كيفية توفير الوقت على المكالمات الصادرة

تعتبر إدارة وقت الهاتف مهمة لأن الهاتف لا يزال أداة الاتصال الأساسية لمعظم الشركات الصغيرة. ولكن الكثير من الوقت أن الشركات تنفق باستخدام الهاتف هو مضيعة للوقت. بدلا من التواصل مع الناس الذين نريد التواصل مع عند إجراء المكالمات الصادرة، ونحن الابتعاد وقت التحدث مع أشخاص آخرين أو آلات، ولعب جولات لا نهاية لها من علامة الهاتف.

ولكن ماذا لو تمكنا من مجرد التحدث والتحدث إلى الأشخاص الذين أردنا التحدث معهم، قل ما أردنا قوله والمضي قدما؟

تخيل كم أكثر إنتاجية يمكن أن نكون، وكم من الوقت سيكون لدينا للقيام بأشياء أخرى.

حسنا يمكننا - وكل ما يتطلبه الأمر هو القليل من الإعداد مسبقا.

إدارة الوقت نصائح الهاتف للمكالمات الصادرة

1) سواء كانوا من الموردين أو العملاء العاديين أو المقاولين، فإن الكثيرين منا يتصلون بنفس الأشخاص بشكل متكرر. حافظ على تحديث معلومات الاتصال الخاصة بك مع تفاصيل توفير الوقت حتى لا تضيعوا الوقت في محاولة للوصول إلى الناس الذين لا تتوفر.

على سبيل المثال، إذا كنت تعرف أن شخص معين تريد الوصول إليه يأخذ وجبة غداء من 1 إلى 2 ص. م. كل يوم، لماذا تضيع وقتي في محاولة للاتصال بها خلال هذا الوقت؟

2) برنامج الأرقام لأولئك الذين تدعو بانتظام إلى الهاتف الخاص بك. أنا مندهش من الناس الذين لا تفعل هذا، كما الوقت الذي حفظ عندما كنت لا تبحث عن الأرقام واللكم لهم في مدهش على قدم المساواة.

3) خطط المكالمات الصادرة. قبل الاتصال، قم بتدوين الهدف الرئيسي من المكالمة والنقاط الرئيسية التي تريد تغطيتها.

هذا سوف يساعدك على التمسك بهذه النقطة عندما تكون على الهاتف والتأكد من أنك تغطي كل ما تريد تغطيته، وتوفير الوقت أثناء المكالمة وتجنب الاضطرار إلى الاتصال مرة أخرى لأنك نسيت شيئا. راجع 11 تقنيات الاتصال البارد للمبيعات الناجحة عن كيفية إعداد نص برمجي مفتوح يساعدك على البقاء على الموضوع.

4) إذا كنت تتصل بشخص يدخل إلى قاعدة بيانات جهات الاتصال، لديك جميع المعلومات عن الشخص الذي تتصل به أمامك عند الاتصال. سواء كنت تستخدم جهاز كمبيوتر سطح المكتب أو جهاز جوال أو رولوديكس، فهذا يساعد على توفير ذاكرة كبيرة أثناء المكالمة. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت لا تحتاج للبحث عن شيء مثل اسم زوج العميل، سيكون لديك خيار تقديم الملاحظات أثناء المكالمة، وتوفير المزيد من الوقت.

5) وبطبيعة الحال، إذا كنت ترغب في تقديم الملاحظات أثناء المكالمة (أو القيام بأي شيء آخر أثناء التحدث على الهاتف)، مكبر صوت جيد أو سماعة أمر ضروري. تحرير يديك يمكن تحرير الكثير من الوقت.

6) إذا وصلت إلى جهاز الرد أو البريد الصوتي لشخص ما، اترك رسالة كاملة تعطي رقم هاتفك مرتين وتذكر سبب الاتصال .على سبيل المثال، "هذا هو سوزان وارد في (رقم الهاتف)، وأنا أدعو لمناقشة تقدير لمشروعك.يمكنك الوصول لي على (رقم الهاتف) بعد ظهر هذا اليوم."

مشيرا إلى رقمك مرتين يعطي المتلقي الرسالة فرصة أفضل بكثير للحصول عليه الحق والحصول عليه مكتوبة دون تكرار الرسالة.

7) لا تستسلم لإكراه الهاتف . عندما كنت تحاول الوصول إلى شخص ما وكنت لم تفعل ذلك، فإنه من المغري أن ندعو مرة أخرى - ربما كل نصف ساعة!

ولكن إذا كنت قد تركت رسالة مناسبة، ليست هناك حاجة لإضاعة وقتك ترك الرسائل المتكررة (وملء جهاز الرد على الشخص أو البريد الصوتي). امنح الشخص الذي تتصل به وقتا معقولا للاتصال مرة أخرى، حتى يوم العمل التالي.

8) جدولة المكالمات الهاتفية الخاصة بك وجعلها جميعا معا في كتلة واحدة من الوقت، إذا كان ذلك ممكنا. معظمنا ليس جيدا في تعدد المهام وتفقد قدرا كبيرا من الإنتاجية عندما كنا التقليب ذهابا وإيابا من مهمة إلى أخرى. حتى إذا كان لديك عشرة مكالمات لجعل في يوم معين، فمن أكثر كفاءة لجعلها كل في ساعة واحدة من لجعل واحد أو اثنين، ثم إجراء ثلاث مكالمات أخرى بعد ساعة، وآخر بعد 45 دقيقة بعد ذلك.

9) حجز المكالمات الهاتفية الصادرة، إذا كان ذلك ممكنا. إذا لم تكن مكالمة سريعة، فعند الاتصال بشخص ما، أدخل نفسك وأقول لها سبب الاتصال، ثم اسألها إذا كان الوقت مناسبا للحديث أو إذا كانت تفضل حجز وقت لمناقشة ذلك.

ثم رتب أنك ستدعوها في ذلك الوقت. هذا لا يمكن أن يوفر لك فقط الوقت على الفور ولكن توفير الوقت عند استدعاء الشخص مرة أخرى، لأنك على حد سواء تكون على استعداد لمناقشة القضية التي دعا في الأصل عن.

10) إذا كان ذلك ممكنا، إجراء المكالمات الهاتفية الصادرة في "وقت الذروة". وقد أظهرت الأبحاث أن المزيد من الناس في مكاتبهم في الصباح الباكر ويمكن الوصول إليها بين 8 أ. م. و 11 أ. م.

هل تريد المزيد من النصائح للتعامل مع المكالمات الهاتفية؟ ثم عليك أن تقرأ قطعة رفيق لهذه المقالة، نصائح إدارة الوقت لمكالمات الهاتف الواردة.

قد ترغب أيضا في قراءة:

كيفية توفير الوقت والحصول على المزيد من الوقت في حياتك مشغول

11 نصائح إدارة الوقت أن العمل