10 عادات مدراء المشاريع الناجحين

لماذا يبدو أن بعض مديري المشاريع يجلبون مشاريعهم في الوقت المحدد، وعلى الميزانية ومع العملاء الراضين وغيرهم … حسنا … لا؟

لقد سمعت عن كتاب ستيفن كوفي 7 عادات الأشخاص الأكثر فعالية . اليوم دعونا ننظر إلى العادات 10 أن مديري المشاريع الناجحة للغاية سهم.

لقد رأيت هذه العادات الحصول على المذكورة مرارا وتكرارا في تقييم الأداء وفي نهاية المشروع الاستعراضات حيث العميل أو الفريق أو الراعي يقدم التغذية الراجعة لمدير المشروع.

أنت لا تحتاج إلى 10 سنوات من الخبرة من أجل تقديم بنجاح في كل مرة. من خلال تغيير عاداتك وتنظيف المهارات الخاصة بك يمكنك بشكل كبير تحسين فرص نجاح المشروع الخاص بك (وتعطي لنفسك وقتا أقل إرهاقا في العمل كذلك).

وفي أي ترتيب معين (وبصرف النظر عن عدد 10) دعونا نبدأ!

1. استخدام فريق الحق

يعرف مديري المشاريع الأكثر فعالية وناجحة قدرات أعضاء فريقهم. وهذا يعني أنه يمكنهم تخصيص العمل المناسب للأشخاص المناسبين.

استخدام مورد خاطئ على مهمة يمكن أن يؤدي إلى أن يستغرق وقتا أطول أو القيام به سيئة. فإنه يساعد حقا على معرفة نقاط القوة والضعف من الأفراد الذين يعملون معك حتى تتمكن من تخصيص أفضل لهم لمهام المشروع.

اكتشف كيف يمكن لإدارة الموارد توفير الوقت أيضا.

2. إدارة مشكلات المشروع

واجهت جميع المشاريع مشكلات من وقت لآخر. إن مدراء المشاريع الناجحين لا يسمحون لهم بالقلق.

وهم يعرفون عمليات إدارة القضية، وكذلك أفضل الطرق للتعامل مع المشاكل عند ظهورها.

يمكنك القيام بذلك أيضا. بمجرد أن تعرف كيفية تقييم قضية المشروع ستجد أن إدارة القضايا يصبح عادة سهلة لدمج في روتينك الأسبوعي. وضع بعض الوقت جانبا للذهاب من خلال سجل المشكلة الخاصة بك كل أسبوع، وسوف تجد قريبا أنه من السهل على البقاء على رأس من إدارة المشاكل.

3. التعامل مع التغييرات

المشاريع مصممة لتغيير الأشياء ولكن هذا النوع من التغيير يحدث لأشخاص آخرين! من الصعب إدارة التغيير الذي يهدف مباشرة إلى فريق المشروع، مما يخل بجدول المشروع المفصل ويخلق عملا جديدا وكومة كاملة من تحديثات الوثائق.

لدى مديري المشاريع الناجحين عملية إدارة التغيير التي يتبعونها. بعد الخطوات المحددة يجعل من الأسهل لتحويل أي عمل في العادة لأنها منظم ومتكررة.

تظهر عملية إدارة التغيير على النحو التالي:

• تلقي معلومات حول التغيير
• تقييم التغيير
• تحديد مقدار العمل الذي يجب القيام به التغيير
• إعداد توصية حول ما إذا كان يستحق المضي قدما.

ثم تحصل على قرار من الكفيل الخاص بك حول ما إذا كان يجب تضمين التغيير أم لا.

ملاحظة: يمكنك الموافقة على بعض التغييرات الصغيرة بنفسك طالما أنها ضمن مستويات السلطة والسلطة الخاصة بك.

يعرف مدراء المشاريع الناجحون أن التعامل مع التغييرات هو جزء من الوظيفة، ولديهم خطة للتعامل معها عند حدوثها.

4. إدارة تكاليف المشروع

من المحتمل جدا أن يتحمل المشروع تكاليفك، حتى لو لم يكن لديك السيطرة الكاملة على سلاسل المحفظة بنفسك. أن تكون قادرة على إدارة العناصر المالية في السيطرة الخاصة بك يجب أن تكون عادة لأنه إذا كنت لا الاقتراب منه بشكل منتظم وروتيني سوف تجد وظيفة تصبح ضخمة جدا فإنه من المستحيل أن تفعل بشكل جيد.

مديري المشاريع رائعة البقاء على رأس النفقات مع أنظمة الإيداع التي تعمل للفواتير، ونقلت والتقديرات. الدخول في هذه العادة من استخدام برنامج ميزانيتك (حتى لو كان ذلك مجرد جدول بيانات).

لا يمكنك إدارة تكاليف المشروع حتى تكون لديك خطة لما تنوي إنفاقه. اقرأ هذا عن كيفية إنشاء ميزانية للمشروع حتى يمكنك البدء.

5. بناء

فريق المشروع على الأرجح لن تعمل بالنسبة لك فلماذا هو بناء فريق جزء من عادات مديري المشاريع الناجحة؟

لأنك تحتاج إلى العمل معا بشكل فعال وتحتاج إلى الأفراد المشاركين في المشروع للوصول بسرعة إلى نقطة حيث يثقون ببعضهم البعض. يمكنك الحصول على ذلك من خلال بناء الفريق.

احترس من الحالات حيث فريقك يتناقص. سلوك البلطجة، على وجه الخصوص، غير مقبول.

معرفة ما يمكن لمديري المشاريع القيام به حول البلطجة.

6. فهم العمليات

العادة السادسة لمديري المشاريع الناجحة للغاية هي أنهم يفهمون العمليات الموجودة داخل مجال سيطرتهم.

وهذا يعني أنهم يعرفون ما هي إجراءات العمل الواجب اتباعها. أنها لا تضيعوا الوقت في محاولة لوضع كيفية كتابة حالة الأعمال لأنهم يعرفون أن هناك إجراء لذلك، وأنها يمكن أن تتبع الخطوات.

وبعد أن قلت ذلك، أن مديري المشاريع الأكثر نجاحا ليست عبدا للعملية. وهم يعرفون متى الشيء الصحيح الذي يجب القيام به هو اتباع هذه العملية. وهم يعرفون عندما يكون من الأفضل أن قرص قليلا لجعل المهام أسهل عموما للجميع. ومن الأمثلة على ذلك إزالة البيروقراطية من مشروع صغير عن طريق تكييف العمليات وفقا لذلك.

7. تحديث الجدول

لا ينبغي ترك جداول المشاريع للصدفة وأن مديري المشاريع الأكثر نجاحا سيجعل من العادة أن تحقق بانتظام جداولها للتأكد من دقتها وتحديثها.

هناك الكثير من الطرق لتتبع التقدم المحرز في المشروع الخاص بك ولكن الشيء الأكثر أهمية هو أن تفعل ذلك! إذا كنت تكافح لجعل هذه العادة الخاصة بك ثم حجز اجتماع قصير في اليوميات الخاصة بك مع نفسك والجدول الزمني الخاص بك مرة واحدة في الأسبوع. استخدام نفس الوقت كل أسبوع، واتخاذ 30 دقيقة لمراجعة أين أنت وأين تحتاج إلى أن تكون. إجراء التعديلات اللازمة، ونقول للفريق والاستمرار في المشروع.

ملاحظة: إذا كان تغيير الجدول الزمني الخاص بك يكون له تأثير على تاريخ الانتهاء من المشروع أو على تاريخ التسليم لمعالم رئيسية ثم التحدث مع الكفيل الخاص بك.يجب عليك عدم تغيير أساسيات خطتك الأساسية دون المرور بعملية الموافقة الرسمية.

8. إدارة مخاطر المشروع

إن معرفة ما يجب إدراجه في سجل المخاطر هو شيء واحد، ولكن المراجعة المعتادة لها والعمل على المخاطر التي تثيرها أمر مختلف.

لا يكفي استخدام بداية مشروعك لتحديد المخاطر ومن ثم عدم التفكير فيها مرة أخرى. إدارة المخاطر يجب أن تكون جزءا من عادات المشروع الخاص بك لأنه بدون ذلك ستجد أن المخاطر تتحول إلى القضايا وخلق مشاكل بالنسبة لك.

هذا هو مجال آخر حيث يمكن أن تساعد العمليات القياسية وحجز فتحة منتظمة للقيام بمراجعة المخاطر. يمكنك تضمينه كجزء من اجتماعات فريقك. جعلها عادة لمراجعة المخاطر الخاصة بك مع الفريق، وإغلاق أي التي لم تعد تهديدا وتخطيط الإجراءات لتلك التي تريد التخفيف.

9. وقت التعقب

يعرف مديري المشاريع الكثير عن إدارة وقت المشروع، ولكن هذا يميل إلى أن يكون في مجال الجدولة والتخطيط. ما نتحدث عنه هنا هو تتبع الوقت على أساس يومي أكثر انتظاما. نحن نتحدث عن الجداول الزمنية.

فرق المشروع في كثير من الأحيان ليست حريصة على استخدام الجداول الزمنية إذا لم تكن قد فعلت من قبل. العديد من أدوات برمجيات إدارة المشاريع لديها تتبع الوقت المتأصل في المنتج. وهذا يمكن أن يجعل من الأسهل إدخال التبديل إلى تتبع الوقت كفريق واحد.

ما إذا كنت تتعقب وقت فريقك (الذي يوصى به) فمن المهم أن تعرف أين يذهب الوقت الخاص بك في يوم واحد. يجب أن تجعل من العادة للحفاظ على مذكرة لكيفية قضاء وقتك. هذا سوف تساعدك على فهم ما إذا كنت تنفق الوقت على مهام المشروع أولوية قصوى. قد تعتقد أنك أنت، ولكن هل أنت حقا؟ وسجلات الوقت أو تسجيل الوقت من بعض الشكل يساعد، حتى لو كان مجرد سجل ساعة على المفكرة.

10. تحقيق التغيير التجاري

وأخيرا، فإن العادة التي تجعل مديري المشاريع الأكثر نجاحا هي قدرتهم على مساواة مخرجات المشروع مع نتائج الأعمال. تم تصميم المشروع الخاص بك لتحقيق شيء مدهش للشركة، وكنت قد فعلت ذلك. عظيم.

ولكن إذا كان المستخدمون لا يستخدمون المنتج الخاص بك أو البرنامج بسرعة تقع خارج التاريخ أو العملاء ليست مندهشة كما كنت … ثم كان المشروع مضيعة للوقت.

أنجح فرق المشروع تأكد من أنهم يعرفون ما هي نتائج الأعمال التي يهدفون إليها. أنها تبني حلا يسلم هذا التغيير الأعمال بطريقة مستدامة. ما يتم تسليمه عند انتهاء المشروع يتم استخدامه بالكامل واعتماده بالكامل من قبل العميل. انها نجاح لأنها بنيت لتكون ناجحة من البداية.

فهم أهداف العمل هو معيار رئيسي لأي مدير مشروع يريد أن يكون له تأثير على العملاء وأصحاب المصلحة. إذا كنت تستطيع أن تظهر أن كنت قد سلمت شيئا من القيمة، فمن السهل أن تثبت تأثير لديك والقيمة التي تجلبها للشركة.

اجعل من العادة أن تسأل أصحاب المصلحة ما هي قيمة الأعمال التي يتوقعونها وكيف يريدون استخدام كل ما هو أن المشروع الخاص بك هو تقديم لهم.تحدث إليهم حول كيفية تعريفهم للنجاح. يمكنك بناء هذا في عملية قابلة للتكرار في بداية كل مشروع.

كم عادات النجاح هل لديك؟

بعد قراءة القائمة، كم من هذه العادات لديك بالفعل؟ هناك على الأرجح أشياء هنا يمكنك القيام بها اليوم وغيرها التي كنت أعلم أنك يجب بذل المزيد من الجهد للقيام بانتظام. والخبر السار هو أن خلق عادة جديدة من السهل نسبيا إذا كنت ملتزما للقيام بذلك. قريبا هذه الأمور سوف تكون طبيعة ثانية وعليك أن تكون جيدا على الطريق إلى كونها واحدة من أنجح مديري المشاريع في شركتك.

ما هي تلك التي ستبدأ العمل عليها وتبنيها في روتينك الأسبوعي؟

المزيد من القراءة

أوصي القراءة قوة العادة من قبل تشارلز دوهيغ.