الأخطاء الشائعة المحامين جعل عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني

يختبر المحامون، كغيرهم من الأشخاص، الأخطاء في كيفية استخدامهم للبريد الإلكتروني. بعض الأخطاء البريد الإلكتروني تصبح قصص الرعب، في حين أن البعض الآخر محرج فقط. وفيما يلي تسعة الأخطاء الشائعة التي تجعل المحامين عند كتابة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني.

مرسلة من مكتب (أدخل اسم)

من وقت لآخر سوف أحصل على بريد إلكتروني من محام يرسل بريدا إلكترونيا باسم مكتبه. وإليك بعض المشاكل مع هذا النهج إلى البريد الإلكتروني.

أولا، لن يعرض فهرس عرض البريد الوارد لمعظم أنظمة البريد الإلكتروني اسما طويلا. معظم الناس سوف نرى سوى جزء من "من مكتب"، وربما بعض الحروف من الاسم الأول للشخص. والأهم من ذلك، يبدو سخيفا وبعض الطنانة. مكتب لا يرسل رسائل البريد الإلكتروني. إذا كان المحامي سوف يرسل بريدا إلكترونيا، يجب أن يكون باسمه.

يتوهم الآثار

بعض المحامين يحبون الحصول على الإبداع مع ظهور رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. في اليوم الآخر رأيت كتلة توقيع المحامي، ولحظة اعتقدت أنني كنت تواجه مشاكل في الرؤية. تبين أن الحروف الضبابية كانت متعمدة. المؤثرات الخاصة قد تبدو مسلية، ولكن أي شيء يجعل من الصعب قراءة الكلمات هو فكرة سيئة. خاصة إذا كان من الصعب قراءة اسم المحامي وعنوان البريد الإلكتروني.

حتى أسوأ من المؤثرات الخاصة على الحروف هو عندما فوضى المحامين رسائل البريد الإلكتروني مع الأعمال الفنية أو الرسومات الهوى. هذا يجعل الرسالة أبطأ لتحميل، أبطأ لفتح، وأكثر من متاعب للقراءة.

الهدف من البريد الإلكتروني هو التواصل المعلومات، وليس المهارة الفنية. أبقيها بسيطة.

لا كتلة التوقيع

ليس من الصعب إنشاء كتلة التوقيع التلقائي في معظم أنظمة البريد الإلكتروني. ولا ينبغي أن تكون معقدة، وتختلف الآراء فيما يتعلق بكمية المعلومات التي ينبغي إدراجها في قالب التوقيع. بعض المحامين تحويل تذييلات البريد الإلكتروني الخاص بهم إلى الإعلانات التجارية الصغيرة التي تخرج في كل البريد الإلكتروني، في حين أن البعض الآخر يأخذ نهج الحد الأدنى جدا مع فقط اسم وعنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف.

معظمها وضعت نوعا من إشعار الخصوصية أو إخلاء المسؤولية القانونية في أسفل التذييل. كل هذه هي الاستخدامات المقبولة لكتلة توقيع البريد الإلكتروني. ما هو غير مقبول هو إرسال رسائل البريد الإلكتروني التي لا تحدد المرسل. يجب أن لا يكون المتلقي من البريد الإلكتروني لتخمين الذي أرسل البريد الإلكتروني. يجب على المحامين أن يحددوا أنفسهم بوضوح في كل اتصال يرسلونه، وإذا كان المحامي ذكيا فإن البريد الإلكتروني يتضمن إشعار الخصوصية أيضا.

كتابة رسائل البريد الإلكتروني في حين غاضب

واحدة من فوائد النظام القديم لإرسال رسائل إلى الناس هو أن هناك المدمج في "تهدئة" الفترة بين متى سيتم كتابة رسالة وعندما كان في الواقع الخروج إلى المتلقي.إذا كتب المحامي الرسالة بنفسه، فإنه من المرجح أن يجلس على طاولة لعدة ساعات قبل الذهاب إلى مكتب البريد. إذا تم تمليها، في الوقت الذي انتهى فيه الأمين كتابة ذلك المحامي قد حصلت على ما جعله غاضبا جدا في المقام الأول.

هذه الحماية غير موجودة في البريد الإلكتروني. مع البريد الإلكتروني، يمكن للمحامي اطلاق النار على غاضبة غاضبة في غضون ثوان مما أثار الغضب. 99. 99٪ من الوقت سيكون هذا فكرة سيئة. لا أحد يفكر بوضوح عندما يكون مدفوعا بالغضب. الذهاب تفعل شيئا آخر، والعودة إلى القضية المخالف في وقت لاحق عندما تبدد بعض الغضب.

يمكن أن تجعل الفرق بين حفظ أو فقدان العملاء والأصدقاء والمال.

عدم تقديم الردود في الوقت المناسب

بعض المحامين يشعرون بأن قاعدة "5 أيام" القديمة للرد على مراسلات العمل تنطبق أيضا على البريد الإلكتروني. انها لا. مهما كان غير مريح قد يكون، والحقيقة هي أن الناس يتوقعون أسرع الردود على البريد الإلكتروني مما يفعلون لرسالة أرسلت عن طريق البريد. إذا أرسل عميل أو محامي آخر رسالة إلكترونية، حاول الرد خلال 24 ساعة إذا كان ذلك ممكنا. إذا كان الأمر معقدا لا يمكن أن يولى الاهتمام المناسب في الوقت الراهن، على الأقل إرسال اعتراف والسماح للشخص معرفة متى نتوقع ردا. معظم العملاء سوف نقدر رسالة ودية تقول أن البريد الإلكتروني وردت وسيتم الرد في المستقبل القريب. في مواجهة الصمت، يتم ترك العميل للمضاربة فيما إذا كان المحامي حتى حصلت على البريد الإلكتروني، سواء كان الرد على الطريق، أو ما إذا كانت مخاوف العميل ببساطة يتم تجاهلها.

مستلم خاطئ في الحقل إلى

واحدة من الأشياء العظيمة حول وظيفة الإكمال التلقائي على أنظمة البريد الإلكتروني هو أنه يتيح للمحامين العثور على عناوين البريد الإلكتروني لعملائها أو الزملاء بسرعة أكبر. واحدة من مخاطر وظيفة الإكمال التلقائي هو أن المحامي الذي ليس حذرا يمكن إرسال البريد الإلكتروني إلى الشخص الخطأ. وفي بعض الحالات، لا يمكن أن يكون هذا مجرد إحراج طفيف، ولكن في بعض الحالات يمكن أن يشكل إهمالا مهنيا. لا بطريق الخطأ البريد الإلكتروني اتصالات العميل سرية لمحامي معارضة أو حتى إلى عميل آخر.

باستخدام الخيار "رد الكل".

يقوم المحامي المعارض بإرسال رسالة إلكترونية إليك بمقترح أو تأكيد موقفه من قضية ما. إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى المحامين الآخرين في الشركة الخاصة بك المعنية مع القضية لمناقشته. قريبا يتم استخدام زر "الرد جميع" ليبرالي، مع عدم وجود أحد يلاحظ أن المحامي المعارض يتم الحصول على نسخ على النقاش الداخلي في شركتك. يحدث ذلك. إذا كنت ترغب في إعادة توجيه رسالة إلكترونية للمناقشة، فتجريد معلومات المرسل قبل إعادة توجيهها. وعند استخدام ذلك الرد كل خيار، تحقق من كل عنوان البريد الإلكتروني في قائمة المستلمين قبل ضرب الإرسال.

8. خطوط موضوع قذرة. تذكر أنه يمكن إعادة توجيه أي شيء يتم إرساله إلى محام آخر في رسالة إلكترونية إلى أي شخص آخر. فكر مرتين قبل استخدام سطور الموضوع مثل "العميل الغامض" أو "أمر القاضي غبي."لا يعرف المرء أين يمكن أن تهبط نسخة من هذا البريد الإلكتروني، كما لا تترك سطور الموضوع فارغة، لأن ذلك قد يتسبب في عدم إشعار محام آخر بوجود رسالة بريد إلكتروني حول حالتك، وهناك سطر موضوع بسيط من" قضية باركرسون "أو "سميث اقترح اتفاق" أو أيا كان عنوان ذات الصلة لمحتوى البريد الإلكتروني يعمل بشكل أفضل.

وبينما "العميل غبي" قد يكون وصف أدق لمحتويات البريد الإلكتروني، بل هو خيار ضعيف لخط الموضوع

9. راقب نغمتك - ولا تخفق في قراءة شخص آخر. عندما يتحدث الناس إلى بعضهم البعض وجها لوجه، فإن إشارات الوجه والنغمات الصوتية عادة ما تجعل نية الشخص واضحة، وفي المكالمات الهاتفية، وعادة ما يكون الصوت كافيا ليتمكن من معرفة متى يكون شخص ما ساخرة أو مزاحا أو خطير، ولكن في البريد الإلكتروني، من السهل بشكل خطير أن يساءل تماما نية الشخص، وقد تضررت صداقات عديدة من قبل شخص واحد خاطئة في قراءة نية شخص آخر في البيانات في بريد إلكتروني، ومع المحامين حتى تستخدم للحجة مع إي تش الآخر بالفعل، فمن السهل لمحامي أن تكون سريعة على افتراض أن الشخص الآخر هو عدائية أو وقحا.

كما نوقش تحت عنوان "كتابة البريد الإلكتروني في حين غاضب"، يستغرق بضع دقائق لتهدئة قبل إرسال الرد على هذا البريد الإلكتروني رعشة.

بعد مرور ساعة، قد تدرك أنك أخطأته تماما في المقام الأول. لا يكون لديك رد فعل الشعر الزناد على البيانات التي أدلى بها في رسائل البريد الإلكتروني، ولا يطلق النار على رد حتى النظر في ما إذا كان من الممكن للمرسل نية مختلفة مما كان عليه في البداية. إذا كان يبدو أن عبارة يمكن قراءتها في أكثر من طريقة واحدة، واحدة من هذه الطرق غير هجومية، في محاولة إعطاء المرسل فائدة الشك قبل قطع رأسه مع البريد الإلكتروني القاتل غاب.

هل هناك أخطاء أخرى في المحامي عبر البريد الإلكتروني كان من المفترض أن تكون قائمة أفضل 10 أشخاص؟ أخبرنا بذلك في المنتدى.