نموذج جدول أعمال الاجتماع لاجتماع المجلس الاستشاري الأول

بعد العثور على أشخاص للعمل في المجلس الاستشاري، وإرسال رسائل الدعوة، واختيار أعضاء مجلس الإدارة، حان الوقت للبدء في التخطيط لاجتماع المجلس الاستشاري الأول. مفتاح الحصول على المجلس الاستشاري الخاص بك قبالة إلى البداية الصحيحة هو أن تبدأ كما تقصد أن تستمر.

لقد أعطيت بالفعل قدرا كبيرا من التفكير لما تأمل أن تحصل عليه من وجود مجلس استشاري ونتطلع إلى النصائح والخبرات التي يمكن أن يقدمها أعضاء المجلس الاستشاري في مختلف جوانب عملك مثل الإدارة والتسويق ، المحاسبة، التوظيف، خدمة العملاء، التكنولوجيا، الخ.

لذلك كنت تريد أن تتأكد من أن الحق في هذا الاجتماع الأول كنت اسمحوا أعضاء المجلس الاستشاري المساهمة.

تخطيط الاجتماع حول مشكلة أو مناقشة الموضوع

لذا، يجب أن يتم التخطيط لاجتماعك الأول، مثل جميع اجتماعات المجلس الاستشاري، حول سؤال أو مشكلة. قد تجد أنه من الأسهل القول المشكلة كهدف. على سبيل المثال، "نريد زيادة مبيعاتنا بنسبة 25٪ في الربع التالي، كيف يمكننا أن نفعل ذلك؟" أو قد تذكر موضوع المناقشة بشكل عام: "كيف يمكننا خفض تكاليف أعمالنا؟" أو "كيف يمكننا زيادة الإنتاجية أو كيف يمكننا تحسين خدمة العملاء؟"

جمع مواد الخلفية ذات الصلة

بعد أن تقرر موضوع المناقشة، حان الوقت لجمع المواد التي يحتاجها أعضاء المجلس الاستشاري.

لأن هذا هو أول اجتماع للمجلس الاستشاري، يجب عليك تضمين خطة عمل وأية وثائق أخرى ذات صلة بموضوع المناقشة، مثل الرسوم البيانية والرسوم البيانية وصحائف الوقائع التي توضح خلفية موضوع المناقشة.

إذا كان ذلك ممكنا، يجب أن ترسل نسخة من هذه الوثائق إلى جميع أعضاء المجلس الاستشاري قبل أسبوعين، جنبا إلى جنب مع نسخة من جدول الأعمال.

إنشاء جدول أعمال الاجتماع

فيما يلي مثال على جدول الأعمال (مع تعليقات لإدارة الاجتماع بكفاءة) التي قد ترغب في استخدامها في أول اجتماع للمجلس الاستشاري الخاص بك.

لاحظ أنه يتم توقيت كل بند من بنود جدول الأعمال؛ وبناء جدول زمني في اجتماعكم والالتزام به يضمن أن اجتماعك لا تحصل على تعثر وتحفز على مناقشة الموضوع.

قم بترتيب تسجيل محضر الاجتماع

ستحتاج أيضا إلى اتخاذ بعض الترتيبات لتسجيل محاضر الاجتماع. لا تحاول أن تفعل ذلك بنفسك. تحتاج إلى أن تكون قادرة على المشاركة بشكل كامل والاستماع والمساهمة بشكل جيد هو وظيفة بدوام كامل. إذا لم یکن لدیك شخص یستطیع أن یحضر ویعمل کأمني، اطلب إذن من أعضاء المجلس الاستشاري الخاص بك لتسجیل الاجتماع.

جعل المرطبات متوفرة

وجود المرطبات المتاحة هي فكرة جيدة.القهوة والشاي والماء والعصائر والوجبات الخفيفة الصحية مثل الفاكهة أو الكعك هي لمسة لطيفة ودائما موضع ترحيب في الاجتماعات. بعد الاجتماع الأول سيكون لديك شعور من تفضيلات الحضور للمشروبات والوجبات الخفيفة، ويمكن أن تخطط وفقا لذلك للاجتماع المقبل.

الاسترخاء!

قبل كل شيء، لا تقلق بشأن العرض التقديمي. كنت هناك لتبادل رؤيتك وآمال لشركتك وطلب المشورة، وليس لإقناع أي شخص مع تأثيرات العرض الوسائط المتعددة.

هدفك البعيد المدى هو إقامة علاقة عمل ثقة مع أعضاء المجلس الاستشاري الخاص بك، لذلك التركيز بدلا من ذلك على ضمان أن أعضاء المجلس الاستشاري الخاص بك بعيدا يشعرون أنهم قد سمعت وأنهم ساهموا في إدارة من شركتك - ونتطلع إلى الاجتماع القادم للمجلس.

لقد قمت بتضمين التعليقات في هذه الخطة النموذجية لجدول أعمال المجلس الاستشاري لتوجيهك خلال عملية الاجتماع. لا تتردد في طباعة هذا البرنامج وتكييفه لاحتياجاتك - يمكنك نسخه مباشرة إلى ورد أو إكسيل أو وثيقة مكتب مماثلة عن طريق تحديد النص واستخدام النسخ / لصق (باستخدام ويندوز، حدد النص الذي سيتم اختياره مع الماوس ، واضغط كترل-C لنسخ و كترل-V للصق).

اسم شركتك - (ملء)

جدول الأعمال

تاريخ - (ملء)

الموقع - (تعبئة)

بداية / نهاية الوقت	نشاط
10: 00 - 10: 05 أ. م.	مقدمات (على افتراض أن أعضاء المجلس الاستشاري لم يجتمعوا، قدموا أنفسكم وجميع أعضاء مجلس الإدارة، وقدموا لمحة موجزة عن خبراتهم.)
10: 05 - 10: 10 أ. م.	لماذا المجلس الاستشاري؟ (10) 10: 10 - 10: 10 (10: 10> 10: 10) 20 أ. م.
الأسئلة	(إذا كان هناك أي سؤال، وإذا لم يكن الأمر كذلك، اسأل أعضاء مجلس الإدارة كيف يرون المجلس الاستشاري يعمل وكيف يأملون في المساهمة.)
موضوع المناقشة:	(أدخل سؤالك / بيان المشكلة هنا.) 10: 20 - 10: 25 a. م.
عرض موضوع المناقشة	(نبذة عن تاريخ الموضوع وكيفية تأثيره حاليا على الشركة؛ الامتناع عن تقديم وجهات النظر / الحلول في هذه المرحلة.) 10: 25 - 11: 35 ا. م.
ديسكوسيون	(تريد أن تبقي الأفكار تتدفق في هذه المرحلة؛ لا ترفض الأفكار أو ترفضها في هذه المرحلة، تساهم بأفكارك / وجهات نظرك أيضا). 11: 35 - 11: 50 ا. م.
مقترحات / قرارات	(تقييم الأفكار التي سمعتها المجموعة واختيار أفضل الحلول). 11: 50 - 11: 55 أ. م.
ملخص	(قم بتلخيص الموضوع والمناقشة ونتائج المجموعة وأخبرهم بما تنوي القيام به.) 11: 55 a. م.
تأجيل	تاريخ اللقاء التالي - (ملء)

إذا كنت تستخدم هذا الجدول الزمني، فإن هذا هو الوقت المناسب لأخذ أعضاء المجلس الاستشاري الخاص بك إلى غداء جيد (خاصة إذا كانت الوجبات الخفيفة لم يتم تقديمها خلال الاجتماع). تذكر أن الاجتماع قد انتهت والغداء يجب أن يكون في المقام الأول مناسبة اجتماعية!

الحفاظ على الاجتماعات قصيرة

يجب ألا يكون لديك اجتماع المجلس الاستشاري الذي يمتد لأكثر من ساعتين. ساعتان طويلة بما فيه الكفاية لمعظم الناس لإعطاء اهتمامهم غير المقسم إلى المهمة في متناول اليد.

بدء الاجتماعات المقبلة مع استعراض المواضيع السابقة للمناقشة

في الاجتماعات المقبلة، يجب أن تبدأ باستعراض ما قمت به حول الموضوع الذي نوقش الاجتماع الأخير، ودعوة تعليقات أعضاء المجلس الاستشاري حول إجراءات شركتك.

لأن "الوفاء والتحية" خارج الطريق، قد ترغب في أن يكون هناك موضوعان للمناقشة في الاجتماعات المستقبلية للمجلس الاستشاري الخاص بك. قد يكون لديك حتى ثلاثة، إذا كنت تعتقد أنها سوف تناسب بشكل مريح في شكل ساعتين. ولكن يجب أن لا يكون لديك أكثر من ثلاثة.

انظر أيضا:

تسخير سلطة المجلس الاستشاري

قسم إدارة خطة الأعمال

زيادة نجاح عملك مع تخطيط الأعمال اليومية