موظف استقبال قانوني نظرة عامة على الوظيفة وواجبات

موظفو الاستقبال القانونيون هم حارسو مكتب محاماة أو إدارة قانونية. وهم يعملون في مكتب الاستقبال في اللوبي مكتب محاماة أو منطقة الانتظار، تحية العملاء والزوار والإجابة على المكالمات الواردة. وبما أن موظف الاستقبال غالبا ما يكون أول شخص يتفاعل معه العملاء والزوار، فهو مهم لصورة الشركة ويجب أن يكون مصقولا ومهنيا ومفصليا.

العمل كمستقبل قانوني هو وسيلة رائعة لاختراق المجال القانوني أو الحصول على قدميك الرطب في مكتب محاماة.

لدى المستلمين القانونيين الفرصة للتواصل مع جميع مستويات الموظفين داخل مكتب المحاماة - من موظفي غرفة النسخ إلى كبار الشركاء - وكذلك العملاء والمحامين المعارضين والبائعين القانونيين وغيرهم من الزوار.

واجبات العمل

تختلف واجبات المستأجر القانوني تبعا لبيئة العمل ونوع الممارسة. وفي المكاتب الأصغر حجما، قد يتضاعف موظف الاستقبال القانوني كأمين قانوني لواحد أو أكثر من المحامين. وتشمل واجبات الاستقبال القانونية النموذجية ما يلي:

تحية العملاء والزوار والإجابة على استفسارات الزوار.
الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها على نظام هاتف متعدد الخطوط؛
جدولة وتوجيه العملاء.
صيانة وجدولة قاعات المؤتمرات؛
الحفاظ على منطقة الانتظار أو اللوبي أو المناطق العامة الأخرى؛
خدمة القهوة أو الشاي للضيوف؛
طلب لوازم؛
المسح الضوئي، والنسخ الضوئي، والفاكسات ووثائق الإيداع؛
جمع وتوجيه البريد والحزم تسليمها باليد؛
التحقق من هوية الموظف وإصدار تصاريح الزيارة.

في الشركات الأصغر حجما، قد يتسلم موظف الاستقبال القانوني مهام إدارية إضافية مثل الفوترة، وإدخال البيانات، ومعالجة النصوص، وإنشاء ملفات قضايا جديدة، وصياغة مراسلات بسيطة.

التعليم

شهادة الثانوية العامة مطلوبة عموما. وقد يفضل بعض أصحاب العمل بعض التعليم الرسمي أو التدريب في المكتب وكذلك الخبرة في مكتب قانوني.

يوفر العديد من أصحاب العمل التدريب أثناء العمل.

المهارات

يجب أن يتمتع موظفو الاستقبال القانونيون بمهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين وخدمة العملاء للتواصل مع كبار المحامين والشركاء والعملاء والمحامين المعارضين والمراسلين والمحامين والموظفين وغيرهم. كما يجب أن يكون لديهم القدرة على تشغيل أنظمة هاتف متعددة الخطوط ومعدات مكتبية مثل الحواسيب والطابعات والماسحات الضوئية وآلات النسخ ومعدات مؤتمرات الفيديو.

المهارات الإملائية والنحوية القوية مهمة في اتخاذ رسائل فعالة وصياغة المراسلات والتقارير. كما أن الإلمام بالشروط القانونية والمصطلحات اللغوية وفهم مختلف أشكال المكاتب والوثائق القانونية أمر بالغ الأهمية لهذه المهمة. ويجب أن يكون بعض موظفي الاستقبال القانونيين، ولا سيما العاملين في شركات المحاماة الصغيرة، على دراية بمعالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات ومنصات الفوترة.

السمات الشخصية

وبما أن الاستقبال القانوني غالبا ما يكون أول اتصال تجاري للزائر مع الشركة أو الشركة، فإن المظهر المهني والسلوك المصقول مهمان. السمات الشخصية الأخرى اللازمة للعمل هي:

احترام السرية والتقدير.
الاهتمام بالتفاصيل.
إيجابي، موقف متفائل.
الصبر في التعامل مع الزوار الصعب؛
الاعتمادية.

فرص التقدم

غالبا ما يتم ترقية الموظفين القانونيين الذين يتفوقون على الوظيفة إلى وظائف أخرى داخل الشركة مثل المشرف القانوني على الإستقبال أو السكرتير القانوني أو المساعد القانوني.

بيئة العمل

يعمل موظفو الاستقبال القانونيون في مكاتب المحاماة والمكاتب الحكومية والإدارات القانونية للشركات وأماكن الاهتمام العام والمحاكم.

يعمل معظم العاملين في مجال الاستقبال القانوني أسبوع عمل قياسي لمدة 40 ساعة، على الرغم من أنه قد يتطلب الأمر بعض الوقت الإضافي. وبما أن موظفي الاستقبال نادرا ما يسافرون أو يعملون في عطلة نهاية الأسبوع أو المساء، فإن هذا الاحتلال يوفر التوازن بين العمل والحياة الممتازة للطلاب والآباء وغيرهم ممن يتحملون مسؤوليات كبيرة خارج مكان العمل. وتقاسم الوظائف والترتيبات الوظيفية المرنة الأخرى متاحة مع بعض أصحاب العمل.

في بعض الأحيان، يمكن لمطالب مكتب القانون المزدحم والتفاعل مع الشخصيات الصعبة والمواعيد النهائية الضيقة أن تخلق بيئة عمل مجهدة.

بما أن المستقبليين القانونيين غالبا ما يجلسون لفترات طويلة ويقضون الكثير من الوقت في الكتابة على لوحة المفاتيح، يمكنهم أن يعانوا من إجهاد العين أو أمراض الحركة المتكررة مثل متلازمة النفق الرسغي.

الراتب القانوني ريسبتيونيست

تختلف رواتب موظف الاستقبال القانوني على أساس حجم الشركة، والموقع الجغرافي، والخبرة، وعوامل أخرى. وكان متوسط الأجر بالساعة لموظفي الاستقبال (في جميع الصناعات) في أيار / مايو 2015 هو 20 دولارا. 77- ولأن المستقبليين القانونيين متخصصون، يميل موظفو الاستقبال القانونيون إلى كسب أكثر من موظفي الاستقبال ككل. وفي الشركات الصغيرة والمناطق الريفية، يمكن أن يبدأ موظفو الاستقبال القانونيون عديمي الخبرة بأجر أدنى. وفي النهاية، يمكن للمشرفين القانونيين في نيويورك أو لوس أنجلوس أن يكسبوا أكثر من 43 مليون دولار، وفقا لمكتب إحصاءات العمل. حصل 50 في المئة الأوسط على 15 $. 94 و 27 دولارا. 76 - وأقل 10 في المائة حصل على أقل من 12 دولارا. 86، وأعلى 10 في المئة حصل أكثر من 35 $. وتتراوح الرواتب السنوية بين 26 و 760 و 72 دولارا و 890.

غالبا ما يحصل موظفو الاستقبال القانونيون في ممارسات القانون المزدحمة على دخل أعلى من مرتبهم الأساسي من خلال ساعات العمل الإضافي.

توقعات العمل

من المتوقع أن ينمو معدل العمالة بشكل أسرع من المتوسط بالنسبة إلى موظفي الاستقبال، وفقا لوزارة العمل، مكتب إحصاءات العمل. ومن شأن نمو الوظائف، إلى جانب الحاجة إلى استبدال العمال الذين ينقلون إلى مهن أخرى أو ترك القوى العاملة، أن يولدوا عددا كبيرا من فرص العمل لموظفي الاستقبال.