات.

إدارة ميزانية الحدث

1. تكاليف استئجار موقع المسار. كما كنت تخطط لهذا الحدث نفسه وأنت تقابل مع مدير مبيعات المكان الخاص بك، وتتبع جميع رسوم الإيجار المتوقعة لهذا الحدث وظيفة الفضاء، والتدبير المنزلي، والتعامل مع الأمتعة والنفقات ذات الصلة.

2. تقدير تكاليف الطعام. وهذا يشمل جميع رسوم الطعام والمشروبات، بما في ذلك النصائح والإكراميات - والتي يمكن أن تمثل ما يصل إلى 30٪.

3. رسوم نقل الوثائق. وهذا يشمل الحافلات المكوكية، والمدربين، ونقل الحدث وأي نفقات ذات الصلة.

4. إضافة نفقات الديكور. معظم الأحداث تشمل نفقات الديكور، مثل القطع المركزية، والأزهار، وتأجير الخيمة، وما إلى ذلك حيث يمكنك إدراج هذه التكاليف.

5. رسوم الوثائق ورسوم المعدات. تشمل المصروفات المشتركة في هذه الفئة معدات A / V، ولكنها أيضا مكان جيد لإدراج أتعاب للمتكلمين أو إذا كنت تستخدم فنانين.

6. تلخيص رسوم الطباعة. عدة رسوم البند صغير فعلا الجمع لجعل أكبر حساب البند البند. وتشمل هذه الدعوات، وشارات الأسماء، وكتيبات البرامج، و لافتات الأحداث، واللافتات.

7. البند للهدايا. واحد نصيحة الحدث المشترك هو عدم السماح للنزيل أن يترك فارغة الوفاض. لذلك، مهما هدية أو الهدايا التي تقدمها، تتبع التكلفة بالنسبة لهم بشكل منفصل. وكنت قد يكون عن دهشتها كم هذه البنود يمكن أن يكلف.

8. تحديد نفقات الأنشطة. إذا كان الحدث يتضمن أنشطة مثل الغولف أو التنس أو السبا أو التجديف أو ركوب الدراجات أو غيرها من الأنشطة، فستحتاج إلى ملاحظة تكلفة هذه الرسوم بشكل منفصل. جرب تلخيص إجمالي التكلفة في جدول البيانات وإرفاق تصنيف.

9. إضافة مصاريف أخرى. إذا لم تندرج إحدى المصروفات في أي من الفئات المذكورة أعلاه، فقم بإدراجها في بند النفقات المتنوعة هنا.

10. أعط لنفسك فئة صندوق الطوارئ. اعتمادا على حجم الحدث أو تعقيده، قد تحتاج إلى منح نفسك ما يصل إلى 20٪ من ميزانية الحدث هنا. على الرغم من أفضل التخطيط، والرسوم سوف تتجاوز الخطط المتوقعة مع النفقات التي لا تنظر أبدا. هذا سوف تبقى لكم من الذهاب أكثر من الميزانية في كل مرة.

11. تلخيص النفقات المتوقعة. كما كنت بناء برنامج الحدث الخاص بك، سيكون لديك إسقاط جيد من مجموع النفقات. هذه هي المعلومات التي سوف تشارك مع العميل الحدث للتأكد من أنهم على بينة من ميزانية الحدث بحيث لا توجد أي مفاجآت في وقت لاحق.

12. تلخيص النفقات الفعلية. يحدث هذا بعد انتهاء الحدث. المجموع الفرعي للفواتير في الفئات العشر المذكورة أعلاه وتوثيق الميزانية الفعلية. إذا كان مواتيا للغاية، حدد الوفورات في الميزانية الفعلية مقابل الميزانية المتوقعة، مما يدل على القيمة التي جلبت إلى الدور.