الخلل الوحيد الذي يجب معرفته عن الدروس المستفادة الاجتماعات

تعتبر الدروس المستفادة جزءا هاما من إدارة المشاريع. لا يمكنك تحسين تسليم المشروع الخاص بك إذا كنت لا تعرف ما يعمل وما لا. لا يمكنك تبسيط العمليات الخاصة بك إذا كنت لا تأخذ من الوقت لتقييم نقدي ما إذا كانوا يعملون كما ينبغي.

يمكنك بناء مكتبة من المعرفة حول ما يعمل وما لا من خلال أخذ الوقت لمراجعة الممارسات الخاصة بك. ومن ثم العمل على إخراج تلك الاستعراضات لتحسين المشاريع في المستقبل.

ومع ذلك، هناك عيب مع هذا النموذج.

هل رصدت ذلك؟

نعم، إن مراجعة الدروس المستفادة تحدث في نهاية المشروع. هذا مثل القول، "كيف يمكنني مساعدتك الآن بعد فوات الأوان؟ "

لماذا الانتظار حتى النهاية ليست جيدة

الانتظار حتى انتهاء المشروع يعني أنه فقط المشاريع المستقبلية التي تستفيد من الحكمة المكتسبة خلال تلك القطعة معينة من العمل. لزبائنك وأصحاب المصلحة، فإنه من المحبط أن يسأل عن ما كان يمكن أن يكون أفضل عندما كنت لا تستطيع أن تفعل أي شيء حيال ذلك. المشروع قد انتهى. تم الانتهاء من. إنهم يقضون وقتهم معكم يتحدثون عن الدروس والتحسينات العملية لأنهم يريدون مساعدة الآخرين، وليس لأنهم سيشاهدون شخصيا أي عائد في ذلك الوقت.

هذا سهل جدا لتصحيح أنه يعني أنه ليس هناك عذر للانتظار حتى نهاية المشروع أن يكون استعراض الدروس المستفادة.

كيفية جدولة الدروس المستفادة الاجتماعات

الحل هو جدولة اجتماعات الدروس المستفادة بقدر ما تستطيع.

يجب أن يكونوا على الأقل في نهاية كل مرحلة أو مرحلة مشروع، وأحيانا أفعلهم مرة واحدة في الشهر.

فائدة الاستعراضات المتكررة هي أنها أقصر بكثير. أنت تراجع إطارا زمنيا أصغر، لذا من المرجح أن تكون الدروس أقل. يمكنك حتى تناسب مراجعة قصيرة في نهاية اجتماع فريق المشروع العادي.

كما هو الحال مع استعراض كامل لنهاية المشروع، لا يزال التحضير لاجتماعك مهما. فكر في ما تريد أن تسأل وما تريد الخروج من الوقت مع فريقك وأصحاب المصلحة. ثم يمكنك التأكد من التقاط ما سيعطيك أكبر تحسن في أداء الفريق.

العمل على الدروس ضروري

الجانب السلبي - إذا كنت تريد أن نسميها - من الاستعراضات المتكررة هو أن أصحاب المصلحة الخاصة بك سوف تشعر بالملل من يطلب منهم أن تعطي لك باستمرار ردود الفعل إلا إذا رأوا أن شيئا ما يحدث. هذا أمر مهم حقا. لا أحد يفكر في طلب رأيهم إذا كانوا يعرفون أنك سوف تتخذ إجراءات على أساس ذلك وجعل حياتهم أسهل نتيجة لذلك.

كما انها وسيلة رائعة لمواصلة جعل انطباعا جيدا على الزبائن والعملاء.

إنشاء جدول متابعة

أسهل طريقة للتأكد من أنك تعمل على ردود الفعل والدروس المكتشفة في الاستعراضات العادية الخاصة بك مع أصحاب المصلحة هو إنشاء جدول المتابعة. هذا ببساطة سجل لجميع الإجراءات والمهام التي تقع خارج مناقشاتك. أنشئ أداة تعقب أساسية في جدول بيانات أو استخدم برنامج قائمة المهام الواجبة القياسي لتسجيل وتتبع الإجراءات.

[اقرأ المزيد عن تتبع مشروعك.

]

فائدة القيام بذلك - وبصرف النظر عن كونها ممارسة جيدة لإدارة المشاريع - هو أنه في المرة القادمة لديك مراجعة يمكنك العودة إلى الشخص الذي أثار هذه النقطة ونقول لهم ان كنت قد فعلت شيئا حيال ذلك . هذه هي الطريقة التي بناء علاقات كبيرة حتى مع أصحاب المصلحة الصعبة: شخص أعطاك ردود الفعل، فعلت شيئا نتيجة وعودت وقال لهم أن كنت قد اتخذت إجراءات. وينبغي أن تكون قادرة على رؤية بسهولة تحسنا.

هناك تحد هنا على الرغم من ذلك، وهذا يأتي عندما لا يمكنك تحسين عملية أو التصرف على ملاحظاتهم. سيحدث ذلك: ليس من الممكن تنفيذ كل ما يطلبه أصحاب المصلحة، خاصة وأنهم في بعض الأحيان سيسألون أشياء غير واقعية تماما مثل إلغاء عملية إدارة التغيير. ارجع إليهم وشرح لماذا لا يمكنك تنفيذ ملاحظاتهم أو التصرف بها.

هذه ليست جيدة كما هي قادرة على القيام بذلك (من وجهة نظرهم) لكنه يظهر النزاهة والقدرة على متابعة من خلال. ستظل تبني سمعة راسخة كمدير للمشروع الذي يسلم إذا كنت تبقي أصحاب المصلحة على علم، حتى لو كانت النتيجة هي أنها لا يمكن أن يكون ما يريدون.