كيفية إنشاء نظام إدارة المستندات

إدارة الوثائق هي عملية التعامل مع المستندات بطريقة يمكن من خلالها إنشاء المعلومات ومشاركتها وتنظيمها وتخزينها بكفاءة ومناسبة. على هذا النحو، تعلم كيفية إنشاء نظام إدارة الوثائق أمر بالغ الأهمية للشركات.

بالنسبة للعديد من الشركات، ينصب تركيز إدارة الوثائق على تنظيم الوثائق وتخزينها. انهم يريدون أن تكون قادرة على تخزين الوثائق بطريقة منظمة وآمنة التي لا تزال تسمح الوثائق التي يمكن العثور عليها بسهولة.

هذه المقالة سوف تظهر لك كيفية إنشاء نظام إدارة الوثائق التي تفعل بالضبط ذلك.

إذا قمت بكتابة "إدارة الوثائق" في أي محرك بحث، فستحصل على قوائم طويلة من "حلول" إدارة الوثائق، التي تضم العديد من البرامج أو التطبيقات التي تعلن عن مزايا وجود مكتب رقية.

ومع ذلك، فإن برامج أو تطبيقات إدارة المستندات مصممة لتحسين معالجة نشاطك التجاري للملفات الإلكترونية. المشكلة هي أن العديد من الشركات الصغيرة لديها للتعامل مع مزيج من البيانات القديمة على الورق والملفات الإلكترونية - وفي بعض الحالات، ونسبة البيانات الورقية هو أكبر من ذلك بكثير.

أحد الحلول لمشكلة وجود بيئة بيانات مختلطة هو استخدام نظام تصوير المستندات لتحويل جميع وثائق عملك إلى شكل إلكتروني. ولكن هذا مكلف للغاية وتستغرق وقتا طويلا لكثير من الشركات الصغيرة.

والخبر السار هو أنه يمكنك وضع أساسيات نظام إدارة الوثائق في مكان دون شراء أي برامج خاصة أو الذهاب من خلال تصوير الوثائق بالجملة.

لا يجب أن يكون النظام معقدا. لديك فقط لاستثمار بعض الوقت في التخطيط وتنفيذها.

كيفية إنشاء نظام إدارة الوثائق

يتضمن إعداد نظام إدارة الوثائق ثلاث خطوات؛

• إنشاء خطة إدارة الوثائق،
• تنفيذ خطة إدارة الوثائق،
• وبعد ذلك.

الخطوة الأولى، إنشاء الخطة، تنطوي على الإجابة على هذه الأسئلة الأربعة:

1. ما هي قواعد إنشاء المستندات؟

الفواتير، رسائل تذكير الدفع، كتيبات المبيعات، والبريد الإلكتروني، والميزانية العمومية، وجداول البيانات والتقارير - جميع الشركات خلق مجموعة متنوعة من الوثائق في سياق القيام وتتبع الأعمال. وللحفاظ على الأمور المنظمة، تحتاج جميع الشركات إلى وضع قواعد حول إنشاء المستندات.

على سبيل المثال، هل هناك نماذج داخلية لبعض مستندات العمل القياسية، مثل الرسائل والفواتير، وأين تقع هذه النماذج؟

هل هناك دليل على الطراز الداخلي يجب اتباعه؟

هل يجب أن تكون الوثائق الجديدة مؤرخة و / أو مختومة زمنيا؟

ما هي الإجراءات التي يجب اتباعها لمشاركة الوثائق أو مراجعتها؟

بالنسبة لبعض الشركات الصغيرة، فإن النقطة الوحيدة حول إنشاء الوثائق التي تهم ستكون حيث توجد نماذج لمختلف وثائق الأعمال وكيفية استخدامها.ولكن إذا كان إنشاء المستندات ضمن نشاطك التجاري يتضمن أشخاصا مختلفين يتعاونون في مراجعة المستندات أو مراجعتها أو تحديثها، فسيلزمك قضاء بعض الوقت في تحديد كيفية تنفيذ هذه الأشياء لضمان الكفاءة والاتساق.

2. كيف سنخزن الوثائق؟

هناك في الواقع جانبان لهذا السؤال.

الأول يتضمن الجوانب المادية للتخزين. حتى لو كان عملك الصغير هو تخزين الوثائق في خزائن الملفات، هناك تكاليف مرتبطة بالتخزين؛ وليس فقط تكلفة خزائن الملفات نفسها، ولكن تكلفة الوقت عندما كنت و / أو موظفيك ملف الوثائق أو الذهاب لاستردادها. في الواقع، فإن التكلفة الأكبر المرتبطة بالتخزين، بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة، هي على الأرجح تكلفة الوقت الضائع عندما يبحث الناس عن الوثائق.

الجانب الثاني من تخزين الوثائق التنظيمية؛ كيف ستودع الوثائق؟ مفتاح تقديم الوثائق هو اتباع ممارسات إدارة الملفات جيدة. جيل تشونغفا يشرح كيفية إعداد نظام الإيداع لتقديم سريع وفعال في اتقان نظام الإيداع الخاص بك في حين أن 10 إدارة الملفات نصائح يشرح كيفية الحفاظ على الملفات على نظام الكمبيوتر الخاص بك منظمة وما يصل إلى التاريخ.

تحتاج أيضا إلى معرفة كيفية أرشفة المستندات. كيف يمكنك التعامل مع الملفات التي هي قديمة أو مجرد استعداد لنقلها إلى الموقد الخلفي في نظام إدارة المستندات الخاصة بك؟

بالقرب من بداية كل عام، على سبيل المثال، أذهب من خلال مختلف الملفات ذات الصلة بالعمل على جهاز الكمبيوتر الخاص بي، وإزالة الأعطال التي لم تعد الحالية، وإنشاء مجلدات جديدة المسمى العام و / أو الموضوع، ونقل الملفات كما بحاجة.

نفس الشيء يمكن القيام به مع الملفات الورقية؛ فإنه ليس من الصعب إزالة الوثائق القديمة (إيه) من مجلد ملف والتسمية وإنشاء واحدة جديدة مع "قديم" في العنوان. توفر بعض البرامج خيارات الأرشفة التلقائية. يتيح لك ميكروسوفت أوتلوك، على سبيل المثال، أرشفة البريد الإلكتروني القديم.

3. كيف يمكن تبسيط الوثائق المستردة؟

هذا السؤال هو قلب نظام إدارة المستندات. وفي دراسة استقصائية أجرتها شركة ليجر ماركيتينغ لشركة زيروكس كانادا، قال أصحاب ومديري الشركات الصغيرة والمتوسطة الكندية في المتوسط ​​إن التكلفة تبلغ 2 و 152 دولارا في السنة لإدارة وتخزين الوثائق وحوالي ساعة واحدة في اليوم للبحث عن هذه الوثائق (غلوباندمايل كوم).

مرة أخرى، يمكن لممارسات الإيداع الجيدة أن تقطع شوطا طويلا نحو حل المشكلة. تصفح مقالات إدارة البيانات على هذا الموقع سوف تحصل بدأت. إذا كنت تفعل أشياء مثل اتباع باستمرار التسمية تسمية الاتفاقيات الموضحة في 10 طرق للحفاظ على الملفات الرقمية الخاصة بك المنظمة، على سبيل المثال، وثائق سيكون من الأسهل بكثير العثور عليها.

وما إذا كنت مالكا فرديا يعمل منفردا أو صاحب عمل مع الموظفين، أوصي بإنشاء قائمة مواقع الملفات ، والتي ستذكر المستخدمين حيث تذهب أنواع معينة من الملفات - وأين يمكن العثور عليها وثائق معينة. إذا كان نشاطك التجاري أكثر من غيره، تذكر تضمين ما إذا كان الملف سيكون على نظام الكمبيوتر أو خادم داخلي أو في السحاب أو في شكل ورقي يتم إيداعه في موقع فعلي مثل خزانة الملفات.على سبيل المثال، لنفرض أنك تستخدم الصور أو الفيديو أو حتى الصور الورقية في نشاطي التجاري. قد يكون الإدخال في قائمة مواقع الملفات:

الصور الرقمية / الفيديو: الكمبيوتر (أو الخادم) - محرك الأقراص E: / الصور - الملف في مجلد الموضوع المناسب
صور الورق: خزانة الملفات 3 - الصور - ألفا حسب الموضوع

يجب أن توصف الشبكة المشتركة أو محركات الأقراص السحابية وفقا للمحتويات كما يجب حفظ أدراج الخزانة.

4. كيف يمكننا جعل / الحفاظ على وثائقنا آمنة؟

الخط الأول للدفاع عن أمن الوثائق هو فيزيكال تأمين الأعمال التجارية أنفسهم. جميع الشركات تحتاج إلى أنظمة الأمن، مثل أنظمة الإنذار، تثبيت - حتى الأعمال المنزلية.

قد تحتاج الشركات أيضا أو ترغب في الاستثمار في أجهزة أمنية أخرى، مثل قضبان النوافذ / الشوايات، وكاميرات الأمن و / أو خدمات الدوريات. يمكنك قضاء كل الوقت الذي تريد إنشاء كلمات السر وتشفير الملفات في محاولة لحماية الملفات الإلكترونية الخاصة بك، ولكن لا يهم كثيرا إذا كان شخص ما يمكن أن يهيمون على وجوههم فقط في وسرقة جهاز الكمبيوتر الخاص بك والقرص الصلب المرافق.

يجب أن تكون جميع خزانات الملفات قابلة للإقفال وتظل مقفلة بعد ساعات العمل (وتغلق في وقت الغداء إذا لم يكن أحد موثوقا بها قريبا).

تتضمن إجراءات الأمن العامة للوثائق الإلكترونية نسخ المستندات احتياطيا بانتظام والاحتفاظ بنسخ احتياطية للوثائق في مكان آخر بخلاف القرص الصلب نفسه حيث توجد المستندات الأصلية. ومن الأفضل حماية الموقع خارج الموقع من محو بيانات نشاطك التجاري بسبب الكوارث الطبيعية - وهو سبب آخر يجعل السحابة مثالية للأعمال التجارية. لمزيد من المعلومات حول إعداد واستخدام نظام النسخ الاحتياطي الفعال، راجع كيفية إعداد نظام النسخ الاحتياطي الناجح.

قد ترغب الشركات الصغيرة مع الزملاء أو الموظفين الذين يشاركون في شبكة الكمبيوتر نفسها أيضا في تقييد وصول بعض المستخدمين حتى يتمكنوا من استخدام أو رؤية بعض موارد الشبكة فقط. على سبيل المثال، قد يكون لديك دليل مشاركة شبكة أو سحابة باسم "المحاسبة" الذي لديه حق الوصول مقيد بالإدارة فقط حتى إذا كان يسمح للمستخدم بالوصول إلى مورد، مثل تطبيق، يمكن أن تكون مستندات معينة محمية بكلمة مرور. ويمكن أيضا تشفير محتويات الوثائق، مما يجعلها متاحة فقط لأولئك الذين لديهم مفتاح التشفير المطلوب.

سرقة الموظف هي تهديد آخر لأمن البيانات. يجب على الشركات الصغيرة مع الموظفين أن تجعل فحص السيرة الذاتية والحصول على معلومات أساسية عن الموظفين مسألة تتعلق بالسياسة.

تنفيذ نظام إدارة المستندات

بعد إنشاء خطة إدارة المستندات من خلال الإجابة على الأسئلة أعلاه، تكون مستعدا لتنفيذها، مع التأكد من أن جميع الموظفين يعرفون تفاصيل نظام إدارة مستندات نشاطك التجاري باتباع الإجراءات المناسبة عند إنشاء الوثائق وتخزينها واسترجاعها.

عليك أيضا التأكد من أن كل من يقوم بالوصول إلى الوثائق داخل مؤسستك ويستخدمها يتبع، من خلال القيام بأشياء مثل تسمية وتخزين المستندات بشكل مناسب. تحقق بقعة على أساس منتظم لاختبار ما إذا كان يمكن العثور على ملفات معينة بسهولة والحماية من سوء التصحيح.

يمكنك إعداد نظام إدارة الوثائق في يوم واحد ولكن تنفيذه باستمرار مع مرور الوقت سيكون مفتاح نجاحها. المكافآت ضخمة - أن تكون قادرة على العثور على ما تريد أن تجد عندما تريد ذلك وراحة البال.