كيف يمكن لقاعدة 80/20 المساعدة في تحسين إنتاجيتك

في عام 1906، وضع الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو صيغة رياضية لوصف التوزيع غير المتكافئ للثروة في بلده. لاحظ باريتو أن عشرين في المئة من الشعب يملك ثمانين في المئة من الثروة. وفي أواخر الأربعينيات من القرن العشرين، نسب الدكتور جوزيف م. جوران، معلم الجودة، القاعدة 80/20 إلى باريتو، ووصفها بمبدأ باريتو. مبدأ باريتو أو قانون باريتو هو أداة مفيدة لمساعدتك على إعطاء الأولوية وإدارة العمل في حياتك.

تقدم هذه المقالة لمحة عامة عن القاعدة والأمثلة كيف يمكن أن تساعدك على تحسين الإنتاجية الشخصية والمهنية والفعالية.

ما يعنيه

تعني القاعدة 80/20 أن 20 في المائة من المدخلات أو الأنشطة مسؤولة في أي حالة عن 80 في المائة من النتائج أو النتائج. في قضية باريتو، كان يعني أن 20 في المئة من الناس يمتلكون 80 في المئة من الثروة. في عمل جوران الأولي تطبيق قاعدة 80/20 لدراسات الجودة، وقال انه حدد 20 في المئة من العيوب تسبب 80 في المئة من المشاكل. ويعلم مدراء المشاريع أن 20 في المائة من العمل (10 في المائة الأولى و 10 في المائة الأخيرة) يستهلكون 80 في المائة من الوقت والموارد.

أمثلة أخرى قد تكون قد واجهتها:

• 80٪ من إيراداتنا يتم توليدها بنسبة 20٪ من عملائنا.
• 80٪ من شكاواهم تأتي من 20٪ من عملائنا.
• 80٪ من قضايا الجودة تحدث مع 20٪ من منتجاتنا.

أو:

• 20٪ من المساهمين لدينا يوفرون 80٪ من تمويلنا.
• 20٪ من موظفينا هي المسؤولة عن 80٪ من الأيام المرضية.
• 20٪ من أفكاري تولد 80٪ من زياراتي على مدونتي.

هناك عدد غير محدود تقريبا من الأمثلة التي نميل إلى تطبيق القاعدة 80/20 في حياتنا الشخصية والعمل. في معظم الأحيان، نحن نشير إلى حكم باريتو دون تطبيق تحليل رياضي دقيق للحالة.

نحن تعميم حول هذا 80/20 متري، ولكن حتى مع هذه الرياضيات قذرة، ونسبة شائعة بشكل غير عادي في عالمنا.

7 المناطق يمكن أن تساعد قاعدة 80/20 إنتاجيتك:

1. إذا قمت بالتدقيق في العناصر الموجودة في قائمة "المهام الواجبة"، فهناك احتمال أن عددا قليلا فقط من العناصر مرتبط بقضايا مهمة. في حين أننا قد نأخذ الرضا في عبور عدد كبير من القضايا الأصغر من قوائم المهام لدينا، فإن قاعدة 80/20 تشير إلى أننا يجب أن نركز على عدد قليل من العناصر الكبيرة التي سوف تولد أهم النتائج. قد لا تنمو القائمة أقصر بكثير، ولكنك ستمارس أولوية فعالة.
2. في تقييم المخاطر لمشروع قادم، ليس كل خطر يحمل أهمية متساوية. حدد أعلى المخاطر التي تشكل أعلى احتمال للتلف (نظرا لاحتمال حدوث) وتركز أنشطة الرصد والمخاطر التخطيط الخاصة بك على تلك البنود.لا تتجاهل الآخرين، ومع ذلك، توزيع التركيز الخاص بك بشكل متناسب.
3. بصفتك ممثلا للمبيعات، عليك أن تعمل بجد لفهم سمات 20٪ من عملائك الذين يشكلون معظم إيراداتك واستثمار وقت التنقيب في تحديد وتأهيل العملاء المماثلين.
4. تقييم منتظم 80 في المئة من عملائك التي تولد ما يقرب من 20 في المئة من عملك وتحديد الفرص لتسليط هؤلاء العملاء لتلك التي تدفع نتائج أفضل . بعض المديرين والشركات بنشاط إملاء قوائم العملاء الخاصة بهم كل بضع سنوات، وإطلاق النار بشكل فعال للعملاء أداء أسفل.
5. إذا كنت تعمل في دعم العملاء أو مركز اتصال، فابحث عن توزيع 80/20 حيث يعزى 80٪ من مكالمات العملاء أو مشكلات الدعم إلى 20 بالمائة من عروضك أو 20 بالمائة من إجمالي عدد العملاء. بالنسبة إلى العروض التي تولد جميع المكالمات، ركز على تحليل الأسباب الجذرية لتحديد مشكلات الجودة أو التوثيق، ثم اتخذ الإجراء التصحيحي. لدعوة عالية، وحجم العملاء تسعى إلى فهم سبب مكالماتهم وتقديم طرق بديلة للحصول على إجابات.
6. يجب على رواد الأعمال والعازفون المنفردون والمحترفون المستقلون تقييم أعباء العمل وتقييم ما إذا كانت الغالبية العظمى من وقتهم تنفق أنشطة الأنشطة الصغيرة القيمة ، بما في ذلك الأعمال الإدارية التي يسهل الحصول عليها من مصادر خارجية.
7. عند تقييم التقدم المحرز في منتصف العام على أهدافك، ركز على الأهداف أو الأنشطة القليلة الأكثر أهمية بالنسبة إلى تطويرك أو نجاحك. على غرار قائمة المهام، لا يتم إنشاء جميع الواجبات والأهداف على قدم المساواة.

الحدود العملية لقاعدة 80/20:

كما استكشفنا، فإن قاعدة 80/20 لديها العديد من التطبيقات في عملنا وحياتنا الشخصية. ومع ذلك، هناك فرص لسوء استخدام هذه الأداة وجعل الأخطاء الحرجة.

• يجب ألا تركز على 20 في المئة فقط من أفضل الأداء على فريقك على حساب 80 في المئة الأخرى. أنت مسؤول عن زيادة عدد كبار الأداء فضلا عن تقييم وإمكانية القضاء على أولئك الذين يعانون من ضعف الأداء باستمرار.
• قد تقترح قاعدة 80/20 خفض مستوى التنويع الذي تسعى إلى تحقيقه مع الاستثمارات. يجب إيلاء اهتمام دقيق لمجموع المحفظة الشاملة وإجراء التعديلات إذا كان 20 في المائة فقط من استثماراتك تقود 80 في المائة من النتائج .
• في حين أن 20 في المائة من الوقت المستثمرة في مشروع من خلال التخطيط والتنفيذ قد تولد معظم النتائج أو التقدم، لا يمكنك تجاهل تفاصيل المبادرة.

الخلاصة:

مبدأ باريتو أو القاعدة 80/20 هو بناء مفيد عند تحليل جهودنا ونتائجنا. وهي لا تقدر بثمن عند تطبيقها على قوائم المهام أو الأهداف، وتوفر إطارا تحليليا مفيدا للعديد من حالات المشاكل. استخدامه بشكل حر، ولكن لا نقبل بأنها مطلق أو كنت من المحتمل أن تتلاعب.

-

تم التحديث بواسطة فن تافه