كيفية تحسين معدلات الخروج من المقابلة المشاركة

مقابلات الخروج هي واحدة من أفضل الطرق للحصول على ردود فعل حقيقية وصادقة من الموظفين. الجانب السلبي هو أن الأمر يتطلب بعض الوقت لبناء قدر كبير من البيانات من مقابلات الخروج. ومع ذلك، فإن زيادة معدل مشاركتك يمكن أن يساعدك في الحصول على قدر أكبر من المعلومات القابلة للتنفيذ بشكل أسرع من مقابلات الخروج.

ما هو معدل المشاركة الجيدة لمقابلات الخروج؟

وتبين البحوث أن متوسط ​​معدل الاستجابة لمقابلات خروج الورق والقلم الرصاص ما يقرب من 30-35٪.

وهذا يعني أن الشركة التي لديها 2000 موظف ومعدل دوران 15٪ من المتوقع أن تتلقى حوالي 100 مقابلات إنهاء الانتهاء في السنة. على مستوى المشاركة هذا، تحصل المنظمة على ردود فعل خروج من 5٪ فقط من إجمالي عدد الموظفين.

مع بذل القليل من الجهد، يجب أن تكون قادرا على مضاعفة معدل الاستجابة. 65٪ أو أفضل هو هدف جيد للمشاركة مقابلة الخروج. ويمكن تحقيق ذلك من خلال مقابلات للخروج من الورق والقلم الرصاص، ومقابلات الخروج عبر الإنترنت على شبكة الإنترنت ومقابلات الخروج الهاتفية.

قياس مشاركتكم في مقابلة الخروج

لقياس معدل ردكم، وتقسيم عدد من المقابلات خروج الانتهاء من عدد الموظفين الذي يمكنك من خلاله طلب مقابلة الخروج. ومن الناحية المثالية، ينبغي أن يساوي العدد الثاني العدد الإجمالي لعمليات الإنهاء ولكن لأسباب عملية، ليس هذا هو الحال عموما.

على سبيل المثال، إذا كان لديك 125 مقابلة إنهاء كاملة من 300 شخص طلبتم إكمال مقابلة الخروج، ومعدل مشاركتك هو 125/300 أي ما يعادل. 416 أو 41. 6٪.

من المهم التأكد من أن لديك طريقة جيدة لتتبع هذا النوع من المشاركة. كحد أدنى، كنت ترغب في تتبع معدل المشاركة في بداية مشروع تحسين وبعد ذلك بشكل دوري بعد ذلك.

السيناريو المثالي هو الحفاظ على متوسط ​​التشغيل الذي يمكنك الرجوع إليه بشكل منتظم.

هذا الرقم في الوقت الحقيقي ينبهك فورا إلى سقوط (أو زيادة) في مشاركة الموظفين في مقابلات الخروج. يجب أن يقوم نظام إدارة مقابلة الخروج عبر الإنترنت بذلك نيابة عنك تلقائيا.

قد ترغب الشركات الكبيرة في تتبع معدلات المشاركة بشكل منفصل للشركات التابعة أو الأقسام الكبيرة أو المناطق الجغرافية. ويمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم أن تستفيد عموما من معدل المشاركة الكلي للمنظمة.

إذا قررت أن معدل مشاركتك في مقابلات الخروج يمكن أن يقف تحسنا، فإن الخطوة التالية هي تحليل عملية مقابلة الخروج الحالية. أهم مجالين للمراجعة هما:

1. لماذا يختار الموظفون عدم إكمال مقابلة الخروج؟
2. هل هناك مشاكل لوجستية تمنع الموارد البشرية من الحصول على المعلومات للموظفين في الوقت المناسب وبطريقة فعالة؟

الموظفون لم يستكملوا المقابلة

بعض الأسباب التي يختارها الموظفون عدم إتمام مقابلات الخروج هي:

• مقابلة الخروج طويلة جدا.
• أسئلة مقابلة الخروج هي مربكة أو شخصيا الغازية.
• لا يعتقد الموظف أن مقابلة الخروج سوف تقرأ أو تحدث فرقا.
• الموظف يخشى من التداعيات.
• الموظف غاضب في الشركة.
• الموظف يسوء أو ينسى.
• العملية صعبة أو غير مريحة.

إذا كنت تستخدم مسح مقابلة الخروج مع أسئلة مصنفة، 35-60 الأسئلة حول طول المسح الصحيح. أكثر من 60 الأسئلة تبدأ في الشعور طويلة وغير مريحة للموظف. إذا تجاوزت 70 سؤالا، يجب أن تكون مستعدا لأعداد أكبر من مقابلات الخروج غير المكتملة.

قم بمراجعة أسئلة المقابلة الخاصة بك من أجل البساطة. ضع نفسك في حذاء الموظف وسأل نفسك كيف ستشعر بالإجابة على الأسئلة. تجنب الكثير من أسئلة مقابلة الخروج التي تطلب المشاعر والعواطف.

العديد من الموظفين لا يتناسبون مع مشاعرهم (أو إذا كانوا قد لا يريدون مشاركتها معك). فمن الأسهل بكثير للموظف لتقييم فعالية العملية بدلا من كيف يشعرون حول هذه العملية.

خروج المقابلة ردود الفعل تم تجاهلها

الموظفين لن يكملوا مقابلات الخروج إذا كانوا يعتقدون أن التعليقات التي تقدمها لن تقرأ أو سيتم تجاهلها على وجه السرعة. من المهم إعلام الموظفين بأنك تقدر تعليقاتهم. عند إجراء تحسينات بناء على اقتراحات من مقابلات الخروج، لا تخافوا من إخبار الموظفين حيث جاءت الفكرة من.

مع مرور الوقت، سوف يتعلم الموظفون أنك لا تستمع. وبمجرد أن يصبح هذا جزءا من ثقافة الشركات، يمكنك أن تتأكدوا من الكثير من الأفكار المفتوحة والصادقة والاقتراحات والانتقادات.

تداعيات من ملاحظات صادقة

أيضا، يكون واضحا مع الموظفين أن ردود فعل صادقة لن يؤدي إلى مضاعفات. ولا ينبغي أبدا استخدام البيانات التي أدلي بها في مقابلة الخروج للحيلولة دون أهلية إعادة التأهيل في المستقبل.

هناك العديد من الخبراء المفترضين الذين يخبرون الموظفين بعدم أن يكونوا صادقين على نموذج مقابلة الخروج أو عدم إكمال واحد على الإطلاق. ويدعي أن الشركات تستخدم هذه المعلومات ضد الموظفين. علماء الموارد البشرية يعرفون أن هذا هو هراء، ومع ذلك، فإنها لا تزال يجب أن تحارب هذا التصور لا أساس لها.

غاضب آراء الموظفين

الموظفين الغاضبين مع الشركة قد يشعرون أنهم لا يريدون المساعدة من خلال المشاركة في مقابلة الخروج. يمكنك تشجيع هؤلاء الموظفين على تنفيس غضبهم في مقابلة الخروج. العديد من هؤلاء الموظفين الغاضبين يشعرون بسعادة غامرة مع فرصة سماع صوتهم - خاصة إذا كانوا يعرفون أنه سيتم سماعه من قبل الإدارة العليا.

عملية نظيفة ومبسطة مهمة أيضا. سواء كان ذلك على شبكة الإنترنت أو ورقة وقلم رصاص، وينبغي وضع استمارة مقابلة الخروج بشكل جيد مع شكل استطلاع بديهية وسهلة الفهم.

المشاكل اللوجستية هي المجال الرئيسي الثاني للمراجعة في عملية المقابلة الخروج. وهناك عادة روابط ضعيفة في أي عملية، كما أن المقابلات المتعلقة بالخروج ليست استثناء. يجب أن يتضمن الفحص الخاص بك سلسلة كاملة من الأحداث التي تبدأ عندما يقوم الموظف بإخطار وينتهي عندما يقدم الموظف مقابلة الخروج.

تدقيق عملية مقابلة الخروج

يمكنك البدء في مراجعة عملية مقابلة الخروج من خلال معرفة المعلومات التالية.

• كيف يقدم الموظفون عموما إخطارا بقصد إنهاء الخدمة؟
• من هو أول شخص يتم إخطاره وكم يبلغ الإشعار عادة؟
• الذي يحكي قسم الموارد البشرية وكيف؟ ما هي المدة التي تلي إشعار الموظف بالموارد البشرية؟ من هو في الموارد البشرية يتم إخطار أولا؟
• من المسؤول عن بدء مقابلة الخروج؟ متى يتم إبلاغ هذا الشخص (الأشخاص) بإنهاء خدمة الموظف؟
• كيف يتم إخطار الموظف بمقابلة الخروج؟ بواسطة من؟ ما هي الطريقة؟ متي؟
• هل هناك ملكية واضحة في الموارد البشرية لعملية مقابلة الخروج؟ ھل یفھم المتورطون في العملیة أھمیة وإلحاح مقابلات المقابلات؟
• ماذا قال الموظف عن مقابلة الخروج؟ ما هي الطرق التي تشجعهم على إكمال مقابلة الخروج؟ هل قال الموظفون أكثر من مرة وبأكثر من طريقة؟
• هل من السهل إكمال مقابلة الخروج؟
• متى وأين سيكمل الموظف مقابلة الخروج؟ هل هناك سهولة في الوصول إلى الموارد الضرورية؟
• هل يتمتع الموظف بالخصوصية اللازمة لاستكمال مقابلة الخروج إذا كان يتم إكمالها في العمل؟
• هل يدعم المشرفون والمديرون عملية مقابلة الخروج؟ هل هم يخشون تلقي ردود فعل سلبية من الموظفين؟ هل تعتمد على مشرفين خائفين لنقل المعلومات حول مقابلة الخروج للموظفين؟
• هل من السهل على الموظفين تقديم مقابلات الخروج الخاصة بهم؟

راجع كل سؤال من أسئلة التدقيق أعلاه وألق نظرة فاحصة على عملية مقابلة الخروج. حدد ما يمكنك القيام به لتحسين كل من هذه المجالات. بعد الانتهاء من المراجعة، يمكنك البدء في إجراء تحسينات على الفور.

إعادة قياس عملية المقابلة الخاصة بك الخروج

بعض التغييرات التي تقوم بها سوف توفر تحسنا ملحوظا في معدلات المشاركة بسرعة كبيرة. والبعض الآخر يتطلب المزيد من الوقت للتغلب على ثقافة الشركة بشكل فعال.

إعادة قياس معدلات المشاركة في ثلاثة أشهر وستة أشهر وتسعة أشهر واثني عشر شهرا. وبحلول اثني عشر شهرا، يجب أن نتوقع أن نرى تحسنا كبيرا في معدلات المشاركة مقابلة الخروج الخاص بك. وهذا يعني أنه سيكون لديك المزيد من البيانات التي يمكن استخدامها للحد من دوران وزيادة الاحتفاظ بالموظفين.

الاستنتاج

يمكنك زيادة قيمة مقابلات الخروج الخاصة بك بشكل كبير من خلال زيادة عدد الموظفين الذين ينتهون المشاركة في عملية مقابلة الخروج. من خلال مراجعة وتحسين محتوى وهيكل مقابلة الخروج، جنبا إلى جنب مع العمليات الداخلية الخاصة بك، يمكنك تحقيق زيادة كبيرة في معدلات المشاركة الخاصة بك.

وأخيرا، فكر في إمكانية أن إجراء مقابلة شخصية فعلية مع أحد موظفي الموارد البشرية قد لا يؤدي إلى تحسين معدلات المشاركة فحسب، بل أيضا تقديم معلومات أفضل. لا يمكنك التقليل من قيمة الاستجواب المتابعة.

انظر أسئلة مقابلة الخروج الموصى بها.