إرشادات لإغلاق مكتب العطلة

يعد إعداد مكتبك لإغلاق مؤقت بسبب إجازة أو لأسباب أخرى أمرا سهلا مثل اتباع قائمة التحقق هذه. فعلت بشكل صحيح، الزبائن الخاص بك، والبائعين، والموظفين سوف يكون على بينة من إغلاق الأعمال المجدولة / مكتبك، ويمكنك تجنب العملاء الغاضبين والموظفين الساخطين عند عودتك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضا توفير بعض المال. سوف نقدر العملاء معرفة مدة الأعمال التي يتم إغلاقها بحيث لا تشعر بالإحباط عن طريق انتظار استجابة من عملك بينما كنت بعيدا.

إجازة مكتب الإجازات: إخطار الموظفين والزبائن والبائعين

تأكد من إخطار أصحاب المصلحة الرئيسيين في شركتك قبل أسبوعين إلى أربعة أسابيع على الأقل. يمكن إخطار الموظفين / تذكير باستخدام إدراج في راتبهم. يمكن إخطار العملاء على موقع الويب الخاص بك وعبر رسالة المصاحبة الآلي على نظام الهاتف الخاص بك. يمكن إخطار الباعة (وخاصة أولئك الذين لديهم جداول تسليم متكررة) عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي.

إخطار أفراد الأمن / خدمة

إرسال مذكرة إلى جهاز الأمن الشخصي أو الأمن إخطارهم من تواريخ الإغلاق. تأكد من أن قائمة الاتصال الخاصة بك في حالات الطوارئ محدثة مع أرقام هواتف الموظفين الرئيسية.

تغيير التلقائية المصاحبة معايدة

جدولة التحية الآلي الخاص بك تحية على نظام الهاتف الخاص بك لتعكس أن المكتب أغلقت. تأكد من أنك تذكر أيضا عند إعادة فتح المكتب. إذا كنت تقدم خدمات الطوارئ (مثل التدفئة والتبريد، والسباكة، وما إلى ذلك) تأكد من إخبار المتصلين بك كيفية الوصول إلى خدمة الرد أو الهاتف الخليوي الخاص بك أثناء الاغلاق.

- 3>>

يخطر خدمة الرد

إذا كنت تستخدم خدمة الرد على المكالمات تأكد من إعلامهم بالتواريخ التي سيتم إغلاق المكتب والتأكد من قائمة الاتصال الخاصة بك هو حتى الآن مع أرقام هواتف الموظفين التي ستكون على المكالمة.

تغيير تحيات البريد الصوتي وإنشاء رسائل البريد الإلكتروني الرد

إذا كان نظام الهاتف الخاص بك يسمح المكالمات الخارجية لعصابة مباشرة إلى مكاتب موظفيك، ثم تحتاج للتأكد من أنها تستخدم تحية مؤقتة أو "خارج المكتب" البريد الصوتي الذي يتيح المتصل معرفة أنهم ليسوا في المكتب.

يجب على موظفيك أيضا السماح للمكالمة بمعرفة متى سيعودون وما يجب القيام به إذا كانوا بحاجة إلى مساعدة فورية أثناء إغلاق المكتب للعطلة. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من إنشاء رد تلقائي من خارج المكتب.

تقليل الحرارة

وفر بعض الطاقة وبعض المال عن طريق إعادة (أو إعادة برمجة) الحرارة مكتبك أثناء الاغلاق.

النسخ الاحتياطي للخوادم

إذا كان لديك أجهزة كمبيوتر وخوادم حاسمة، تأكد من تشغيل دورة النسخ الاحتياطي بشكل صحيح قبل وبعد إيقاف التشغيل.تقليل التعرض لكارثة عن طريق جدولة النسخ الاحتياطي خارج الموقع الخاص بك لاقط في وقت مبكر بدلا من الانتظار ل بعد الاغلاق عطلة أن يكون أكثر.

أجهزة مكتبية

• أجهزة مكتبية
• أجهزة تصوير
• أجهزة حاسوب
• أضواء علوية
• أجهزة تمزيق

ايقاف أجهزة الكمبيوتر و ملحقاتها

• كمبيوتر
• شاشات
• طابعة
• لا إيقاف

أجهزة الفاكس

• نظام الهاتف
• أجهزة الكمبيوتر الخادم
• سخانات / أضواء للدبابات الأسماك الاستوائية