سهلة أنظمة الإيداع الأعمال التجارية الرئيسية

حتى في هذا العالم الرقمي، فإنه من المستغرب كم ورقة يمكن أن تتراكم الأعمال المنزلية. وعلاوة على ذلك، هناك الكثير لتتبع في الأعمال المنزلية، من الحسابات المالية الخاصة بك، استراتيجيات التسويق والمشاريع والعملاء، وأكثر من ذلك. من الضروري تطوير أنظمة تنظيمية في وقت مبكر من عملك لضمان أنك قادرة على العثور على ما تحتاج إليه عندما كنت في حاجة إليها.

ما تحتاج إلى حفظ وتنظيم

إلى حد ما، فإن العناصر التي ستحتاج إليها لتطوير نظام الإيداع ل سوف تعتمد كثيرا على عملك.

على سبيل المثال، إذا كنت تبيع منتجا ملموسا، فستحتاج إلى شيء يتتبع المخزون. ومع ذلك، فهناك قائمة عامة بالعناصر التي ستحتاج إلى تتبعها في نشاطك التجاري في المنزل:

• خطط الأعمال والتسويق.
• الوثائق القانونية (مثل الأوراق الورقية، الرخصة التجارية، تسجيل الملكية الفكرية، العقود)
• جهات الاتصال (المهنية والعملاء والباعة ومقدمي الخدمات، الخ)
• المعلومات المالية (بيانات الأرباح / الخسائر،
• الضرائب
• نفقات الأعمال (إيصالات)
• مشاريع

جنبا إلى جنب مع هذه القائمة، سوف تحتاج إلى إضافة العناصر التي تخص عملك.

أنظمة لتنظيم الأعمال المنزلية الخاصة بك

خلاف أنك سوف تستخدم مجموعة متنوعة من الأساليب لتخزين ومعالجة الأوراق الخاصة بك وغيرها من المعلومات الهامة. العامل الرئيسي هو اختيار الأسلوب الذي يعمل بشكل أفضل بالنسبة لك. كل واحد لديه طريقة مختلفة من التفكير والتنظيم. على سبيل المثال، بالنسبة لبعض الناس، فمن المنطقي أن تنظم الملفات أبجديا، ولكن بالنسبة للآخرين، وجدوا أنه من الأسهل لتنظيم حسب التاريخ.

إذا لم تكن متأكدا من أفضل ما يناسبك، جربه، وإذا كنت تناضل من أجل الحفاظ عليه، فاعتمد نظاما مختلفا.

إليك ثلاث طرق لتنظيم ملفاتك ومعلوماتك:

نظام إيداع الملفات البسيط:

بالنسبة للشركات الصغيرة التي لا تولد الكثير من الأوراق، فإن نظام الموثق خيار جيد.

كما انها مثالية للأشخاص الذين يحبون أن يكون كل شيء في مكان واحد أو الذين يحتاجون إلى معلوماتهم لتكون النقالة. نظام الموثق يستخدم الموثق حلقة كبيرة ثلاثة، واقيات ورقة، وفواصل المقطع. استخدام فواصل القسم لتنظيم فئات عملك مثل أوامر المعلقة، أوامر الانتهاء، نسخ رئيسية من أشكال مختلفة … الخ من هناك، سوف تبدأ في جمع الملفات في حماة ورقة.

بمجرد أن يحصل الموثق بالكامل - في نهاية الأسبوع، شهر أو ثلاثة أشهر - سيكون الوقت قد حان للتطهير. عليك فقط نقل ملفات النظام العميل وسجلات تاريخية أخرى لنظام الإيداع التقليدي الذي يعكس عن كثب تنظيم الموثق الخاص بك.

نظام الإيداع التقليدي:

تستخدم أنظمة الإيداع التقليدية خزانة ملفات وملفات معلقة ومجلدات مانيلا. تقريبا كل الأعمال سوف تحتاج في نهاية المطاف هذا النوع من الإيداع مع نمو أعمالهم.هناك فقط الكثير من الأوراق ولدت مع مرور الوقت لا يكون واحدا. وبما أن السجلات الضريبية تحتاج إلى الاحتفاظ لمدة سبع سنوات، تحتاج إلى مكان لتخزين كل هذه السجلات. أنظمة الإيداع التقليدية مثالية للأصناف التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها، ولكن لا يتم الوصول إليها بانتظام، مثل ضرائب السنة السابقة والرخصة التجارية. وفيما يلي بعض النصائح للحصول على نظام الإيداع التقليدي الخاص بك بعيدا عن الأرض وناجحة:

• فكر في نوع النظام الذي ستستخدمه فعليا. يمكنك شراء المكسرات شراء اللوازم المكتبية باردة واستنباط نظام الملفات الأكثر تفصيلا وملونة في العالم، ولكن إذا كان لا تناسب أسلوب عملك، وسوف يكون مضيعة للوقت انشاء والمال.
• أنشئ نظاما لإدارة الورق الذي يسمح بأقل قدر من "اللمسات". كنت تريد تجنب بناء أكوام من الورق، والتعامل مع كل قطعة عدة مرات. بدلا من ذلك، العمل على اتخاذ القرارات حول مكان قطعة من الورق يحتاج للذهاب لأول مرة كنت على اتصال به.
• خصص وقتا للإيداع. فمن السهل لتجنب هذه المهمة مثل الطاعون، ولكنها مطلوبة وسوف تساعد عملك تشغيل أكثر سلاسة. خصوصا إيصالات وغيرها من البنود المستخدمة في الوقت الضريبي، والحفاظ على هذه الأشياء المنظمة يجعل تقديم الضرائب الخاصة بك أسهل بكثير.

نظام الايداع الالكتروني:

العالم الرقمي لم يلغ تماما الحاجة لتخزين الورق، ولكنه جعل تخزين المعلومات أسهل بكثير. يمكن للأنظمة الرقمية إنشاء الفواتير وإدارتها وإدارتها، ويمكنها تتبع موارد الأعمال التجارية المنزلية الخاصة بك ومن ثم استيرادها إلى برامج ضريبية للإيداع الإلكتروني. يمكنك مسح الإيصالات ويكون لهم المخزنة في ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (على الرغم من أنك يجب أن تبقي على الأرجح النسخة الورقية كذلك). يمكن للأنظمة الإلكترونية تخزين معلومات العملاء والعملاء والاحتمالات الخاصة بك في نظام إدارة علاقات العملاء لسهولة الوصول، والبريد الإلكتروني، والفواتير، وأكثر من ذلك. أنظمة الإنترنت يمكن استخدامها لحفظ أفكارك، وتساعدك على إدارة المشاريع، وتنظيم المعلومات أو البحوث.

ولكن مثل أنظمة الملفات الورقية، يحتاج نظام الإيداع الرقمي إلى بنية تنظيمية، باستخدام المجلدات والملفات المخزنة على جهاز الكمبيوتر أو في السحاب. لإدارة أسهل، استخدم نفس البنية وأسماء الملفات في النظام الرقمي الخاص بك كما تفعل في نظام الورق الخاص بك.

لحماية الملفات الرقمية الخاصة بك، احتياطيا لهم حتى على القرص الصلب منفصلة أو إلى نظام التخزين عبر الإنترنت.

مزيج من كل ما سبق

وهناك احتمالات ستحتاج إلى استخدام أكثر من نظام واحد لإدارة جميع البيانات والمواد التي تحتاج إلى تخزينها في عملك. أولا عليك أن تقرر ما هو الأفضل بالنسبة لك، ومن ثم تنفيذها. على سبيل المثال، قد يكون لديك نظام الموثق لمساعدتك على تنظيم الإدارة اليومية لعملك مثل الجدول الزمني الخاص بك، والتسويق، ونسخ من النماذج الخاصة بك. النظام التقليدي الخاص بك يمكن أن تعقد كل ما تبذلونه من الأوراق طويلة الأجل مثل الضرائب السنوات السابقة، وتصاريح وتراخيص الأعمال التجارية، وتسجيل الملكية الفكرية. يمكنك استخدام نظام رقمي لتخزين أفكارك، مثل إيفرنوت، وتتبع المشاريع.

من ناحية أخرى، قد ترغب في أن تكون رقمية قدر الإمكان، وذلك باستخدام قائمة المهام عبر الإنترنت والتقويم، ومسح جميع الإيصالات في جهاز الكمبيوتر الخاص بك، واستخدام البرمجيات أو الخدمات عبر الإنترنت لجميع احتياجات إدارة الأعمال الأخرى الخاصة بك. ومع ذلك، سوف لا تزال تريد نظام لإدارة الورق الذي لا تحصل ولدت. المفتاح هو العثور على النظام الذي من السهل بالنسبة لك التمسك والعثور على المعلومات التي تحتاج إليها، عندما كنت في حاجة إليها.

تحديث سبتمبر 2016 ليزلي تروكس