إدارة التغييرات في المشاريع

يقضي مديرو المشاريع الكثير من الوقت في وضع خطط لما سيقوم الفريق به. ويقوم الرعاة وأصحاب المصلحة والفريق بعد ذلك بقضاء الكثير من الوقت في إجراء تغييرات على نطاق العمل وكيفية إنجاز العمل. هذه المقالة تنظر في كيفية التعامل مع تلك التغييرات (مع عملية إدارة التغيير سهلة) والحفاظ على التعقل الخاص بك. أوه، والحفاظ على المشروع المضي قدما في نفس الوقت.

سننظر أيضا في بعض أدوات إدارة التغيير التي يمكنك استخدامها وكيفية إدارة نطاق المشروع.

قبل أن نتحدث عن العمليات أو الأدوات أريد مناقشة توقعاتك للتغيير.

قبول التغييرات يحدث

يمكن أن تحدث التغييرات في أي وقت من مراحل دورة حياة إدارة المشروع.

أسهل طريقة لجعل إدارة التغيير على المشاريع أقل من الصداع هو أن نعرف أنه سيحدث والتخطيط لذلك.

وجود استراتيجيات للتعامل مع التغييرات قبل حدوثها هو أسرع وسيلة للحصول على الجميع على متن الطائرة مع ما سيكون مختلفا.

عملية إدارة التغيير المحددة والمنظمة هي أفضل مكان للبدء. انها كتاب اللعب الخاص بك لما سيحدث إذا اقترح شخص ما أن المشروع يجب أن تفعل شيئا مختلفا عن ما هو مخطط لها حاليا وسيلة جيدة لتجنب فشل المشروع.

-

عملية إدارة التغيير

تبدو عملية إدارة التغيير كما يلي:

• تلقي معلومات حول التغيير
• تقييم التغيير بما في ذلك تخطيط مقدار العمل الذي سيكون > إعداد توصية حول ما إذا كان يستحق المضي قدما.
• ثم تحصل على قرار من الراعي المشروع حول ما إذا كان يجب تضمين التغيير أم لا.
• لنلق نظرة على كل خطوة من هذه الخطوات بدورها.

تلقي معلومات حول التغيير

سوف تتلقى طلبا لتغيير المشروع. يمكنك الحصول على المعلومات بمئات من الطرق المختلفة: في اجتماع، على البريد الإلكتروني، على الهاتف، في الممر كما كنت التسرع من المكتب في المساء. من الناحية المثالية، سوف تحصل على المعلومات في نموذج طلب التغيير، ولكن يجب أن نعرف أنه في واقع الحياة العديد من أصحاب المصلحة المهمين يعتقدون أن استكمال هذا النوع من الأوراق هو وظيفة مدير المشروع. وفي شركتك، قد يكون.

استخدم نموذج طلب تغيير المشروع (المزيد عن ذلك في دقيقة واحدة) لالتقاط كافة تفاصيل الطلب، ولكن بشكل غير رسمي يصلون معك. ثم قم بتشغيل النموذج الماضي البادئ بحيث كنت أعلم أنك قد انعكست بدقة ما هو أنها تريد.

تذكر أن التغييرات قد تكون أيضا حول أخذ التمارين الرياضية. لا تفترض دائما أن التغييرات سوف تتعلق بوضع العمل في. العملية هي نفسها بغض النظر عما إذا كنت زيادة أو تناقص نطاق المشروع.

إجراء تقييم التغيير

انظر إلى طلب التغيير بالتفصيل.

الجدول

• التوثيق
• العمل المنجز حتى الآن والعمل ما زال
• الميزانية
• مقاييس الجودة
• النطاق
• توفر الموارد.
• على سبيل المثال، قد يتم تقدير تغيير البرنامج في 5 أيام.

هذا لن يضيف 5 أيام فقط إلى الجدول الزمني لأنه سوف يدفع مهمة أخرى وتحرك ذلك في الإطار الزمني حيث المورد الرئيسي هو في عطلة. وسيتعين أيضا نقل هذه المهمة، ومن ثم فإن هذا التغيير سيضيف عموما 8 أيام إلى الجدول الزمني. وسوف يكلف 5K $ للقيام به، و 8 أيام إضافية يدفعنا إلى شهر آخر مع عقد المورد، لذلك هناك تكاليف للنظر هناك أيضا. لا تزال الجودة كما هي ولكن التغييرات في النطاق لإدراج التغيير الجديد. وسيتعين تحديث جميع الوثائق ذات الصلة بما في ذلك خطة المشروع وأدلة التدريب التي بدأت بالفعل.

كما ترون، يمكن أن يكون تغيير بسيط لمدة 5 أيام آثار واسعة النطاق. من المهم أن نعرف كل شيء عن هذه قبل أن تقرر ما إذا كان للقيام التغيير أم لا، كما أن الصورة الكاملة يمكن أن تغير النتيجة.

إعداد وتقديم توصية

الآن أنت تعرف التأثير الكامل للتغيير يمكنك تقديم توصية حول ما إذا كان يستحق المضي قدما في ذلك.

في بعض الحالات، لن يكون ذلك، لأن المنفعة المتصورة ستكون أقل من التكلفة. وفي حالات أخرى، قد يكون هناك قدر كاف من الفائدة هناك للتعويض عن تكلفة القيام بالعمل الإضافي. في حالات أخرى قد تجد أن التغيير سيكون له تأثير سلبي على التكلفة ولكن لا يوجد شيء يمكنك القيام به حيال ذلك لأنها قضية تنظيمية أو الامتثال، أو لبعض الأسباب الداخلية الأخرى مثل إعادة الهيكلة التنظيمية.

الحصول على القرار

بالنسبة للتغييرات الصغيرة التي تقع ضمن حدود التفويض الخاص بك، يمكنك اتخاذ قرار بشأن قبول التغيير أو عدمه (مع المدخلات الصحيحة من الفريق). وينبغي الموافقة على أي شيء أكبر من قبل راعي المشروع أو مجلس إدارة المشروع.

تذكر أن أعود وأقول لشخص ما إذا تم رفض تغييرها. كنت ترغب في تجنب مزعج أصحاب المصلحة المشروع الخاص بك إذا كنت تستطيع!

أدوات إدارة التغيير

هناك عدد من أدوات إدارة التغيير التي يمكنك استخدامها لجعل هذه العملية أسهل وأكثر تبسيطا. أود أن أوصي:

قائمة مرجعية أو خريطة العملية التي يمشي الناس من خلال بالضبط ما عليهم القيام به لرفع التغيير في نطاق المشروع الخاص بك.

• نموذج طلب تغيير النموذج. يمكن أن يكون هذا عبر الإنترنت من خلال سير العمل الآلي.
• لنلق نظرة على ما يحدث في طلب تغيير المشروع بعد ذلك.

ماذا يذهب إلى طلب تغيير المشروع

يجب أن يتضمن نموذج طلب تغيير المشروع ما يلي:

اسم الشخص الذي يطلب التغيير ("الطالب").

• معرف فريد، مثل رقم تغيير (يمكنك إضافة هذا على نفسك في وقت لاحق كما أنه من غير المحتمل أن أي من الناس رفع الطلب واستخدام النموذج سوف نعرف ما لوضعه في هذا المربع).
• وصف للتغيير المقترح، مع قدر التفاصيل التي يمكن أن تدير.
• فئة التغيير. من الناحية المثالية، عليك بريبوبولات هذا القسم بحيث يكون فقط لوضع علامة في المربع. هذا هو مكان جيد أن نلاحظ ما إذا كان التغيير يتعلق التنظيم أو الامتثال الداخلي كما لو كان (حقا) ثم يمكنك تجاوز الكثير من خطوات التخطيط والتقييم وببساطة على التعامل معها.
• "لماذا" التغيير. ما هو المبرر للقيام بذلك؟ لماذا يريد الطالب ذلك؟
• أثر التغيير على مختلف عناصر المشروع بما في ذلك الوقت والتكلفة والجودة والنطاق. قد لا يكون لديهم كل التفاصيل لذلك قد تضطر للعمل معهم خلال خطوة تقييم التغيير لملء الفراغات. وينبغي أن يكملوا بقدر ما يمكنهم. الحد الأدنى الذي تبحث عنه عند هذه النقطة هو بالنسبة لهم لتأكيد ما إذا كان سيزيد أو ينقص أو يغير معلمات المشروع الحالية.
• في أسفل نموذج طلب التغيير سيكون بعض التفاصيل لتتمكن من ملؤها كما يتم مناقشة التغيير. يجب أن يتضمن القالب أيضا مساحة ل:

تغيير القرار: قبول أو رفض أو تأجيل

• اسم الشخص الذي يتخذ القرار (أو المجموعة) بالإضافة إلى تاريخ اتخاذ القرار وأي تعليقات إضافية.
• الشخص الذي يقدم الطلب لن يعرف النتيجة حتى الآن - لا أحد - حتى تبقى هذه الصناديق فارغة حتى المجموعة الصحيحة قد اجتمعت لمناقشة التوصية الخاصة بك واتخاذ قرار.

التغييرات وإدارة نطاق المشروع

إدارة نطاق المشروع هي الطريقة الرئيسية التي تتحكم بها في المشروع وما هو غير موجود. عندما تتلقى تغييرا في نطاق المشروع، تحتاج إلى التفكير في كيفية تأثيره على المشروع بشكل عام. تساعدك عملية إدارة التغيير في إجراء ذلك، ولتحديده في السياق، فإن إدارة التغيير تمثل جزءا صغيرا من إدارة النطاق.

من المفيد الحديث هنا عن كيفية إدارة دليل إدارة المشروعات (دليل PMBOK®) - الطبعة الخامسة تغطي إدارة التغيير في المشروع لأنها ليست بديهية كما قد تفكر. يتضمن

دليل PMBOK® عملية تسمى "نطاق التحكم" في قسم إدارة نطاق المشروع وهذا مكان رائع للبدء. ومع ذلك، فإن عملية إدارة التغيير في المشاريع تحتاج إلى معالجة بطريقة أكثر تكاملا، وينعكس ذلك في النص. دليل PMBOK® يجب أن يشير المستخدمون أيضا إلى إجراء عملية التحكم في التغيير المتكامل لأن هذا يوضح كيفية ربط كل شيء معا. لأغراض أن تصبح بمب تحتاج إلى فهم كيف أن

PMBOK® دليل يغطي إدارة التغيير وهذا هو ما سيتم فحص لكم على. ومع ذلك، يجب أن نأخذ في الاعتبار أن عملية إدارة التغيير التي تستخدمها فعلا على المشاريع الخاصة بك تحتاج إلى أن تكون متكاملة وسهلة لمتابعة وعملية. 5 طرق لمساعدة فريقك من خلال عملية التغيير

فريق المشروع الخاص بك أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع الخاص بك، لذلك فإنه يساعد على أن يكون لهم جانبا عند إدارة التغييرات على المشروع الخاص بك.

إليك 5 طرق يمكنك من خلالها مساعدتهم بسرعة على التوافق مع عملية إدارة التغيير في المشروع.

1.تحدث عن التغييرات.

دعهم يعرفون أن التغيير في المشاريع أمر طبيعي وأن عليهم توقع ذلك. 2. مشاركة العملية.

أعلاه لقد تحدثنا عن عملية إدارة التغيير، ولكن هذا لا يأتي بشكل طبيعي للجميع. لن يعرف أعضاء فريقك ما يجب القيام به وما هو متوقع منهم ما لم تخبرهم. إعداد إحاطة للذهاب من خلال عملية معهم، والسماح لهم معرفة ما سيكون دورهم في ذلك. 3. اجعله سهلا.

عندما يذهب المشروع من خلال تغيير النطاق يمكن أن يكون ديسوريانتاتينغ تماما. الجدول الزمني خاطئ، قد تكون الميزانية مختلفة، ومتطلبات مختلفة بالتأكيد. يمكن للفريق أن يجد تغييرا مثيرا للقلق، وخاصة واحد كبير أو واحد يعكس قرارا كانوا يعتقدون سابقا أنه تم وضعه في الحجر (نعم، تلك التي تحدث). جعل العملية سهلة قدر الإمكان بالنسبة لهم. 4. كن هناك للمساعدة.

طريقة جديدة للعمل تستغرق بعض الوقت للنوم في. إذا كنت قد أدارت سابقا تغيير المشروع بطريقة غير رسمية (أو لا على الإطلاق) ثم التغيير في عملية رسمية قد يستغرق بعض الوقت لتصبح "الطريقة التي نفعلها الأشياء هنا ". أخبر الفريق أنك هناك لمساعدتهم إذا كانوا يريدون تشغيل شيء ماضيك. 5. لا تخافوا من القول لا.

ليست كل التغييرات مقترحات معقولة. اسمحوا فريقك يعرف أنه إذا كانوا يشعرون بقوة حول التغيير ليس هو الشيء الصحيح للمشروع في هذا الوقت أنك سوف تقف إلى جانبهم في تلك المحادثة مع طالب التغيير. عدم إدارة التغيير بشكل فعال هي إحدى الطرق التي يمكنك بها تعطيل مشروعك، لذا احترس. المسلحة مع هذه المعلومات التي هي الآن قادرة على البدء في التعامل مع تغييرات المشروع بطريقة تسيطر عليها.