تطوير سياسة بطاقة ائتمان الموظف الفعالة

في الوقت الحاضر تحاول كل من الشركات الصغيرة والكبيرة الحجم كل وسيلة لتقليل النفقات المرتبطة بالسفر أو أي مشتريات أخرى يقوم بها الموظفون لصالح الشركات. واحدة من أفضل الطرق لخفض النفقات غير الضرورية من الموظفين هو من خلال خلق سياسة بطاقة الائتمان الموظف. من أجل الحد من سوء استخدام بطاقة ائتمان الشركة، يجب على الشركة وضع القواعد واللوائح المتعلقة بكيفية استخدام بطاقة الائتمان التجارية.

ومع ذلك، ليس العديد من الشركات على بينة من أفضل الطرق حول كيفية تطوير سياسات بطاقة الائتمان توظيف. العديد من أصحاب الأعمال لديهم دائما الرغبة في إنشاء هذه السياسات ولكن تفتقر التوجيه على كيفية القيام بذلك. ونتيجة لهذا، وهنا هو وصف حي على كيفية الشركات يمكن أن تخلق بفعالية سياسات بطاقة الائتمان الموظف.

1. مسؤوليات حامل البطاقة

إذا كانت الشركة تصدر بطاقات ائتمان لموظفيها، فيجب وضع قواعد تحكم استخدام البطاقة. يجب أن يكون الموظفون مسؤولين عن أمن البطاقة وكذلك خصوصية أي معلومات تتعلق بالشركة. يجب على الموظفين التأكد من أن البطاقة محفوظة في مكان آمن، وبطاقة خالية من الأنشطة الاحتيالية ويتم حماية رقم بطاقة الهوية. كما يجب على الشركة أن تذكر أن بطاقة ائتمان العمل محدودة فقط لاستخدامها من قبل الموظف وليس أي فرد آخر.

2. حدود الإنفاق الإملائي

يجب أن تكون الشركة قادرة على التوصل إلى القواعد التي تملي على الأنشطة أو المعاملات التي يجب أن تستخدم بطاقة الائتمان.

في الواقع، ينبغي أن يقتصر الإنفاق على احتياجات موظفين معينين. يجب أن يكون لكل قسم حدود اإلنفاق الخاصة به. كشركة، فمن الجيد أن تبلغ كل موظف عن حدود الإنفاق في وقت الإصدار. وبالإضافة إلى ذلك، يجب على كل موظف أن لا يتجاوز هذا الحد وإذا كان أحد يفعل ذلك، فإنها تتكبد رسوم الحد.

وأخيرا، لا ينبغي أبدا استخدام بطاقات الائتمان الخاصة بالشركة في السلف النقدية.

3. تقرير الاستخدام المنتظم

يجب على كل شركة أن تحمل الموظفين المسؤولين عن أي استخدام لبطاقة ائتمان الشركة. لنفترض أنه في نهاية كل شهر، يجب على كل موظف تقديم شرح مفصل لجميع الرسوم والإيصالات ورموز المحاسبة الصحيحة. يجب على كل موظف التأكد من أن يرفق إيصالات الإنفاق على البيان الشهري قبل تقديمها إلى الشركة لأغراض التحقق. وينبغي أن يتم كل ذلك في الوقت المناسب لتجنب المدفوعات المتأخرة. ومن شأن ذلك أن يضمن قيام الشركة بمراقبة نفقاتها الشهرية بسهولة ويسهل التدقيق.

4. عدم استخدام البطاقات على المصروفات الفردية

يجب أن تكون الشركة صارمة جدا على استخدام بطاقة ائتمان الموظف في أنه لا يسمح لأحد أن يستخدمها للنفقات الشخصية.باختصار، يجب أن يقتصر استخدام البطاقة على الأنشطة التجارية ذات الصلة. تعريف الاستخدام الشخصي، في هذه الحالة، هو أي نفقات لا تتعلق بتشغيل الأعمال. يجب أن تكون الشركة صعبة جدا على أي موظف يستخدم البطاقة على مدفوعاته الخاصة.

5. أوسيج ريفيو

إذا كانت الشركة تصدر بطاقات ائتمان الموظفين، فمن المستحسن إجراء مراجعة البطاقة بعد فترة محددة من الزمن.

يجب أن تتم مراجعة البطاقة من قبل المشرف المباشر للموظف مع عضو في قسم المحاسبة بالشركة. يجب على المشرف على الموظف التأكد من أن استخدام البطاقة يقتصر على ما كان مقصودا منه. من ناحية أخرى، يجب على إدارة المحاسبة التحقق مما إذا كانت جميع المقبوضات وغيرها من وثائق النفقات المقدمة من قبل الموظف أصيلة.

لذلك، يجب أن يكون لدى كل شركة سياسة فعالة وموثوق بها بطاقة الائتمان الموظف لتعطيل إساءة استخدام البطاقة من قبل الأفراد. وهذا من شأنه أن يضع الشركة في وضع مالي جيد لأن أي موظف سوف إساءة استخدام بطاقته للنفقات الشخصية. كما يجب على الشركة التأكد من أن كل من المشرف وقسم المحاسبة يفهمون جميع جوانب السياسة.