تعلم كيف يمكنك الاستفادة من تدقيق المشروع

يمكن أن يستفيد كل مشروع من التدقيق من وقت لآخر. ولكن لا تقلق، انها ليست مخيفة كما يبدو. مراجعة المشروع هي حيث يقوم شخص محايد بمراجعة مشروعك ويقدم إرشادات حول ما يمكن عمله بشكل مختلف لتحسين فرص نجاحه. يشرح هذا المقال كل شيء ويأخذك من خلال كيفية التحضير لمراجعة المشروع.

كيف رسمية التدقيق المشروع

عادة ما يكون التدقيق في المشروع ممارسة رسمية.

ويسمى المعادل غير الرسمي عادة استعراض الأقران. هذا هو المكان الذي ينظر إليه زميل على مشروعك والوثائق المرتبطة ويعطيك ردود الفعل على حيث يجب أن تنفق أكثر قليلا من الوقت.

عمليات تدقيق المشروع رسمية حيث أن لديهم عادة مجموعة محددة من الأسئلة ويتم تنفيذها من قبل شخص يفعل هذا النوع من الشيء بانتظام.

- <>

من يقوم بمراجعة حسابات المشروع

الشخص الذي يقوم بمراجعة مشروعك قد يكون مدير مشروع آخر (ربما شخص لديه خبرة كبيرة في إدارة المشاريع) ولكن من المرجح أن يكون شخص ما من مكتب المشروع الذي يدير عمليات التدقيق بشكل متكرر.

وسوف يكون الشخص الذي يمكن أن تعتبر نفسها محايدة حتى أنها لن تكون مديرك أو مشروع الراعي. بل يمكن أن يكون فريق من الناس، وهذا يتوقف على حجم المشروع.

كيفية التحضير لتدقيق المشروع

أول شيء، والشيء الرئيسي، للحصول على المنظمة هو أن يكون لديك نسخ من وثائق المشروع الخاص بك للمراجع لمراجعة.

إذا كان لديك منسق مشروع، اطلب منهم تجميع مجموعة من الوثائق (ويفضل أن تكون إلكترونية). يجب أن يكون لديك كل ما تبذلونه من المعلومات يمكن الوصول إليها بسهولة ولكن حتى لو كنت تفعل، هذه الخطوة يمكن أن لا تزال تأخذ بعض الوقت. كحد أدنى، تأكد من أن لديك خطة المشروع، سجل المخاطر، سجل القضية، والميزانية، والجدول الزمني المتاح للمدقق.

من يحتاج إلى المشاركة

هذا يعتمد على نوع الأشياء التي يريد المدقق أن ينظر إليها. أنت، كمدير المشروع، سيكون لديك لقضاء بعض الوقت معهم. نتوقع أعضاء فريقك ليتم استدعاؤهم أيضا للدردشة مع المدقق.

ضع في اعتبارك أنه كلما قضيت فترة أطول في العمل على المهام المتعلقة بمراجعة الحسابات، كلما قل وقت عمل المشروع، فقد تضطر إلى إعادة جدولة بعض الأنشطة والعمل ببطء أكثر خلال فترة المراجعة.

المدة التي يستغرقها تدقيق المشروع

لا توجد فترة زمنية محددة لمراجعة حسابات المشروع. على المشاريع الكبيرة، وسوف تجد يستغرق وقتا أطول بكثير. وفيما يتعلق بالمشاريع الصغيرة، يمكن أن يجري المدقق في غضون ساعات قليلة. حالما تعلمون أن المشروع الخاص بك سوف يتم تدقيقه، اطلب من فريق التدقيق الخاص بك متى يتوقعون عملهم.

ما الذي تبدو عليه المراجعة

إذا تم استدعاء التدقيق بسبب قلق معين، مثل الفشل في ضرب أهداف الجودة، ثم نتوقع منها أن تحقق هذه المنطقة بعمق.وستنظر مراجعة الحسابات الروتينية على نطاق واسع في مختلف مجالات إدارة المشروع والنواتج التي يعمل عليها المشروع. وسوف تغطي الوقت والتكلفة والجودة من المشروع الخاص بك، وإشراك أصحاب المصلحة.

الهدف من التدقيق هو معرفة ما إذا كان المشروع سيحقق أهدافه أم لا.

إذا شعر المدقق أنه بناء على الأداء الحالي فإن المشروع لن يصل إلى تلك الأهداف، فإنه سيقدم توصيات للعمل.

التوصيات تعتمد على ما تم العثور عليه

تعتمد التوصيات الواردة في تقرير المدقق على ما وجدوه. نتوقع منهم أن تكون إيجابية وصياغتها بطريقة تسمح لك لتبنيها بسهولة. وينبغي أن تكون عملية.

على أقصى حد، يمكن للمدقق أن يوصي بإغلاق المشروع الخاص بك، على الرغم من أن هذا لن يحدث إلا إذا شعرت أنه لا توجد فرصة أن أي عمل المشروع من هذه النقطة إلى الأمام من شأنه أن يقدم أي نوع من القيمة للمنظمة.

ابحث عن مراجعة مشروعك كتجربة إيجابية. يجب أن تعطيك إنذار مبكر من أي علامات على أن المشروع الخاص بك هو في ورطة وانها فرصة للعمل مع المهنية من ذوي الخبرة المشروع.

تنفيذ توصياتهم يجب أن يجعلك، وفريقك ومشروعك أكثر نجاحا، والتي يمكن أن يكون إلا شيء جيد.