5 الخطوات التي يجب اتخاذها عندما يترك الموظف الرئيسي

إن مغادرة الموظف الرئيسي غالبا ما تكون ضربة، ولكن مع التخطيط السليم، يمكنك التأكد من أنها مجرد مرحلة أخرى في نموك. اتخاذ الخطوات التالية لضمان الاستمرارية في عملك والحفاظ على المستثمرين والمستفيدين الآخرين على علم حول كيفية المضي قدما.

1. وضع خطة احتياطية في مكان

من الناحية المثالية، يجب أن يكون لديك دائما خطة احتياطية في حالة حدوث أمراض مفاجئة أو حالات طوارئ أخرى، ولكن إذا أشار موظف رئيسي عند المغادرة أو إشعار، يجب أن تأتي فورا مع خطة أن يكون شخص آخر يتعامل مع مهامه.

يجب أن يفهم المديرون الرفيعو المستوى والبدائل المحتملة كل جانب من جوانب دوره.

جزء كبير من الخطة الناجحة هو الوثائق. يجب أن يكون كل شيء يعمل فيه كل موظف جزءا من دليل عام أو تقويم أو قائمة مهام أو ملف. يجب أن تتضمن هذه الوثائق معلومات الاتصال للأطراف الخارجية بالإضافة إلى توضيحات حول كيفية وحدات الماكرو إكسيل أو برامج الكمبيوتر أو الاختصارات الأخرى التي تم إنشاؤها بواسطة عمل الموظف.

يجب أن تتضمن الخطة أيضا قائمة واضحة بالأولويات بحيث لا يتم التغاضي عن الموظفين المتبقين والتعرف على المهام التي لها الأسبقية على عملهم الحالي.

2. النظر في أمن المعلومات

الموظفين الرئيسيين غالبا ما يكون الوصول إلى الحسابات المصرفية، وأنظمة الكمبيوتر الهامة والخدمات عبر الإنترنت. وفي حین أن حالات سوء السلوك المتعمد أو سرقة المعلومات نادرة، إلا أنھا لا تزال أفضل ممارسة لإزالة وصولھم حالما لا یحتاجون إلیھا.

بالإضافة إلى إزالة الوصول، تحتاج إلى التأكد من الاحتفاظ بها.

على سبيل المثال، قد يحتاج موظف آخر إلى أن يمنح سلطة توقيع الشيكات للحفاظ على نظام التوقيع على توقيعين. إذا كان الموظف المغادر قد اشترك في خدمة عبر الإنترنت، مثل موقع ويب أناليتيكش، باستخدام البريد الإلكتروني للشركة، فتأكد من نقله إلى بيانات الاعتماد.

3. إصدار الراتب النهائي والفوائد

يحق للموظفين المغادرين دفع راتبهم النهائي وأي مزايا مستحقة، مثل أيام الإجازات غير المستخدمة.

تعتمد الدفعات الخاصة بمزايا الهامش المستحقة على اتفاقية العمل والقوانين المحلية.

يحدد قانون الولاية أيضا الجدول الزمني لإجراء الدفع. لديك عموما حتى ما كان يمكن أن يكون يوم الدفع المقرر بانتظام إذا كان الموظف قد أقام مع شركتك. تفضل العديد من الشركات أن يوقع الموظفون المغادرون على راتبهم النهائي شخصيا في اليوم الأخير. العمل مع خدمات مسك الدفاتر لحساب المبلغ النهائي المستحق.

4. قم بتحديث بياناتك المالية

إذا كان الموظف قد حصل بالفعل على خيارات الأسهم أو التعويض المؤجل، فمن المحتمل أن يتم تسجيل المصروفات والمسؤولية المصاحبة بالفعل في كتبك. إذا كان المغادرة يؤدي إلى مظلة ذهبية أو مدة عقد أخرى، فإن التعويض المستحق لا يمكن أن يكون إلا حاشية - إذا كان مدرجا في بياناتك المالية على الإطلاق.

بدلا من الانتظار حتى فترة الإبلاغ التالية، يجب على مدقق الحسابات الخاص بك على الفور إدخال إدخالات دفتر اليومية المناسبة لتعكس أي معاملات مالية وقعت مع رحيل الموظف. هذا يعطيك تحذير مسبق في حال كنت بحاجة إلى شرح أو تعديل للتحول في الأرباح الناجمة عن أي دفعات.

5. إخطار املستثمرين

يعتبر معظم املوظفني قابل لالستبدال، ومن غير املرجح أن تكون رحالتهم جوهرية بالنسبة لقرارات االستثمار.

ومع ذلك، هناك استثناءات. ومن الأمثلة على ذلك رحيل عالم بارز يغادر رحيله البحث الذي يعتبر مركزا في عمليات شركته.

وبغض النظر عن أفضل الممارسات، يجب عليك أن ترسل إخطارا للمستثمرين بشأن مغادرة أي موظف رئيسي. وهذا يمكن أن يساعد على تهدئة المخاوف من الاضطراب أو المعارضة داخل صفوفك ومنع المستثمرين من النظر في سحب دعمهم. كما أنها وسيلة جيدة لإطلاع المستثمرين على ما يجري داخل الشركة، والسماح لهم معرفة كيف تخططون للنمو في المستقبل.