كيفية إدارة العمل الإضافي بشكل أكثر فعالية

لا يعد العمل الإضافي واحدا من أكبر النفقات الجارية لمعظم الشركات، ولكن الإدارة الصحيحة (أو غير الصحيحة) للعمل الإضافي يمكن أن تعني الفرق بين الدعاوى القضائية الباهظة التكلفة، وانخفاض الروح المعنوية، في أنظمة العمل الإضافي.

خلال السنوات الأخيرة من الأوقات الاقتصادية الضعيفة، كان العديد من الموظفين حريصين على إثبات أنفسهم كعمال صلبة لا يشكون من العمل قليلا من الوقت الإضافي - دون بالضرورة تضمين بعض أو كل من ذلك على الجداول الزمنية الخاصة بهم.

وقد أيد العديد من أرباب العمل إما بشكل ضمني (أو صراحة) هذا الموقف. اشلي دينسديل، مشتري ل ميسي الذي يعمل 50+ ساعة في الأسبوع، ويقول: "وقعت تسريح العمال في مكتب عملي السابق. الآن، أحصل في وقت مبكر وإرسال رسائل البريد الإلكتروني حتى يعرفون أنا هناك. "

ومع ذلك، لا ينبغي للشركات أن ترى هذا النوع من السلوك شيء جيد. إن إغفال البصر أو تشجيع هذا النوع من السلوك على الواجهة الأمامية يمكن أن يكون له تداعيات مالية كارثية إذا قرر هؤلاء الموظفين أنفسهم اتخاذ إجراءات قانونية بسبب سوء التصنيف أو وقت العمل بدون أجر. ووفقا للرابطة الوطنية لمحامي العمل، ارتفعت نسبة منازعات العمالة والأجور بنسبة 77 في المائة منذ عام 2004 (وليس من قبيل المصادفة أن عام 2004 كان آخر مرة قامت فيها وزارة العمل بتنقيح قانون معايير العمل العادلة). ومع أنظمة العمل الإضافي الجديدة في الأفق، انظر موجة أخرى من النزاعات المتعلقة بالأجور والعمل.

في عام 2014 وحده، أمرت وزارة العمل الشركات في جميع أنحاء البلاد لدفع ما يقرب من 241 مليون $ في الأجور مرة أخرى بسبب سوء تصنيف الموظفين (في محاولة لتجنب الأجر الإضافي)، يطلب أو تشجيع الموظفين على العمل أكثر من 40 ساعة في الأسبوع بدون أجر، أو تشجيع الموظفين على الاستجابة للبريد الإلكتروني والنصوص والمكالمات الهاتفية خارج ساعات العمل - بدون أجر.

من الموظفين إمس في تشارلستون للعاملين في مجال الرعاية الصحية في سانتا باربرا، لمديري مخازن السلع الرياضية، والدعاوى القضائية الجديدة ظهرت يوميا.

ما الذي يمكنك القيام به لإدارة الوقت الإضافي بشكل أكثر فعالية لحماية شركتك وموظفيك؟ وهذه النصائح الخبراء الأربعة تساعدك على تجنب المزالق والمفاجآت الرئيسية عندما يتعلق الأمر بإدارة العمل الإضافي.

1. تتبع الموظف الوقت. يعمل عامل أميركي متوسط، وفقا لمكتب إحصاءات العمل، أكثر بقليل من أربع ساعات من العمل الإضافي في الأسبوع. هذا هو 208 ساعة في السنة. ويقدر متوسط ​​الأجر الذي يبلغ 21 دولارا في الساعة في الوقت ونصف الأجر، ويصل المجموع الإجمالي إلى 6 دولارات، 552 لكل موظف، في السنة. مع الموظفين من 20 موظفا، وهذا هو 131 $، 040 في نفقات العمل الإضافي وحدها.

ماذا يمكنك أن تفعل لتجنب المفاجآت عندما يتعلق الأمر العمل الإضافي؟ واحدة من أكبر الموارد المتاحة هو تتبع الوقت المحمول التي تتضمن تنبيهات لإعلام الموظفين والمديرين عندما عتبات العمل الإضافي تتعدى.تتبع الوقت الموظف يسمح أيضا المديرين وأصحاب الأعمال لرؤية ومعالجة أنماط على مستوى الشركة، وعلى مستوى الموظف الفردي عندما يتعلق الأمر العمل الإضافي. هل يعمل موظف واحد باستمرار على زيادة ساعات العمل الإضافي كل أسبوع؟ هل هذا ناجم عن نقص في التوظيف، أو عبء كبير للمشاريع، أو موظف لديه وقت إضافي على يديه ويحصل على عثرة في الأجور؟ مع عرض صورة كبيرة من الوقت الذي يقضيه (وكيف يتم تخصيصها لمشاريع مختلفة) يمكن للمديرين اتخاذ قرارات مستنيرة عندما يتعلق الأمر بالموارد والعمل الإضافي. ولا تخجل من تتبع ساعات فقط للموظفين بالساعة.

معرفة عدد الساعات التي يساهم بها الجميع أمر بالغ الأهمية في اتخاذ الخيارات الذكية والتداول مع التغييرات التنظيمية الفائضة القادمة.

يتجنب تتبع الوقت أيضا تقريب الجدول الزمني (الذي يحدث عادة بشكل بريء بما فيه الكفاية ولكن عادة ما يقع في صالح الموظف، وتقدر جمعية الرواتب الأمريكية 10 دقيقة لكل نوبة لكل موظف). تأكد من أن النظام الذي تختاره يساعدك مع الامتثال دسا و دول، لحماية نفسك مع سهولة العثور على السجلات في حالة التدقيق الحكومي أو النزاعات العمالية.

2. نلقي نظرة من الصعب على تصنيف الموظفين. يجب أن تكون على علم بأنه إذا كان الموظف الخاص بك يتقاضى رواتبه ولكنه يقل عن 660، 660 في السنة، ما زال عليك دفع وقت إضافي - وأن هذه العتبة على وشك الارتفاع بشكل حاد. ناهيك عن أن تصنيف الموظف المعفى براتب يقل عن 2360 دولارا في السنة أو في وضع غير مؤهل للحصول على حالة إعفاء، وذلك ببساطة لتجنب الاضطرار إلى دفع ساعات العمل الإضافية ليست استراتيجية سليمة.

ينجم جزء كبير من دعاوى العمل التي كانت في ازدياد منذ عام 2004 عن سوء التصنيف والتعويض عن المدفوعات المستحقة بسبب العمل الإضافي لساعات إضافية تعمل بدون أجر.

لأغراض الإدانة، لا يهم للمحاكم ما إذا كنت تصنف خطأ عمدا أو تصنف الموظفين بطرق خاطئة؛ انها عملك كصاحب عمل للتأكد من أن التصنيف هو الصحيح لموظفيك - وليس فيناغلد في محاولة لخفض التكاليف. ولا تشمل العقوبات المتعلقة بسوء التصنيف فقط ما يصل إلى سنتين من الدفعات المستردة عن العمل الإضافي المستحق، ولكن إذا اعتبرت أنك قد أساءت تصنيف الموظف عمدا، فستكون مدين لك بثلاث سنوات. للتأكد من أن التصنيفات الخاصة بك تصل إلى السعوط، وتقييم بانتظام واجبات موظفيك والعلاقة مع الشركة، واستشارة محام في المناطق الرمادية. قد يضغط قليلا لدفع الرسوم القانونية، ولكنه قليل جدا بالمقارنة مع العواقب المحتملة.

3. التواصل التوقعات. واحدة من أفضل الطرق للحصول على التعامل مع العمل الإضافي هو تحسين التواصل حول هذا الموضوع. جعل التوقعات واضحة للموظفين، وتدريب المدراء والموظفين صراحة على التوقعات، وقضم في مهدها أي ممارسة أي شخص لا يسجل العمل الإضافي "من خير قلوبهم. "قد تكون هناك قواعد أكثر غير معلنة حول وقت تسجيل العمل للموظفين بالساعة من المدراء أو أصحاب الأعمال قد يدركون، ولكن العمل بدون أجر لا يزال سببا لاتخاذ إجراءات قانونية حتى لو كانت الموافقة ضمنية.وبغض النظر عن مدى قلوب الموظف الخاص بك، والعمل دون أجر يأكل في نهاية المطاف بعيدا عن الروح المعنوية والشفافية داخل الشركة.

من المهم بشكل خاص توضيح توقعاتك حول التكنولوجيا. التحقق من البريد الإلكتروني (وتوقع الموظفين للرد في ساعات خارج) يمكن أن تبدو غير ضارة بما فيه الكفاية، ولكن الدقائق تضيف ما يصل. وتتوقع العديد من الشركات أن يكون الموظفون متاحين أثناء ساعات العمل من أجل التواصل عبر البريد الإلكتروني - ولكن تم تأييد ذلك على أنه عمل . قد تكون صدمة لمعرفة عدد "ساعات" موظفيك في الواقع تسجيل قبالة ساعات على هذه المهمة واحدة وحدها. وتقول كاثرين ج. جيوفاني، رئيسة "تريانجل كونسيرج": "كل شخص يحاول الضغط على 36 ساعة في غضون 24 ساعة، وفي النهاية، لا تساعد التكنولوجيا لأنك تستطيع أن تأخذ مكتبك معك، لذلك نعمل في كل وقت. "قم بتوضيح توقعاتك المحيطة بالبريد الإلكتروني ومن ثم التأكد من أن الجميع - المديرين والموظفين على حد سواء - يلتزمون بالمعايير التي تضعها.

4. التأكيد على تدريب الصليب. في بعض الشركات، ترتفع نفقات العمل الإضافي بسرعة بعض الأفراد ببساطة لأن لا أحد يستطيع أن يقوم بوظائفه، وليس فقط العمل الإضافي تضيف ما يصل، ولكن الاختناقات تتطور، وبعض عرض النطاق الترددي للموظفين ينتهي إلى أقصى حد في حين أن الآخرين في نهاية المطاف غير مستغلة.تأكيد التدريب عبر الحدود قدر الإمكان لنشر مما يجعل من الممكن للموظفين المختلفين أن يتدخلوا في المشاريع مع زيادة عبء العمل أو حدوث حالات طارئة.ويمكن أيضا أن يؤدي التدريب المتداخل الفعال إلى تحسين الروح المعنوية وتمكين المزيد من الموظفين من المساهمة في المشاريع الرئيسية والتخفيف من بعض من العبء الواقع على عاتق الموظفين الآخرين.

الصليب التدريب سوف تسمح لك أيضا أن تكون أكثر مرونة مع جدولة. وكثيرا ما تضطر الشركات إلى جدولة الأفراد ذوي المعرفة المتخصصة على حساب العمل الإضافي الكبير. في حين أنه من غير الممكن - أو المثالي - لعبور القطار على جميع الواجبات أو مجموعات المهارات - تحديد الواجبات التي يمكن بسهولة أن يتعلمها العديد من الموظفين يمكن أن تقلل بشكل كبير العمل الإضافي مع زيادة الإنتاجية والكفاءة.

العمل الإضافي يمكن أن تكون مليئة بالنفقات والمزالق - ولكن لا يجب أن يكون بهذه الطريقة. إدارة استباقية العمل الإضافي الخاص بك، وتجنب المفاجآت والتحضير للمستقبل يمكن أن تقلل من نفقتك، وحماية شركتك من الإجراءات القانونية، وتحسين الروح المعنوية كومبانيويد.

حول أمي بيلي

تشرف آمي على جميع الموارد المالية، والموارد البشرية، وعمليات البناء في تاشيتس. انها فخورة ايداهو المخرب الذي قضى ثماني سنوات في المحاسبة العامة مع كوبرز آند ليبراند، وأكثر من 20 عاما مع كل من شركات التكنولوجيا العامة والخاصة، ذات النمو المرتفع مثل أنظمة الموسعة، بروكلاريتي، مايكروسوفت، و سيلفرباك. لديها طفلان وتعيش مع زوجها والدباس الانجليزي يدعى الكشافة.