خطة إدارة أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع

في إدارة المشروع، تعد خطة إدارة أصحاب المصلحة وثيقة رسمية تحدد كيفية إشراك أصحاب المصلحة في المشروع. والجهة المعنية هي الشخص أو المجموعة التي لها مصلحة في المشروع. ومن خلال التفكير في متى وكيف سيتم إشراك أصحاب المصلحة، يمكن لفريق المشروع تحقيق أقصى قدر من التأثير الإيجابي لأصحاب المصلحة على المشروع.

ما هي الجهات المعنية؟

يمكن أن يكون أصحاب المصلحة داخليا وخارجيا للمنظمة.

وتشمل أمثلة أصحاب المصلحة الداخليين التنفيذيين ووحدات الأعمال مثل المحاسبة وتكنولوجيا المعلومات. وعادة ما يكون لدى وحدات الأعمال ممثلون في فريق المشروع. يمكن أن يكون أصحاب المصلحة الخارجيون مجموعات المصالح، والشركات والمنظمات المدنية. ومن النادر أن يتم تمثيل أصحاب المصلحة الخارجيين في فريق المشروع. وبالنسبة للهيئات التي لها سلطة تنظيمية، فإن الصناعات التي تنظمها عادة ما تكون أهم مجموعة من أصحاب المصلحة الخارجيين في أي مشروع. إذا تم تحدید أصحاب المصلحة من قبل فریق المشروع، ینبغي تصور ھذا الجھة المعنیة في خطة إدارة أصحاب المصلحة.

من غير العملي أن يتألف فريق المشروع من أعضاء يمثلون كل مجموعة من أصحاب المصلحة. في كثير من الحالات، فإنه من المستحيل. ومع ذلك، يحتاج فريق المشروع إلى مدخلات ومشاركة من أصحاب المصلحة من أجل نجاح المشروع. على سبيل المثال، ترغب إحدى المنظمات الحكومية في تجديد وتحديث برنامجها البرمجي الأكثر استخداما على نطاق واسع.

الجميع تقريبا في المنظمة يستخدم البرنامج بطريقة أو بأخرى. لا يمكن تمثيل كل نوع من المستخدمين بشكل مباشر في فريق المشروع، لذلك يقوم الفريق باستنباط طرق لجمع المدخلات من أصحاب المصلحة واتخاذ قرار بشأن سبل إبلاغ أصحاب المصلحة حول وضع المشروع. ويتم توثيق هذه الأساليب لجمع استراتيجيات المدخلات والاتصالات في خطة إدارة أصحاب المصلحة.

الفرق بين خطة إدارة أصحاب المصلحة وخطة الاتصالات

يمكن أن يكون هناك قدر كبير من النزف بين خطة إدارة أصحاب المصلحة للمشروع وخطة الاتصالات. وظائفهم متشابهة جدا. إن خطة إدارة أصحاب المصلحة أوسع نطاقا من حيث أنها تسهل المدخلات للمشروع وتحدد النتائج. وخطة إدارة أصحاب المصلحة أضيق من حيث أنها لا تتناول سوى أصحاب المصالح الخاصة بينما يمكن أن تشمل خطة الاتصال جماهير أوسع نطاقا.

خطة إدارة أصحاب المصلحة تتطور خلال المشروع

عادة ما يحتفظ مدير المشروع بخطة إدارة أصحاب المصلحة. ومع تقدم المشروع، يقوم مدير المشروع بمراجعة خطة إدارة أصحاب المصلحة ويعيدها بشكل دوري إلى فريق المشروع للنظر في التحديثات. ويمكن أن يبدو المشروع مختلفا جدا في منتصف جدوله الزمني عما كان عليه في مراحل التخطيط، ولذلك فمن المهم التأكد من تغيير الوثائق التوجيهية للمشروع إذا اقتضت الظروف ذلك.

مثال على كيفية عمل خطة إدارة أصحاب المصلحة

فيما يلي مثال لكيفية تغيير خطة إدارة أصحاب المصلحة على مدار المشروع. وتشرع وكالة حكومية في وضع مشروع قانون. ويبدأ راعي المشروع ومدير المشروع، حالما يبدأ، بوضع قائمة بأصحاب المصلحة لوضعها في خطة إدارة أصحاب المصلحة.

واحدة من المهام الأولى فريق المشروع هو لحمة من الخطة. بعد بضعة أشهر، يحدد أحد أعضاء فريق المشروع أصحاب المصلحة لا أحد يفكر في بداية المشروع. يضيف مدير المشروع أصحاب المصلحة الجدد إلى الخطة ويدعو اجتماع فريق المشروع لمناقشة كيفية إشراك أصحاب المصلحة الجدد. وبمجرد أن يقرر الفريق ما يجب القيام به، سيقوم مدير المشروع بإبلاغ الراعي للمشروع.

من الواضح أن خطة إدارة أصحاب المصلحة هي وثيقة حية. ومع تغير المشروع، يمكن لخطة إدارة أصحاب المصلحة أن تتغير معها لتلبية احتياجات المشروع بشكل أفضل. مع خطة إدارة أصحاب المصلحة ذكيا، يمكن لفريق المشروع جمع بشكل مناسب المدخلات وردود الفعل من أصحاب المصلحة وكذلك إبقاء هؤلاء أصحاب المصلحة على علم.