نظرة شاملة على وظيفة إدارة المشاريع

يعرف معهد إدارة المشاريع (بمي) إدارة المشروع بأنها "متطلبات مشروع الاجتماع من خلال تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات لأنشطة المشروع، ويتم ذلك من خلال استخدام التخطيط والتخطيط ، تنفيذ المشروع وضبطه وإغلاقه ".

على الرغم من أن هذا التعريف قد يبدو معقدا، فإن مديري إدارة المشاريع متجذرون بالفعل في الحس السليم والتطبيق العملي.

ما إذا كنت ترغب في توفير إدارة المشاريع لعملائك أو هدفك هو أن تصبح مدير المشروع، والنظر في أساسيات إدارة المشاريع خطوة بخطوة. قبل أن تبدأ، حدد ما إذا كانت الخدمة التي أنت على وشك تقديمها (أو التعيين الذي تتخذه) هو حقا مشروع.

الإدارة العامة مقابل إدارة المشاريع

كيف تقرر ما إذا كان هناك مشروع ما أم لا؟ لكسر هذا، فصل اثنين من مجالات مختلفة من الإدارة في إدارة (أو العامة) وظيفية وإدارة المشاريع.

الإدارة الوظيفية أو العامة هي التشغيل المستمر للمهمة. ومن الأمثلة على ذلك إذا كنت تملك شركة تكنولوجيا ولديها عميل تقدم لك دعما احتياطيا وتدير حسابها السنوي باستمرار من خلال الاحتفاظ بنسخة احتياطية من خوادمها وتزويدها بتقرير النشاط الأسبوعي. إذا قمت بذلك لمدة خمس سنوات ولديها عقد متجدد مع العميل، عملك مستمر وبالتالي عام أو وظيفي.

إذا كان عميلك يريد تنفيذ نظام جديد لإدارة المحتوى ولديه سنة واحدة لتطوير النظام الجديد ويطلب منك قيادة عملية تطويره، فإن عميلك قد انخرط في المشروع.

وبالمثل، إذا كنت تعمل مع الموارد البشرية وعملك هو لإدارة ميزانية القسم والإشراف على صغار المبتدئين، ثم لديك وظيفة وظيفية لأنها وظيفة مستمرة التي لم يكن لها نهاية محددة.

من ناحية أخرى، إذا كان لديك نفس وظيفة الموارد البشرية ومدير قسمك يطلب منك تنفيذ برنامج تجنيد جديد (ويزودك بالموعد النهائي والميزانية) ويجعلك مدير المشروع، ثم وهذا هو المشروع لأنه يحتوي على تاريخ البدء والانتهاء والمهمة يحدث مرة واحدة فقط.

تصور المشروع الخاص بك إلى ثلاثة أجزاء

الآن بعد أن فهمت جوهر ما يشكل مشروع، يمكنك إلقاء نظرة فاحصة على إدارة المشروع. باستخدام برنامج التوظيف كمثال، والآن بعد أن كنت تعرف أن هناك حاجة لمشروع، والخطوة التالية هي تحديد النطاق والوقت والميزانية المطلوبة.

إدارة المشروع هي التخطيط والتنظيم والسيطرة على نطاق وميزانية ووقت مشروع برنامج التوظيف. للمساعدة في تصور المشروع، رسم هرمي بسيط.ويمثل كل سطر من الهرم أحد الأجزاء الرئيسية الثلاثة للمشروع (أي هاء، والنطاق، والوقت، والميزانية). المساحة الفارغة في وسط الهرم هي جودة من المنتج المسلمة. الهرم هو أداة هامة أن نأخذ في الاعتبار كما كنت تخطط مشروعك لأنه كما تنمو ثلاثة أجزاء رئيسية الخاص بك أو يتقلص، وتتأثر جودة المنتج.

نطاق المشروع

تحديد النطاق غالبا ما يكون الجزء الأكثر صعوبة وتعقيدا في إدارة المشروع.

تفاصيل المشروع عادة ما تكون غير معروفة في البداية، لذلك تقدير ما هي الأنشطة والمهام اللازمة من أجل تنفيذ المشروع تأخذ التفكير. ويتكون النطاق من جميع الأنشطة والمهام المختلفة التي سيتم الاضطلاع بها من أجل إنتاج المنتج النهائي الذي سوف تسليم. وسيساعد تحديد نطاق المشروع في تحديد الوقت والميزانية اللذين ستحتاج إليهما لإنهاء المشروع. وهناك طريقة جيدة للبدء هي ببساطة كتابة ما كنت تعتقد أن هناك حاجة لإكمال المهمة. بعد ذلك، التشاور مع الآخرين للحصول على رؤية شاملة لجميع الأنشطة المعنية.

وقت المشروع

وبمجرد الانتهاء من إنشاء نطاق أولي، يمكنك البدء في تخصيص وقت لكل نشاط ومهمة، وبالإضافة إلى ذلك، للنظر في الصورة أكبر المشاريع. اسأل نفسك عن الأنشطة التي ستحدث في نفس الوقت والتي ستحدث بالتتابع.

كما نولي اهتماما كبيرا لعدد الأشخاص الذين سيراجعون أنشطة المشروع لأن ذلك سيؤثر على الوقت الذي يستغرقه إتمام الخطوة. من المستغرب المدة التي يمكن أن تستغرقها مهمة بسيطة عندما يحتاج ثلاثة أشخاص إلى مراجعتها. بعد حساب الوقت الذي سوف يستغرق لاستكمال الأنشطة والمهام التراكمية، وكنت على استعداد لإنشاء جدول المشروع لفريق المشروع لمتابعة.

ميزانية المشروع

في هذه المرحلة، كنت قد حددت ما (نطاق) وطول (الوقت) من المشروع، والآن حان الوقت لتحديد الميزانية. مثل الكثير من حساب الوقت من الوقت للمشروع، سيكون لديك في كثير من الأحيان للتشاور الآخرين، بما في ذلك إدارة يؤدي إلى تحديد ميزانية دقيقة. وتتألف الميزانية من اعتبارات متعددة، بما في ذلك استخدام الأشخاص والمواد المشاركة في الأنشطة المضطلع بها، ومدى الحاجة إلى (الأشخاص، الأشخاص) والمواد المستخدمة.

الاتصال هو مفتاح

في كثير من الأحيان العميل (أو رئيسه) يريد الانتهاء من المشروع في غضون فترة زمنية محددة مسبقا والميزانية دون النظر في نطاق المشروع. والمشكلة في هذا الصدد هي أنه تقريبا تقريبا، لا يمكن إنجاز نطاق المشروع بشكل معقول نظرا للقيود الزمنية والميزانوية. وبالتالي، فإن جزءا من إدارة المشروع يتفاوض على شروط نطاق المشروع مع عميل أو رئيسه. طوال عملية التفاوض، وكذلك طول المشروع، التواصل الجيد الجيد هو أهم مهارة واحدة ستحتاج إليها. أكثر وضوحا يمكنك التواصل التحديات على طول الطريق، وأكثر سعادة عميلك أو مدرب سيكون.