إنشاء دليل الموظفين / دليل السياسات والإجراءات

كتيب الموظف الخاص بك: مقدمة
قبل البدء في كتابة كتيبك، ملاحظة واحدة من الحذر:

تأكد من وجود محام خبير في مجال مراجعة قانون العمل كتيبك أن يكون على يقين من أنه لا يوجد شيء في ذلك يمكن أن يسبب لك مشاكل. دفع محام لتقديم هذه المراجعة يمكن أن يوفر لك من تضمين شيء يمكن أن يساء فهمها من قبل القارئ.

مقدمة في دليل الموظف الخاص بك هي أكثر من مجرد بضع كلمات عن شركتك.
يتيح لموظفيك فهم أهمية الكتيب ويتضمن مساحة للموظفين للتوقيع على الإقرار بأنهم قرأوا الكتيب. في ما يلي مزيد من المعلومات حول ما يتضمنه قسم المقدمة:

• 
  تاريخ نشاطك التجاري
  لفترة وجيزة، وصف نشاطك التجاري، بما في ذلك كيفية بدءه والأحداث الهامة في تاريخه.
• 
  بيان الغرض أو بيان المهمة.
  إذا كنت قد أنشأت رؤية أو رسالة مهمة لنشاطك التجاري، فيمكنك مناقشتها هنا. إن رؤية رؤيتك تساعد الموظفين على رؤية ما تؤمن به، ويحصلهم على التحمس للعمل في شركتك.
• 
  رسالة ترحيب
  تشمل رسالة ترحيب، تحدث مباشرة إلى الموظفين وتتيح لهم معرفة مدى أهمية كنت تعتقد أنها للمنظمة.
• 
  بيان "هذا ليس عقدا"

  في رسالة الترحيب أو بيان منفصل، قدم بيانا لإعلام الموظفين بأنهم لا يحصلون على أي ضمانات:

لا تشكل عقد عمل، كما أنها لا توفر أي ضمان للعمل ".

• - 3 <>
  صفحة التوقيع

قم بتضمين بيان بأن جميع الموظفين الجدد يجب أن يوقعوا الدليل ليثبتوا أنهم قرأوا الوثيقة وفهموها.

مقدمة هو جزء مهم من كتيب الموظف الخاص بك. تأكد من قيام المحامي بمراجعة هذا القسم على وجه الخصوص.

إنشاء كتيب الموظف

يحتوي القسم الرئيسي الأول من كتيب الموظف على سياسات الموظفين.

توفر هذه السياسات معلومات للموظفين حول توقعاتك.

مزايا الموظفين

• يصف الجزء الأخير من كتيب الموظف المزايا والوقت الذي توفره للموظفين:
  الحضور ودقة المواعيد
  أدرج قسما ينص على أنه من المتوقع أن يكون الموظفون في العمل كل يوم وعلى زمن. تحديد الغياب "المفرط" والتأخير "المعتاد".
• 
  فترات الراحة، أوقات الغداء، صالة الموظفين
  هل يأخذ موظفو الفندق فترات راحة في أي وقت أم أن هناك أوقات استراحة محددة؟ ماذا عن الغداء؟ وصف البروتوكولات لاستخدام صالة الموظفين.
• 
  برامج الحاسوب والوثائق
  اجعل الموظفين على علم بقوانين حقوق الطبع والنشر المتعلقة بالوثائق.ما هي المستندات التي لا يمكن نسخها؟ ما هي النسخ التي يمكن أن تكون مصنوعة من البرمجيات؟ أين تراخيص البرامج وماذا يقولون؟
• 
  السرية. الهدايا
  سياسات الدولة المتعلقة بالمسائل التجارية وإجراءات الملكية. يجب على الموظفين عدم أخذ الهدايا من العملاء باستثناء الرموز الصغيرة جدا.
• 
  الانضباط / الإنهاء
  صف إجراءات الانضباط، بما في ذلك التحذيرات المكتوبة والشفوية. تضمين عملية الطعون، حتى بالنسبة لمكتب صغير، حتى يشعر الموظفين لديهم "في مكان ما للذهاب". وصف الظروف التي يمكن فيها إنهاء التوظيف. كم يبلغ الإشعار؟ كيف يتم تجميع عطلة المدفوعة؟
• 
  المخدرات والكحول الاستخدام؛ سياسة التدخين
  تنص على أن استخدام المخدرات أو الكحول في أماكن عمل الشركة هو سبب للفصل الفوري. هل تسمح بالتدخين في مقر الشركة؟
• 
  بيان لجنة تكافؤ فرص العمل
  لا تميز ضد أي شخص لأي سبب؛ یمکنك أیضا مناقشة الإقامة للمراسم الدینیة والسیاسات المتعلقة بالمتقدمین والموظفین ذوي الإعاقة.
• 
  المساواة في الأجر
  تقوم بتقييم أجور الموظف الخاص بك تبعا لمستوى الوظيفة وعلى الأداء، وليس على عوامل خارجية مثل الجنس.
• 
  التقييمات
  أخبر الموظفين كيف ومتى تجري مراجعات الأداء.
• 
  حالة الموظف (بدوام كامل مقابل بدوام جزئي؛ تحت الاختبار).
  صف الساعات الأسبوعية المطلوبة للعمل بدوام كامل (32؟ 35؟ 40؟). هل يتمتع الموظفون بدوام كامل بفوائد (مثل التأمين الصحي) التي لا يقوم بها بعض المتفرغين؟ هل يتلقى بعض الموقتين إجازة مدفوعة الأجر؟
• 
  التحرش
  الدولة التي لا تتسامح معها، سواء بين الموظفين أو تنطوي على العملاء. ناقش كيفية التعامل مع شكاوى التحرش.
• 
  سياسات التوظيف
  صف كيف يمكنك الإعلان عن موقف، داخليا وخارجيا، وعملية المقابلة الخاصة بك.
• 
  مكتب اللباس
  قد ترغب في تضمين بيان عام حول الالتزام بسياسات اللباس، بما في ذلك الشعر والمكياج والمجوهرات. إذا كان مطلوبا من الموظفين ارتداء الزي محددة، الذي يدفع ثمن هذه؟ الذي يدفع للتنظيف؟ يمكن أن تكون اللغة الكريهة أو المسيئة "سببا وجيها" للإنهاء.
• 
  توجيه / تدريب الموظفين الجدد
  وصف برنامج الشركة للتدريب أثناء العمل والتوجه. هل يدفع وقت التوجيه؟
• 
  جداول / فترات دفع / راتب / وقت إضافي
  كم مرة يدفع الموظفون؟ (كل أسبوعين أو مرتين في الشهر هي نموذجية.) التأكيد على أن الوقت صحائف / بطاقات الوقت يجب الحفاظ عليها من قبل جميع الموظفين. متى يجب أن تتحول؟ الدولة التي تشمل كشوف المرتبات معلومات عن الخصومات، معلومات من تاريخ إلى آخر. الدولة عندما يكون الموظفون مؤهلين للعمل الإضافي.
• 
  مواقف الموظفين
  صف موقف السيارات الخاص بك وأي قيود على استخدامه. هل يحتاج الموظفون إلى بطاقة انتظار لدخول الكميات؟ كيف يتم رصد الكثير؟
• 
  مكالمات شخصية وزوار
  صف سياساتك على الزوار والمكالمات الهاتفية الشخصية.
• 
  الفترة التجريبية
  من الجيد أن تشمل فترة من الزمن لا تزيد عادة عن 90 يوما يتم خلالها تقييم موظف جديد وتكون الوظيفة "مؤقتة" أو "حسب الإرادة"."يمكنك ضبط الأجور بعد فترة الاختبار هذه، لتوفير حافز لموظف جديد، وعادة ما لا يحصل الموظفون تحت الاختبار على منافع، ولكن هل ستدفعون موظفين تحت الاختبار للعطلات المدفوعة الأجر التي تقع ضمن فترة الاختبار؟ هل يبدأ الموظفون تحت الاختبار في استحقاق الوقت
• 
  استقالة
  اطلب من الموظف الذي يرغب في الاستقالة أن يقدم لك إشعارا لمدة أسبوعين على الأقل.
• 
  أيام الطقس
• عندما تقوم بإخطار الموظفين إذا تم إغلاق العمل بسبب سوء الاحوال الجوية، قم بتضمين بيان حول كيفية التعامل مع إجازة الموظف عن الطقس عندما لا يزال العمل مفتوحا.
  فترات الانتظار
  يجب على الموظفين الانتظار لفترة معينة للحصول على المزايا
• 
  إجازة مدفوعة الأجر (إجازات، أيام شخصية، وقت مرضي)
  يتم التعامل مع هذا القسم بطرق متنوعة، ولا يوجد قانون اتحادي يتطلب عليك أن تدفع n، بما في ذلك الإجازات أو العطل أو الوقت الشخصي أو الوقت المرضي، على الرغم من أن "إجازة" مرتفعة في قائمة توقعات الموظفين. الموظفين لديهم خيار أخذ إجازة بدون أجر. أي إجازة مدفوعة تؤثر مباشرة على الإنتاجية وخدمة العملاء. طريقة واحدة للتعامل مع هذا هو توفير "إجازة مدفوعة الأجر" الشاملة التي تتراكم مع مرور الوقت إلى حد أقصى من "س" ساعات. يمكن استخدام الوقت المدفوع لأي غرض من الأغراض. هذا الإجراء يكافئ الموظفين الذين هم على وظيفة كل يوم، مما يتيح لهم الفرصة لاتخاذ عطلة أو أيام شخصية عرضية. يطلب من الموظفين لجدولة بتو جيدا في وقت مبكر، باستثناء الأمراض.
• عندما تكون قد أكملت هذا القسم، فأنت جاهز تقريبا لعرضه على الموظفين. ولكن قبل أن تفعل ذلك، أعتبر إلى المحامي أو المحامي الذي هو خبير في قانون العمل للمراجعة.
  الاجازات.
  صف أهلية العطلة؛ كم من الوقت يجب على الموظف أن يعمل ليكون له الحق في أخذ إجازة؟ كيف يتم تحديد طول؟ كيف يتم دفع الإجازات؟ ماذا يحدث إذا ترك شخص ما؛ هل يحصل / يتقاضى أجرا عن وقت الإجازات غير المستخدم؟ معظم أرباب العمل لا يسمحون للموظفين بتلقي الأجور بدلا من أخذ إجازة، لعدة أسباب. ال تسمح للموظف بتحويل إجازة إلى العام التالي. الجميع يجب أن تأخذ عطلة كل عام. متى يجب على الموظفين الإعلان عن خطط إجازاتهم؟ من الذي يحظى بالأولوية في الجدولة؟
• 
  عطلات.
  لا يوجد قانون اتحادي يتطلب أجازة عطلة؛ إذا تم إغلاق المكتب، لا تحتاج لدفع ثمن هذا الوقت. ما هي العطلات المدفوعة التي تقدمها؟ قائمة العطلات المحددة لكل سنة. قد تقرر تغيير العطل من سنة إلى أخرى، ولكن عادة، سوف تحتاج إلى الحفاظ على نفس العدد. يجب على الموظفين العمل في اليوم السابق واليوم بعد عطلة من أجل الحصول على عطلة الأجر؟ لا تحتاج إلى دفع موظفين بدوام جزئي لقضاء العطلات، حتى لو تلقوا موظفين بدوام كامل. إذا قررت إغلاق المكتب في يوم معين وعدم دفع الموظفين، يجب عليك إخطارهم مسبقا.
• 
  أيام المرض / الأيام الشخصية
  تجد معظم المكاتب الصغيرة عبئا كبيرا على دفع أجور إضافية للموظفين، سواء من حيث تكاليف الموظفين أو التكاليف المالية. قد ترغب في إعطاء الموظفين عددا محدودا من الأيام الشخصية / المرضية المدفوعة في السنة، مع العلم أنها ربما تأخذ منهم، سواء كانوا في حاجة إليها أم لا. قد ترغب في تعيين هذه الأيام بشكل جماعي كأيام "شخصية"، بما في ذلك الأيام المرضية. لا تجعل الناس يكذبون عن المرضى للحصول على يوم عطلة. لا تسمح للموظفين بتحمل هذه الأيام إلى سنة أخرى؛ واستخدامها أو فقدانها. هل يمكن للموظفين أن يأخذوا ½ أيام أو عدد معين من الساعات، بدلا من يوم كامل؟ وعادة ما يكون املوظفون بدوام جزئي غير مؤهلني للحصول على وقت مرضي. وصف إجراءات طلب أيام شخصية / مرضية.
• 
  لجنة التحكيم
  يطلب منك إعطاء الموظفين إجازة إذا تلقى الموظف استدعاء لوظيفة المحلفين. كيف ستتعامل مع هذا؟ سوف تدفع لهم خلال هذا الوقت؟ ھل ستطلب منھم تحویل واجبھم في ھیئة محلفین أم یحتفظون بھ؟ متى يجب أن يقدم تقريرا عن العمل ("عندما لا تكون المحكمة في جلسة" أمر شائع)؟ تأكد من اعتبار سيناريو "أسوأ حالة" في هذا القسم.
• 
  إجازة الغياب
  على الرغم من أنه لا يتعين عليك تقديم إجازة غير مدفوعة الأجر، قد ترغب في النظر في هذا الحكم، لا سيما بالنسبة للموظفين ذوي القيمة. ما ھو الحد الأقصی من الوقت الذي یستطیع فیھ شخص ما أن یأخذ إجازة غیر مدفوعة الأجر ویظل مطمئنا إلی موقف ما عند عودتھ إلی العمل؟ إذا كنت تقدم التأمين، هل يمكن للشخص مواصلة هذا التأمين إذا كان يدفع / يدفع الأقساط؟ ماذا يحدث عندما يعود الموظف؛ هل يتسلم المنصب السابق؟
• 
  الإجازة العسكرية

يتطلب قانون حقوق التوظيف والتوظيف في الخدمة الموحدة لعام 1994 من أرباب العمل بذل جهد معقول لإعادة تدريب أو ترقية مهارات الموظفين الذين يعودون إلى الخدمة العسكرية. ماذا عن الموظفين الذين يذهبون إلى المخيم الصيفي أو إلى التزامات عسكرية قصيرة الأجل أخرى؟ كيف سيتم التعامل مع عودتهم؟

عند الانتهاء من هذا القسم، تكون جاهزا تقريبا لعرضه على الموظفين. ولكن قبل أن تفعل ذلك، أعتبر إلى المحامي أو المحامي الذي هو خبير في قانون العمل للمراجعة. تنويه:

أنا لست محاميا وأنا لا تقدم المشورة القانونية. وتقدم هذه المادة للحصول على معلومات ولا ينبغي الاعتماد عليها. استشر محاميا لهذه الوثيقة وجميع المستندات من هذا النوع.