كيفية كتابة طلب تقديم عروض أو طلب تقديم العروض

طلب تقديم العروض، يسمى أحيانا طلب تقديم العروض أو طلب عرض الأسعار "طلب عرض أسعار" هو وثيقة تصدرها الشركة عندما تريد شراء منتج وترغب في جعل مواصفاتها متاحة عامة. وهذا هو الحال عادة عندما تقوم عدة شركات بتقديم عطاءات على العمل أو الوظيفة وتدعو إلى أسعار أكثر تنافسية. ولكن قد يؤدي جهدك إلى تقديم عروض أسعار تضيع وقتك، أو أسوأ من ذلك، لا توجد عروض على الإطلاق، إذا لم تعد طلب تقديم العروض بشكل صحيح.

وإليك كيفية تحقيق ذلك لتحقيق أفضل نجاح.

الصعوبة: متوسط ​​

الوقت المطلوب: في كثير من الأحيان يستغرق عدة أيام

وهنا كيف:

1. القيام المنزلية الخاصة بك: معرفة ما تحتاجه، ما تريد، وماذا قبل البدء في كتابة طلب تقديم العروض. لا تصدر رفب للآلة التي يمكن أن تنتج 1، 500 الحاجيات ساعة إذا كنت قد بيعت أبدا أكثر من 25 في الشهر. ليس هناك نقطة في إصدار طلب تقديم العروض لسيارة تحلق عندما يمكن للرسول من خلال المرور بسرعة كما على دراجة هوائية.
2. تمييز بين احتياجاتك ورغباتك: إذا كنت ترغب في شراء تطبيق يمكنه نقل الصور بين المقر والشاحنات في موقع العمل، يمكنك تحديد عدد الصور التي تحتاجها في الثانية، والحد الأقصى لحجم والصور التي تحتاج إليها، والقرار اللازم. بالتأكيد، قد يكون من الجميل أن تكون تلك الصور في اللون، ولكن هل هذا ضروري حقا؟ إذا كنت حقا تتطلب معينة معينة، واستخدام كلمات مثل "سوف"، "يجب"، و "يجب". وهذا يشير إلى أن هذه هي المتطلبات. يجب تحديد المواصفات التي هي "يريد" فقط بعبارة مثل "ماي" و "كان" و "اختياري".

1. قرر ما سيبدو عليه الفائز : ستختلف المقترحات التي تحصل عليها استجابة لطلب تقديم العروض. وسيكون لكل شركة استجابة نقاط القوة والضعف المختلفة. وسوف يركز البعض على أقل تكلفة. الآخرين سوف العتاد في أفضل نوعية. لا يزال البعض الآخر يقدم مجموعة ميزة كاملة. تقرر مقدما ما كنت تبحث عن - بأقل تكلفة، وأسرع التسليم أو بعض مزيج من الاثنين.

1. تنظيم الوثيقة : يجب إعطاء قدر كبير من التفكير في أي شيء تكتبه للأعمال التجارية ويجب تنظيمه. المخطط هو مكان جيد للبدء. كحد أدنى، ستحتاج إلى أقسام لمقدمة، ومتطلبات، ومعايير الاختيار، والجداول الزمنية والعملية. وسيكون للعديد من هذه الأقسام أقسام فرعية.
2. اكتب المقدمة : هذا هو المكان الذي ستشرح فيه لمقدمي العروض المحتملين لماذا تنشر طلب تقديم العروض وما تأمل تحقيقه من خلال القيام بذلك. ويمكن أن تتضمن المقدمة أيضا ملخصا للنقاط الرئيسية من الأقسام الأخرى، بما في ذلك تاريخ الاستحقاق. قد يكون تقديم طلب تقديم العروض لنظام نقل الصور يقرأ شيئا من هذا القبيل: "تطلب شركة شيز اقتراحات لنظام موثوق به وسهل الاستخدام قادر على نقل الصور من المكتب الرئيسي إلى الشاحنات في أي مكان في منطقة العاصمة.يجب أن يتم استلام العروض المستجيبة بحلول يوم الاثنين 5 آذار (مارس) 2007، في الساعة 8 صباحا بتوقيت المحيط الهادي. "
3. شرح المتطلبات : يعد هذا القسم من أهم العناصر، وعادة ما يستغرق معظم الوقت، حجم ووضوح الصور المراد إرسالها والسرعة اللازمة: كن محددا، ولكن لا تخبر مقدمي العروض كيف تريد إنجاز العمل ما لم يكن ذلك ضروريا، وقد ترغب في كسر هذا الجزء إلى أقسام فرعية حسب النظام. مثال: أ) حجم الصورة ونوعيتها ب) الإرسال (يمكن أن يشمل كلا من السرعة المطلوبة وأي متطلبات تجعل النقل آمن) و ج) الخيارات المرغوبة (حيث يمكنك إدراج اللون كخيار مرغوب فيه).
4. معايير التحديد < : في ما يلي المكان الذي تخبر فيه مقدمي العروض كيف ستختارون العطاء الفائز، يمكنك أن تفصح عن الكثير أو القليل كما تريد، من الجيد تضمين جملة مثل "الفائز الفائز، إن وجد، سيكون تم اختيارها حصرا من قبل شركة شيز " إيكيفيك حول معايير الاختيار، ولكن معظم طلبات تقديم العروض التجارية أقل دقة. قد ترغب في إنشاء جدول بيانات يمنح كل عرض أسعار نطاقا معينا من النقاط في كل فئة، ثم اطلب من الفريق اختيار عرض الأسعار "الأفضل" من تلك التي تحقق أعلى ثلاث نقاط. الجداول الزمنية
5. : يخبرك هذا القسم الشركات التي ترغب في تقديم عطاءات على طلب تقديم العروض كيف يجب أن تعمل بسرعة ومدة العملية المتوقعة. تكون معقولة عند تعيين المواعيد النهائية الخاصة بك. لا تطلب مقترحات لأنظمة معقدة ثم إعطاء مقدمي العروض بضعة أيام للرد. امنح وقتا أطول لإعداد عرض أسعار إذا كان طلب تقديم العروض كبير، وإذا كانت عملية الشراء المطلوبة معقدة، أو إذا كنت تحتاج إلى رد أكثر تفصيلا. هذا هو أيضا حيث يمكنك أن تخبر مقدمي العروض كم من الوقت سوف تستغرق عملية التقييم، عندما سيتم إعلامهم إذا كانت ناجحة، ومتى يجب أن تسليمها قريبا. العملية:
6. استخدم هذا القسم لشرح كيفية عمل العملية، من إرسال طلب تقديم العروض إلى منح العقد وبدء العمل. قد يقول هذا القسم: "سيتم تقديم عروض الأسعار في التاريخ المحدد في الخطوة 8 أعلاه، وسيتم مراجعة جميع عروض الأسعار للتأكد من أنها تستوفي جميع المتطلبات وتستجيب، وسيتم تسجيل جميع عروض الأسعار المتجاوبة في فئات X (يمكنك تسمية الفئات إذا )، وسيتم تقييم العطاءات الثلاثة الأولى من قبل فريق الاقتراح لتحديد مقدم العطاء الفائز والمناوب، ومن المتوقع أن تسفر المفاوضات مع مقدم العطاء الفائز عن منح العقد في غضون أسبوعين ". قرر كيفية الإرسال طلب تقديم العروض
7. : يتم إرسال معظم طلبات تقديم العروض بالبريد، ولكن لا يجب أن تكون. يمكنك إرسال طلب تقديم العروض عن طريق البريد الإلكتروني، أو يمكنك نشره على موقع الشركة. فقط تأكد من تحديد الاسم أو الرقم الذي ينبغي أن يستخدمه مقدمو العروض لتحديد طلب تقديم العروض الذي يستجيبون له. قرر من سيتلقى طلب تقديم العروض:
8. ربما تكون قد حددت الموردين الذين تريد شراءهم. قد يكون لدى شركتك قائمة بالموردين المقبولين. إن لم يكن، يمكنك العثور على البائعين المحتملين من خلال الشبكة المهنية الخاصة بك، من خلال البحث عبر الإنترنت، أو عن طريق طرح البائعين موثوق من مواد أخرى لتوصياتهم.لا تحد من قائمة من الذي يتلقى طلب تقديم العروض للشركات فقط "الكبيرة" أو "المنشأة" البائعين. قد تجد أفكارا أفضل وأسعار أفضل من البائعين الأصغر حجما الذين غالبا ما يكونون أكثر اهتماما بفوز عملك. إرسال طلب تقديم العروض.