الشراء إلى نظرة عامة على عملية الدفع (P2P)

مقدمة

عملية الشراء إلى الدفع، والمعروفة أيضا باسم عملية P2P، يربط عمليات الشراء داخل الشركة من خلال عملية استلام البضائع، وأخيرا إلى الدفع الصادر للبائع. في السنوات الأخيرة، نظرت الشركات بعناية في عمليات الشراء لدفع العمليات من أجل خفض التكاليف الإجمالية، وتحرير النقدية اللازمة، وتحسين الأداء التشغيلي، واتخاذ قرارات مالية محسنة.

بالإضافة إلى خفض التكاليف الإجمالية، يمكن أن يؤدي تحسين عملية الشراء إلى الدفع إلى إضافة مستوى رؤية يتيح للإدارة إمكانية التواصل بشكل أفضل مع البائع فيما يتعلق بأماكن تسليم العناصر، الدفع للبائع.

عناصر عملية الشراء والدفع

هناك العديد من العناصر لعملية P2P، كل منها مهم في العملية الشاملة. تبدأ العملية مع مصادر من البنود وينتهي مع الدفع للبائع المحدد.

مصادر

تبدأ عملية P2P مع إدارة المشتريات التي يطلبها البحث والتطوير أو قسم الإنتاج للعثور على بائع لعنصر خاص أو خدمة. وقد تكون إدارة البحث والتطوير قد أعدت المواصفات التي يتعين على المورد أن يقوم بها.

في بعض الحالات، قد يكون العنصر عنصر المخزون القياسية اللازمة لعملية الإنتاج، وأنها قد تتطلب فقط قسم المشتريات للعثور على أفضل نوعية البند بأفضل الأسعار.

اعتمادا على العنصر أو الخدمة المطلوبة، يجوز لإدارة المشتريات إصدار طلب عرض أسعار (رفق) أو اختيار بائعين مناسبين بناء على علاقات سابقة.

العقود

عندما تختار إدارة المشتريات بائع أو بائع مناسب، ستكون هناك عملية تعاقدية حيث يتفاوض البائعون وإدارة المشتريات على عقد بناء على السعر وشروط الدفع وجداول التسليم.

شراء

بعد توقيع العقود بين الشركة والبائع، يمكن رفع أوامر الشراء وإرسالها إلى البائع. لتحسين وقت التسليم من البنود، يمكن للشركة إرسال أمر الشراء إلكترونيا بدلا من إرسال أو الفاكس.

عن طريق إرسال أمر شراء إلكتروني، يمكن إدخال المعلومات مباشرة في نظام الكمبيوتر الخاص بالمورد. لضمان وجود رؤية، يجب على المورد تقديم معلومات تقدم الشركة مثل تواريخ التسليم المستكملة والمستندات مثل إشعار الشحن المتقدم (أسن).

استلام البضائع

بعد الشحن من البنود من البائع، فإن الخطوة التالية هي تلك البنود للوصول إلى العملاء. وسيتم فحص البنود لضمان كمية هي نفس أمر الشراء، وكذلك فحص العناصر عن الضرر والجودة.

إذا كان هناك أي مشكلة مع العناصر التي يتم استلامها، فإن العميل بإبلاغ البائع بحيث يمكن إرجاع أي من البنود أو ترتيب مرتبة.

الفواتير

يمكن للبائع أن فاتورة العميل في أي وقت بعد شحنها. باستخدام حل الفواتير الإلكترونية، يمكن تبسيط عملية P2P بحيث يتم إدخال المعلومات في حسابات العملاء نظام الدفع.

عندما يتم استلام العناصر، المتطابقة مع الفاتورة وأمر الشراء، يمكن أن تبدأ معالجة الفاتورة.

تجهيز الفواتير

في عملية P2P، يجب معالجة الفواتير بحيث يتم الحصول على أي خصومات يقدمها البائع. في العقد المتفاوض عليه، يمكن للبائع تقديم خصومات على الدفع التي يقوم بها العميل قبل استحقاق الدفع.

على سبيل المثال، قد يقدم البائع خصم بنسبة 5٪ على الدفعات التي تتم بعد أقل من عشرة أيام من استلام البنود.

أناليتيكش

كجزء من عملية P2P، يجب أن يكون للشركة قابلية كاملة لإنفاقها الشرائي. وسيحدد الرصد المستمر للإنفاق المجالات التي يمكن أن تكون مدعاة للقلق مثل ارتفاع أسعار البائعين أو الإنفاق المرير.

عملية P2P التي تتضمن أفضل الممارسات يمكن أن تنقذ أموال الشركات.

وينبغي أن يشمل ذلك القيود على ما يمكن شراؤه خارج عملية P2P القياسية.

من خلال السماح بالمشتريات غير القياسية، ترتفع تكاليف التكاليف غير الضرورية، ويمكن أن تؤدي عمليات ضبط هذه المشتريات إلى إهدار الموارد التي يمكن حفظها إذا تم استخدام عملية P2P الصحيحة.

تم تحديث هذه المقالة من قبل غاري W. ماريون، اللوجستية وخبير سلسلة التوريد للميزان.