كيفية توفير الوقت في مكالمات الهاتف الواردة - نصائح الهاتف

المكالمات الهاتفية الواردة يمكن أن تأكل الكثير من الوقت وتقليل الإنتاجية بشكل خطير عن طريق سحب لكم بعيدا عن المهام الأخرى. ولكن كما أن هناك طرق للتعامل مع المكالمات الهاتفية الصادرة التي من شأنها تحسين إدارة الوقت الخاص بك، وهناك طرق للتعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة لخفض على مقدار الوقت الذي تحترق التحدث على الهاتف - دون أن يكون وقحا للشخص الذي يسمى أنت. وهذه نصائح الرد على الهاتف تساعد.

نصائح الهاتف للمكالمات الواردة

1) الرد على الهاتف الخاص بك مع تحية هاتف العمل المناسب.

على سبيل المثال، عندما يجيب على الهاتف يقول شيئا مثل "السرو تكنولوجيز سوزان يتحدث كيف يمكنني مساعدتك؟" هذا ليس فقط يتيح للمتصل معرفة أنهم قد وصلت إلى الأعمال التجارية، ولكن يضع على عاتقه مسؤولية الإجابة على السؤال، وتوفير الوقت على الأسئلة الاستكشافية مثل "هل هذا السرو تكنولوجيز؟"، و شيت الخمول الدردشة.

2) التفكير وتحديد الأولويات كما كنت تتكلم.

هل يتم التعامل مع المكالمة بشكل أفضل أم الآن؟ العديد من المكالمات الهاتفية الشركات تتلقى هي الاستفسارات السريعة التي يتم الإجابة بسهولة، مثل، "إلى أي مدى أنت فتح؟" ولكن البعض الآخر ينطوي على إجابات أكثر تعقيدا وتستغرق وقتا طويلا. إذا كان هذا هو الحال، أخبر المتصل بذلك، وسأل متى سيكون من المناسب أن ندعوها مرة أخرى لمناقشة ذلك.

3) استخدام تقنيات مثل إعادة صياغة وتلخيص للحفاظ على المكالمات الهاتفية على المسار الصحيح.

إذا كنت تتحدث إلى شخص ما على الهاتف يبدو أنه يريد الدردشة أو انحراف عن النقطة، فقل شيئا مثل "ما أسمعك يقوله …" أو " النقاط الرئيسية هي … "أو" هل (ملخص ملخص) ملخص عادل لما كنت تقول؟ " من الصعب أن تشاتي مع شخص يرفض الدردشة.

4) الحصول على هذه العادة من إغلاق كل مكالمة هاتفية واردة مع ملخص أيا كان الإجراء الذي اتفق والمتصل على اتخاذ.

في حين أن هذا سيستغرق ثوان فقط في معظم الحالات، فإنه يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت عن طريق تجنب الأخطاء والحاجة إلى مضاعفة التحقق. على سبيل المثال، بعد محادثة قمت خلالها بترتيب اجتماع مع عميل، قد تقول: "جيد.

سألتقي بك في مكتبك في (إنزيرت لوكاتيون ) في الساعة 10 صباحا غدا وسنذهب على العينات معا. "

5) حافظ على لوحة الرسائل وكتابة الأدوات من قبل جميع الهواتف الخاصة بك، حتى تتمكن من تدوين التفاصيل أثناء المكالمة.

هذا ليس فقط إدارة الوقت الجيد في ذلك الوقت، مما يساعد على الحفاظ على التركيز على المكالمة، ولكن مساعدة لإدارة الوقت في وقت لاحق إذا كنت بحاجة إلى العثور و / أو مراجعة تفاصيل محادثة معينة.

6) إعطاء العملاء والعملاء خيار البريد الإلكتروني.

سيستخدم العديد منهم البريد الإلكتروني للاتصال بك بدلا من الاتصال به إذا كانوا يعرفون عنوان بريدك الإلكتروني.تأكد من أن عنوان البريد الإلكتروني لشركتك بارز في بطاقات نشاطك التجاري وعلى موقعك على الويب، إذا كان لديك عنوان بريد إلكتروني. إذا كان لديك عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم، وإرسال البريد الإلكتروني للعملاء الحاليين والعملاء الحاليين، مع ذكر خيار البريد الإلكتروني وتقديمه كوسيلة لتحسين الاتصالات.

7) استخدام التكنولوجيا لإدارة الوقت الذي تنفق الإجابة على الهاتف.

كحد أدنى، يجب أن يكون لدى عملك جهاز الرد الآلي والبريد الصوتي. قم بإعداد هذه النصوص باستخدام النصوص البرمجية المناسبة للنشاط التجاري، واستخدمها للرد على الهاتف لك عندما تكون خارج المكتب أو تحتاج إلى العمل على شيء دون انقطاع. ثم جدولة الوقت للرد على هذه الرسائل الهاتف كل يوم.

من حيث إدارة الوقت، سوف تكسب وقتا ثمينا من خلال تجميع المكالمات الهاتفية معا.

8) إذا كنت تقوم بتشغيل الأعمال المنزلية، والحصول على هاتف الأعمال أو خط منفصل.

يجب أن يكون لديك هاتف ثاني "للأعمال فقط" مع جهاز "الرد فقط على العمل" و / أو البريد الصوتي. ليس هذا هو أكثر مهنية، ولكن سيوفر لك الوقت الذي يستغرقه من خلال الرسائل وتحديد ما هي ذات الصلة الأعمال.

9) من الأفضل دائما أن يكون الشخص يجيب على الهاتف.

إذا كان الجهاز يلتقط أو يزداد سوءا، فإن نظام الرد الصوتي التفاعلي الآلي (إيفر) هو إيقاف حقيقي من شأنه أن يكلفك نشاطك التجاري عندما لا يزعج الناس ترك الرسائل أو الاتصال مرة أخرى. إذا كان الرد على المكالمات الهاتفية الواردة يستغرق الكثير من الوقت خلال يومك، والنظر في استئجار موظف استقبال أو خدمة الرد المهنية للرد على الهاتف بالنسبة لك.

تكلفة وجود شخص آخر القيام به قد يكون أكثر من يقابله الزيادة في الإنتاجية وتحسين المبيعات.

10) الاحتفاظ بخط مكتوب من الأسئلة المتداولة (والأجوبة) نشرها هاتفك.

فإنه يوفر لك وموظفيك الوقت إذا لم يكن لديك للبحث عن إجابات أو التفكير في كيفية الإجابة على طلب معين عند الرد على الهاتف.

نصائح الهاتف ملخص

تذكر، الهاتف من المفترض أن يكون أداة تجارية، وليس وقت تدخلي-المبذر الذي يحكم يوم عملك. إن التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة وفقا لنصائح إدارة الوقت هذه سيساعدك على إدارة وقتك بشكل أفضل وتحسين إنتاجيتك وإعادة هاتفك إلى مكانه الصحيح - مما يساعدك على إدارة نشاطك التجاري بدلا من تشغيلك.