لا تجعل محاضر اجتماع مجلس الإدارة هذه أخطاء!

تطلب جميع الولايات من الشركات اتخاذ وتوزيع محاضر الاجتماعات، وتطالب جميع الولايات بأن تحافظ مجالس الإدارة على محضر الاجتماع. ولكن لا توجد قواعد محددة حول ما يجب تضمينه في محضر اجتماع المجلس وكيفية اتخاذ هذه الدقائق. هناك بالتأكيد الأخطاء التي يمكن أن تجعل في اتخاذ دقائق التي يمكن أن تجعل حياة مجلس إدارة الشركات الخاصة بك أكثر صعوبة.

لماذا تأخذ محضر اجتماع مجلس إدارة الشركة؟

هناك في الواقع عدة أسباب لاتخاذ وتسجيل دقائق من اجتماعات الشركات الخاصة بك.

أول وأهم سبب لاتخاذ دقائق من الاجتماعات هو أن يكون لديك سجل ما قررت. لقد جلست في اجتماعات المجلس حيث لا يمكن لأحد أن يتذكر قرارا من قبل المجلس قبل بضعة أشهر. وجود شيء مكتوب لعملك،

السبب الثاني لدقائق مجلس إدارة الشركة هو لأغراض الأمانة والمسؤولية. أعضاء مجلس الإدارة في وضع الثقة. وهم يتخذون قرارات بشأن الأموال المستثمرة من قبل المساهمين في الشركات، ويحتاجون إلى أن يكونوا قادرين على إثبات تصرفهم بحكمة، بما يحقق مصلحة المؤسسة، ودون تضارب المصالح. وجود محضر اجتماع المجلس يساعد المجلس يثبت أنها تصرفت بحسن نية وتجنب المسؤولية الشخصية عن أفعالهم.

السبب الثالث هو لأغراض الضرائب. الشركة هي كيان منفصل من المساهمين الأفراد. وللتأكد من الحفاظ على هذا الفصل، توفر محضر اجتماع المجلس سجلا.

بدونها، يمكن لمصلحة الضرائب أو وكالات الدولة أن تلغي الوضع الضريبي للأعمال التجارية. الشركة التي لا تظهر أنها تعمل ككيان منفصل عن أصحاب يمكن أن تخلق وضعا ضريبيا صعبا.

هناك توازن للشركات في السعي من أجل التأكد من أن أعضاء مجلس الإدارة يقومون بواجباتهم وحمايتهم، ضد اجتماعات مجلس الإدارة الطويلة التي لا طائل منها والتي تضيع وقت الأعضاء.

سنتناول هذا الرصيد في هذه المقالة.

الآن بعد أن ناقشنا أسباب اتخاذ اجتماعات مجلس الإدارة، وهنا بعض الأخطاء التي تجعل الشركات، وبعض الأفكار حول كيفية تصحيحها.

عدم إنشاء جدول أعمال وتوزيعه قبل الاجتماع

خطأ كبير آخر ارتكبته الشركات في اجتماعات مجلس إدارتها لا يضع جدول أعمال قبل الاجتماع ولا يوزع جدول الأعمال والوثائق ذات الصلة قبل الاجتماع. وينبغي أن يتضمن جدول الأعمال فترات زمنية محددة لكل بند من بنود جدول الأعمال. إن وضع جدول أعمال محدد لا يجعل الاجتماع أكثر سلاسة فحسب، بل يتيح لمجلس الإدارة (وأي شخص يقرأ الدقائق لاحقا) معرفة الأهمية النسبية لكل بند على جدول الأعمال.

وهذا لا يعني شيئا لا يمكن أن يأتي على جدول الأعمال إذا كان المهم والعاجل، ولكن يمكن إضافة عناصر إلى جدول الأعمال عن طريق التصويت.والكثير من ذلك ملحة ينبغي التعامل معها من قبل المديرين التنفيذيين، وليس المجلس.

أجزاء مهمة مفقودة من محضر اجتماع المجلس

يجب أن يتضمن قالب محضر اجتماع المجلس ما يلي:

• تاريخ ووقت ومكان الاجتماع
• وقت البدء والانتهاء والأوقات المخصصة لعناصر محددة
• ما هو نوع اجتماع مجلس الإدارة - العادية أو الخاصة أو السنوية (جميع الدول تتطلب الشركات عقد اجتماع سنوي)
• من كان حاضرا، مشيرا إلى المديرين والضيوف والموظفين، وأعضاء مجلس الإدارة لم تكن حاضر. يجب ملاحظة أسماء أي شخص يأتي متأخرا أو يغادر مبكرا.
• تحديد ما إذا كان النصاب القانوني موجودا أم لا. وعادة ما يتطلب النصاب القانوني النصاب القانوني لأي أصوات يتم اتخاذها. وعادة ما يكون النصاب القانوني أكثر من نصف الأعضاء. (على سبيل المثال، يجب أن يكون خمسة أعضاء من أعضاء مجلس الإدارة المكون من تسعة أعضاء من أجل النصاب القانوني).
• إذا تم تقديم عروض من قبل لجان أو غيرهم، فتضم أسماء وعناوين مقدمي العروض.

محضر الاجتماع محدد جدا

ربما تكون أكبر لوحات الأخطاء هي طلب معلومات تفصيلية عن المناقشات (أحيانا الحجج) والعمليات. وينبغي أن تعكس الاجتماعات نتائج القرارات، وليس من قال ما في المناقشة. لنفترض أن مجلسك يصوت على اقتراح لبيع خط جديد من المنتجات.

محضر الاجتماع يجب أن يقول: "الحركة لإضافة خط جديد من التوابل، الحركة المعارة والموافق عليها، مع مخالفة شديدة". إذا كانت المجموعة قد أجرت نقاشا، فيجب عليك تسجيل طول المناقشة وتلخيصها، ولكنك لست بحاجة إلى الدخول في التفاصيل حول المناقشة.

الدقائق التي ليست محددة بما فيه الكفاية

على الطرف الآخر من الطيف، بعض دقائق ليست محددة بما فيه الكفاية لتوفير المعلومات والحفاظ على أعضاء من المتاعب. وإذا لم يكن القرار بالإجماع، فإن سجل أعضاء المجلس قد انشق، والذي امتنع عن التصويت (ولاحظ ما إذا كان الامتناع عن التصويت بسبب احتمال تضارب المصالح).

في حين لم يكن لديك لتسجيل ضربة من قبل ضربة من كل نقاش، أو الذي قال ما. ولكن يجب أن تكون هناك معلومات كافية في المحضر لتعكس روح المناقشة.

اجتماعات المجلس طويل جدا

لا أحد يحب الاجتماعات الطويلة، ولكن هناك بعض الطرق لتقصير الاجتماع والدقائق. قد ترغب في حفظ وقت اجتماع المجلس عن طريق إنشاء جدول أعمال الموافقة. أساسا، هذا جدول الأعمال هو قائمة من القضايا التي يمكن التعامل معها بسرعة دون مناقشة. وقد تتضمن القائمة محضر الاجتماع السابق، والبيانات المالية، والتقارير المقدمة من اللجان أو الرئيس التنفيذي.

يجب توزيع جدول أعمال الموافقة والتقارير وغيرها من المعلومات قبل الاجتماع بحيث تتاح للأعضاء فرصة قراءتها. ثم، في الاجتماع، جدول أعمال الموافقة هو جزء من عملية الاجتماع. یمکن لأي عضو من أعضاء مجلس الإدارة طرح سؤال أو قلق بشأن جدول أعمال الموافقة، ولکن إذا لم یکن ھناك أي مشکلات، یمکن التصویت علی جدول أعمال الموافقة الکامل في وقت واحد.

نوع القرارات خاطئ

يتخذ مجلس إدارة الشركة قرارات بشأن السياسة العامة.يتم اتخاذ القرارات اليومية من قبل المديرين التنفيذيين للشركة على أساس تلك السياسة. في بعض الأحيان لوحات الإفراط ومحاولة لاتخاذ القرارات التي من الأفضل تركت للإدارة.

عدم الموافقة على الدقائق

من المغري، في صخب وصخب اجتماعات المجلس، أن ننسى للموافقة على دقائق. ولكن من المهم التأكد من أن الدقائق تعكس بشكل صحيح كلا من نص وروح الاجتماع. وتعتبر الدقائق "مسودة" حتى الموافقة عليها.

عدم حفظ سجلات محضر الاجتماع

بعد كل المشاكل التي تذهب إليها من أجل الحفاظ على دقائق جيدة للشركة الخاصة بك، لا ننسى للحفاظ على محضر اجتماع الشركة الخاصة بك في مكان آمن وممكن الوصول إليها. إعداد عملية لحفظ دقائق في دفتر سجلات الشركات، أو "في السحابة"، في ملف محمي بكلمة مرور.

نسيان الاعتراف بدور أمين الشركة

معظم الواجبات المتعلقة بمحاضر الشركات تقع ضمن نطاق سكرتير الشركة. كونه سكرتير الشركة جيدة هو الفن، وهؤلاء الأفراد في كثير من الأحيان لا يعترف بما فيه الكفاية. قل "شكرا" لهذا الشخص بانتظام.

لا تشمل محام كمستشار لمجلس إدارتك

المعلومات الواردة في هذه المقالة لا يقصد بها أن تكون ضريبية أو مشورة قانونية، والمؤلف ليس محاميا. سواء كانت مؤسستك خاصة أو عامة (مع أسهم متداولة بشكل عام)، يجب أن يكون لديك محام يقدم لك المشورة حول كيفية اتخاذ دقائق الشركات، وأن يكون في حضور اجتماعات مجلس الإدارة الهامة للتأكد من أنت ومجلس الإدارة الخاص بك محمية.