لماذا تبدأ المؤتمرات بجلسة عامة

العديد من الاجتماعات والمؤتمرات الكبيرة للشركات تبدأ بداية برنامج الحدث مع ما يسمى جلسة الافتتاح. وغالبا ما ترتبط الجلسات الافتتاحية، المعروفة أيضا باسم الجلسات العامة أو الجلسات العامة المفتوحة، بمؤتمرات أو مؤتمرات أو اتفاقيات أكبر، ولكن يمكن استخدامها لأحداث الشركات الصغيرة أيضا. يتم جدولة الجلسات الافتتاحية دائما لفترة محددة من الوقت في بداية البرنامج عادة ما تعمل بين ساعة وساعتين.

على الرغم من أن جميع البرامج لا تبدأ بجلسة افتتاحية، فإن العروض التي من المقرر أن تعقد خلال جلسة عامة مفتوحة يمكن أن تقدم منظمي الحدث وتستضيف فرصة فريدة لمعالجة الحضور.

ما هي جلسة الافتتاح في المؤتمرات

وتتميز الجلسات العامة الافتتاحية بعرض مجدول أو سلسلة من العروض من قبل مجموعة متنوعة من المتحدثين التي تهدف إلى معالجة الجمهور العام. تقدم بعض برامج الحدث في نهاية المطاف جلسات الاختراق المتزامنة التي يقسم الحضور إلى مجموعات أصغر للعروض وورش العمل. ويقسم آخرون الجمهور على الفور تقريبا للجلسات المخصصة لأدوار معينة أو لمهارات أو اهتمامات معينة. ومن ناحية أخرى، تشكل الجلسة العامة الافتتاحية فرصة في بداية البرنامج لمعالجة جميع المشاركين في الحدث معا.

خلال الجلسة العامة الافتتاحية، قد تختار قيادة المنظم تغطية بنود جدول الأعمال العامة وتحديد أهداف البرنامج العام.

وعادة ما تشمل الجلسات الافتتاحية أيضا متحدثا رئيسيا وغيرهم من مقدمي العروض الذين يساعدون في تحديد نغمة الاتفاقية. ويمكن عقد هذه العروض في أشكال مختلفة، ولكن الدورات نفسها بحكم التعريف مفتوحة لجميع الحاضرين.

لماذا تبدأ الجلسة الافتتاحية

الجلسات العامة الأكثر فعالية هي الجلسات التي يتم تنظيمها للجمهور والحضور، وليس منظمي الحدث.

في حين يمكن لمنظمي الفعاليات أن يغتنموا الفرصة لمعالجة أعمال الشركة أو الجمعيات، والخدمات اللوجستية للفعاليات، وبنود جدول الأعمال، إلا أن الجلسة الافتتاحية العظيمة يجب أيضا أن تحفز الجمهور وتحفزه. تتطلب البرامج الفعالة مشاركة الجمهور واهتمامه. إذا كان منظمو الحدث يفقدون اهتمام الجمهور منذ البداية، فعليهم أن يقاتلوا لاستعادته. وينبغي أن يبدأ افتتاح الجلسات العامة للبرنامج بمذكرة قوية. وفيما يلي الأهداف التي يجب على منظمي الحدث تدريب منظمي البرامج على الاجتماع بها في الجلسة الافتتاحية.

أھداف الجلسة الافتتاحیة

نظرا لأھمیة افتتاح الجلسة العامة في بدء البرنامج من خلال ملاحظة قویة، فإن الجلسات الافتتاحیة العظیمة تمیل إلی معالجة مجموعة من الأھداف التالیة:

• تحفیز الجمھور > تثقيف الجمهور
• ترفيه الجمهور ومشاركته
• تعيين نغمة للبرنامج
• إنشاء تجربة لا تنسى
• مشاركة معلومات هامة
• ستقدم أفضل الجلسات العامة الافتتاحية كل هذه الأهداف.على سبيل المثال، قد تتضمن الجلسة العامة الافتتاحية لمؤتمر سنوي رسالة ترحيب من رئيس المنظمة وكذلك عنوان من إميسي الذي سيعمل كمحرر للحدث.

قد تنتهي الجلسة الافتتاحية على مذكرة قوية مع المتحدث الرئيسي الضيف الذي يقدم عرضا حول تحفيز قوة المبيعات لتحقيق أهداف الشركة.

المزيد عن المؤتمرات التجارية

13 نصائح لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من اجتماع الأعمال

• زيادة الحضور في الحلقات الدراسية والأحداث التجارية
• نصائح آداب الأعمال لحضور مؤتمر الأعمال
• مؤتمر خطوة بخطوة دليل التخطيط