كم من الوقت للحفاظ على الإقرارات الضريبية والمستندات ذات الصلة

لا يقتصر الأمر على الأوراق التي تتراكم على سطح المكتب الشخصي. الأقراص الصلبة الكمبيوتر يمكن الحصول على انسداد وأثقال، أيضا. حتى محركات أقراص فلاش وغيرها من الملحقات الصغيرة أنيق عقد فقط الكثير ويمكن أن يكون من السهل أن يساء. ويمكن أن يكون أوه مغريا جدا لرمي بها فوضى والورق الذي لا تحتاج حقا بعد الآن. او هل انت؟ كم من الوقت من المفترض أن تحافظ على تكدس هذه المساحات مع الوثائق الضريبية القديمة والعائدات؟

لا توجد طريقة حول الإقرارات الضريبية والوثائق ذات الصلة الهامة للحفاظ عليها. ستحتاج إليهم في حال رغبت مصلحة الضرائب الأمريكية في مراجعة المعلومات المتعلقة بتلك السنة الضريبية المحددة، ويمكن أن تكون الإقرارات الضريبية القديمة في متناول اليدين لعدة أغراض أخرى أيضا، مثل التحقق من الدخل عند التقدم بطلب للحصول على قرض أو شقة.

كم طويل طويل بما فيه الكفاية؟

بصفة عامة، يجب الاحتفاظ بالإقرارات الضريبية والوثائق ذات الصلة على الأقل طالما يسمح لمصلحة الضرائب أو سلطة الضرائب بالولاية بمراجعة هذا العائد. ويشار إلى هذه الفترة الزمنية ب "التقادم". وبعد مرور ثلاث سنوات على تاريخ تقديم الإقرار الضريبي في حالة العودة الفدرالية، أو ثلاث سنوات من الموعد النهائي المحدد في 15 أبريل / نيسان إذا تم تقديم الإقرار قبل الموعد النهائي.

كل ولاية لديها قانونها الخاص للتقادم على عمليات التدقيق. وتتبع العديد من الولايات الفترة الزمنية الاتحادية التي تبلغ ثلاث سنوات، ولكن فترات أخرى أطول.

على سبيل المثال، مونتانا لديها فترة خمس سنوات لعمليات التدقيق.

ماذا يجب أن تبقي؟

جنبا إلى جنب مع نسخة من الإقرار الضريبي الخاص بك، يجب أن تحتفظ بأي وثائق تتعلق بالدخل أو الاستقطاعات أو الائتمانات التي أبلغت عنها. وسيشمل ذلك بنودا مثل نسخ من النماذج W-2، والنماذج رقم 1099، وخطابات الإقرار بالتبرعات الخيرية، وإيصالات النفقات القابلة للخصم من الضرائب.

يجب على الأشخاص العاملين لحسابهم الخاص الاحتفاظ بنسخ من أي سجلات محاسبية مثل البيانات المصرفية وبيانات الأرباح والخسائر أو نسخة احتياطية من بياناتهم من برامج المحاسبة الخاصة بهم.

قد ترغب أيضا في الاحتفاظ بأي مستندات عن العقارات أو الأصول التجارية أو الأسهم أو السندات أو غيرها من الأصول التي تمتلكها طالما أنك تملكها، ثم ثلاث سنوات أو أكثر بعد بيع الأصل، حالة. سوف تحتاج هذه السجلات لحساب أساس التكلفة وكسب أو خسارة لضريبة الأرباح الرأسمالية.

عندما يحين الوقت للتجاهل

قم بإجراء هذه الفحوص النهائية قبل البدء في اقتطاع الضرائب القديمة والمستندات المالية:

• تحقق من كشف الضمان الاجتماعي ومقارنة أرباحك بالمعلومات الواردة في W2s والإقرارات الضريبية . إذا لم تتلق كشف الضمان الاجتماعي مؤخرا، يمكنك طلب تصريح الضمان الاجتماعي من إدارة الضمان الاجتماعي.وكثيرا ما لا يظهر الدخل من W2 أو دخل العمل لحسابك الخاص من إقراراتك الضريبية في كشف الضمان الاجتماعي. و سا لديها إجراءات المعمول بها لمساعدتك على تصحيح أي أخطاء قد تجد.
• تحقق من التاريخ الذي قدمت فيه الإقرار الضريبي . تأكد من أنه قد مضى على ما لا يقل عن ثلاث سنوات بعد تقديم الإقرار الضريبي قبل التخلص منه.
• اتصل على مصلحة الضرائب الأمريكية وطلب "سجل الحساب" لسنة ضريبية معينة . يمكن للمحاسب الخاص بك القيام بذلك بالنسبة لك ومساعدتك على فهم هذا المطبوع مصلحة الضرائب. في بعض الأحيان يتم إجراء تعديلات على الإقرارات الضريبية بعد إرسالها وقد لا تعرفها أو نسيتها. هذه فرصة للتأكد من أن أي مشاكل في مصلحة الضرائب لفترة معينة من الضرائب قد تم تسويتها قبل التخلص من الوثائق الهامة الخاصة بك.
• مسح المستندات الضريبية وحفظها على قرص مضغوط أو محرك أقراص فلاش حتى إذا قمت بإرم النسخ الورقية. تأخذ النسخ الممسوحة ضوئيا من المستندات مساحة أقل بكثير من الملفات الورقية.
• أجاد المستندات الضريبية والمالية القديمة. لا مجرد واد لهم وإرم لهم في أقرب سلة المهملات! لا تريد أن يكون أي شخص قادرا على الوصول إلى معلومات التعريف الخاصة بك.

كيف يجب أن تبقي كل شيء؟

المسح الضوئي والادخار على القرص الصلب الخاص بك هو في نهاية المطاف موفر الفضاء، ولكن الإقرارات الضريبية والوثائق ذات الصلة يمكن الحفاظ عليها في عدد من الطرق الأخرى أيضا:

• ملفات الورق التي نظمتها السنة مع الإقرارات الضريبية والوثائق ذات الصلة كلها في نفس المجلد.
• استخدم ملف الأكورديون أو مربع لكل سنة.
• احتفظ بملفات منفصلة لأصولك طويلة الأجل.
• جعل الأقراص المضغوطة أو محركات أقراص فلاش من أهم المستندات الخاصة بك ووضعها في صندوق ودائع آمن.