موازنة السجل النقدي - كيف، لماذا، وعندما

حتى مع أنظمة نقاط البيع الحديثة اليوم، ما زلت بحاجة إلى إجراء حساب للنقد في المتجر. هذه الضوابط الداخلية ضرورية لمنع سوء إدارة الأموال وحماية الأصول من الخسارة. ليس فقط قيام الضوابط الداخلية القوية تعزيز الكفاءة التشغيلية، فإنها تضمن أيضا سجلات المحاسبة موثوقة. واحدة من الأسباب الأكثر شيوعا للانكماش أو الخسارة في متجرك هو من خلال سوء من النقد.

وعند التحقيق، فإن السبب الأكثر شيوعا للسرقة هو عدم وجود إجراء أو ضوابط مناسبة.

عملية عد المال، التوفيق بين الإيصالات وتحقيق التوازن بين درج النقود يخلق المساءلة من المعاملات اليوم. ويمكن إنشاء هذا النظام إدارة النقد في نفس الوقت يتم إنشاء سياسات مخزن. العديد من أنظمة نقاط البيع (نقاط البيع) اليوم لديها تعليمات خطوة بخطوة لإغلاق (المعروف أيضا باسم موازنة) درج النقود لتوجيه الموظف.

لماذا التوازن؟

إدارة المتجر أو الصرافين يمكن سحب تقرير المبيعات في أي وقت خلال نوبة. من خلال إضافة النقد بداية في درج إلى الرقم المبيعات اليومية، وتاجر التجزئة يعرف بالضبط كم من المال يجب أن يكون في تسجيل النقدية أو نظام نقاط البيع في أي وقت من الأوقات. هذا مفيد للغاية:

• لتجنب عقد الكثير من النقد في الطابق المبيعات.
• إذا تم سرقة المتجر.
• عندما يشكو أحد العملاء من التغيير القليل جدا.

• لاكتشاف النقص / النقص المتكرر لصرافين معينين.
• لإزالة إغراء أخذ النقد بدون وثائق من درج النقود.

كيفية الموازنة بين درج النقود

عادة ما يتم إجراء توازن بين تسجيل النقود في نهاية اليوم أو في نهاية نوبة الصراف. يجب أن يتم سحب درج النقدية ومحتوياته إلى مكتب أو منطقة منعزلة أخرى لإعداد التقرير.

إذا كان التوازن بين الدرج بعد الإغلاق، فتأكد من أن أضواء أرضية البيع متوقفة، وأن الباب مغلق. بالنسبة للعديد من مندوبي المبيعات، يحصلون على عجلة من امرنا ويميلون إلى البدء في الإغلاق قبل إغلاق المتجر فعليا. هذه ليست ممارسة آمنة. ومع ذلك، إذا كان لديك عدة موظفين في المخزن، فمن الممكن لإغلاق واحدة من السجلات خلال ساعات العمل.

يجب فحص أي تجاوزات أو نقص. وينبغي أن تؤخذ الطبيعة البشرية في الاعتبار للأخطاء الطفيفة والكميات الصغيرة. نحن نعني بذلك أن بعض التغييرات البسيطة شائعة عند معالجة المعاملة. ومع ذلك، يمكن أن تكون الفوارق المتكررة علامة على سرقة الموظف أو قد تشير إلى مزيد من التدريب مطلوب لصراف معين. وكقاعدة عامة، كنت ترغب في التأكد من أن لا أكثر ثم $ 2 هو خارج في الليل. في حين أنه يعتمد على كمية من المعاملات في ذلك اليوم (وبعبارة أخرى، والمزيد من المعاملات أكبر فرصة لخطأ العد) قاعدة $ 2 هي واحدة مفيدة.

يتم إعادة النقدية النقدية مباشرة إلى درج النقدية وتخزينها للمساء، في حين يتم إعداد الودائع للبنك. يمكن تدبيس جميع زلات بطاقة الائتمان والتقارير النهائية وإيصالات السجل الأخرى إلى تقرير درج النقود اليومية والمودعة حسب التاريخ.

فصل الواجبات

لمزيد من المساءلة، والنظر في استخدام شخصين لتحقيق التوازن بين تسجيل النقدية. شخص واحد سوف تعول درج وإنشاء تقرير النقدية اليومية، في حين أن الشخص الآخر يعد وديعة مصرفية. ويتعين على كل من الموظفين التوقيع على التقرير الذي يبين أنهم مسؤولون عن الأرقام المبينة. وفي حين لا يمكن لأي نظام أن يمنع الغش، فإن هذا التدقيق سوف يساعد على تثبيط التواطؤ بين الموظفين.

في بداية النوبة التالية، ينبغي تعيين كل أمين صندوق درج النقود الخاص بها. اطلب من أمين الصندوق إعادة فرز النقود في الدرج للتحقق من رصيد البداية. إذا كنت متجرا صغيرا مع سجل واحد فقط، فإن النقد على الأرجح يبقى في الدرج بين عشية وضحاها. إذا كان هذا هو الوضع الخاص بك، فإن الإجراء هو نفسه.

ملاحظة أخيرة، لأن الخطأ البشري هو جزء من اللعبة، تأكد من أنك تشمل التناقضات في النقدية الخاصة بك كجزء من P & L الخاص بك.

إضافة خط إلى P & L الخاص بك الميزانيات ل ويظهر الخسارة من ميسكونتينغ. هذه طريقة أخرى يمكنك من خلالها التدقيق وإدارة الخسارة.