إدارة المكاتب الجيدة لأعمالك الصغيرة

إن الفوضى والارتباك مزعجان ولكنهما أيضا سيئان على الأعمال التجارية. فكر في ذلك كصيغة إذا أردت: الفوضى المتزايدة تساوي الأرباح المتناقصة. الاجابة؟ إدارة جيدة. إليك كيفية استخدام إدارة جيدة للمكاتب للتحكم في الفوضى في نشاطك التجاري الصغير:

1. إنشاء إجراءات إدارة المكاتب والالتزام بها.

المهام الروتينية تحتاج إلى إجراءات روتينية إذا كنت ترغب في البقاء منظمة والحفاظ على الأمور بسلاسة.

إعداد إجراءات للتعامل مع الأوراق والنظم المكتبية. على سبيل المثال، إذا كان ذلك ممكنا، ينبغي التعامل مع كل قطعة من الورق التي تأتي إلى مكتبك مرة واحدة، والعمل عليها، وتقديمها - لا مكدسة بشكل عشوائي على مكتب. وبالمثل، ينبغي إعطاء الأولوية للاتصالات الرقمية مثل رسائل البريد الإلكتروني واتخاذ إجراءات بشأنها فورا إذا أمكن أو الإبلاغ عنها لاتخاذ إجراء في المستقبل.

ستحتاج الأنظمة المكتبية، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر المكتبية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وخوادم الملفات والطابعات متعددة الوظائف والأجهزة المحمولة، إلى إجراءات الإدارة والطوارئ على السواء. عندما تعطل النظام أو فشل قطعة من أجهزة الكمبيوتر ذات الصلة، كل شخص في مكتبك يحتاج إلى معرفة من للاتصال وما لا تفعل (مثل محاولة إصلاح المشكلة أنفسهم). تعرف على 3 خطوات لحماية بيانات نشاطك التجاري المهمة.

2. إعداد مسؤوليات محددة بوضوح.

الإدارة الجيدة للمكاتب تعتمد على الأشخاص الذين يعرفون من هو المسؤول عن ما هو - الأشخاص الذين يتحملون المسؤولية عن إنجاز الأمور.

ما الذي سيحدث، على سبيل المثال، إذا كان شراء عملك الصغير قد قام به كل من؟ سوف تكون قادرة على العثور على ورقة الطابعة عندما كنت في حاجة إليها؟ وضع شخص واحد المسؤول عن طلب جميع المعدات واللوازم يحل المشكلة ويبقي الأمور بسلاسة. اطلب من الموظفين إرسال بريد إلكتروني إلى الشخص المعين لأي طلبات للحصول على اللوازم أو نشر قائمة مكتوبة بخط اليد في مكان واضح يمكن للأشخاص إضافة ما يحتاجون إليه.

انها نفسها مع (الكمبيوتر) إدارة النظم. تحتاج إلى أن يكون شخص واحد مسؤولا عن أمن أنظمة الكمبيوتر الخاص بك وتتبع الأشياء مثل الحسابات وكلمات المرور، والبرمجيات. يعد استخدام الأنظمة المستندة إلى السحابة لتطبيقات المكاتب وبرامج المحاسبة وتخزين البيانات حلا مثاليا للشركات الصغيرة، ولكن لا يزال يلزمك تعيين شخص موثوق به لأداء المهام الإدارية مثل إضافة / حذف المستخدمين وتعيين الأذونات وما إلى ذلك > 3. الاحتفاظ بسجلات - والحفاظ على سجلات عملك تحديثها.

حفظ السجلات يبدو وكأنه أسهل جزء من إدارة المكاتب الجيدة - حتى كنت تنظر في الحاجة للحفاظ على تلك السجلات على حد سواء الوصول إليها وتحديثها. ولكن القاعدة الأولى لكونه مدير مكتب جيد سوف تساعدك على الحصول على قبضة على هذا؛ جعل تحديث السجلات مكتب الروتين.عندما تحصل على عميل جديد أو عميل جديد، على سبيل المثال، يستغرق سوى لحظة لإدخاله في قاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بك. ثم سوف يستغرق سوى لحظة أخرى أو اثنين لتحديث السجل بعد كنت قد تحدثت معه على الهاتف.

(لاحظ أيضا أن معظم الولايات القضائية لديها قوانين خصوصية تنظم التعامل مع معلومات العملاء.)

4. خذ المشي من خلال مكتبك والحصول على الجلوس.

هل مكتبك مثال على إدارة الفضاء أو سوء إدارة الفضاء؟

عند المشي من خلال المكتب، هل لديك للتفاف حول العقبات أو عرضة لخطر التعثر على شيء؟

عندما تجلس في مكتب يمكن أن تعمل في الواقع هناك بشكل مريح؟ هل رتبت الأمور منطقيا بحيث تكون الأشياء التي يمكنك استخدامها أكثر من مكتب أقرب إلى اليد؟

هناك الكثير من الأشياء المكتظة في المكاتب في الوقت الحاضر، من منصات الطابعة من خلال خزائن الملفات. لإدارة المكاتب جيدة، تحتاج إلى التأكد من أن يتم ترتيب جميع الأشياء في المكتب لأقصى قدر من الكفاءة - والسلامة القصوى. أساسيات تصميم صغير أو وزارة الداخلية يوفر نصائح لأمان تلبية احتياجات الطاقة والإضاءة والتهوية من مساحة مكتبك.

5. جدولة العمل الشاق.

من السهل جدا تأجيل الأشياء التي لا تحب القيام بها، ومعظم رجال الأعمال لا يتمتعون بمهام مثل الإيداع والشحن والاستلام، أو مسك الدفاتر - حتى مديري المكاتب.

للأسف، مكتب، مثل المطبخ، لن تعمل بشكل جيد دون القيام بالأعمال المنزلية.

إذا كنت صاحب نشاط تجاري صغير في وضع عدم القدرة على تعيين ما تراه مهما كان عمل مملة أو غير سارة لشخص آخر، فأجب نفسك على الوصول إليه بشكل منتظم عن طريق تحديد وقت كل أسبوع له. خذ صباح أو بعد الظهر، على سبيل المثال، وقضاء عليه إجراء المكالمات الباردة، وإعادة الاستفسارات البريد الإلكتروني غير ذات الأولوية، مما يجعل نشرات وسائل الاعلام الاجتماعية، اللحاق بالركب على المحاسبة أو تحديث السجلات.

6. التفويض والاستعانة بمصادر خارجية.

في عالم مثالي، الجميع لن يفعل سوى ما كان لديه أو لديها الوقت للقيام به وفعلت جيدا. كما العالم ليست مثالية، بدلا من ذلك الكثير من الناس يفعلون الأشياء التي لم يكن لديهم الوقت أو الموهبة للقيام بعمل جيد.

التفويض والاستعانة بمصادر خارجية لا يمكن أن يحسن فقط إدارة المكاتب التجارية الصغيرة الخاصة بك ولكن مجانا لك التركيز على مواهبك أيضا، وبالتالي تحسين الخط الخاص بك. قد يكون بعض الوقت أو مساعد الظاهري قادرة على التعامل مع العديد من المهام مكتبك أو الإدارية. لمزيد من المعلومات حول التفويض، انظر قرار التفويض.

7. جعل تخطيط الأعمال أولوية.

العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة يقضون أيامهم يتصرفون ويتفاعلون - ثم يتساءلون لماذا يبدو أنهم يدورون عجلاتهم. تخطيط الأعمال هو عنصر مهم من الإدارة الجيدة للمكاتب ويحتاج إلى أن تكون جزءا من روتينية إدارة مكتبك العادية.

نجاح أصحاب الأعمال الصغيرة قضاء بعض الوقت كل أسبوع على تخطيط الأعمال، وكثير من استخدام جلسات تخطيط الأعمال اليومية كأداة لتحديد الأهداف والنمو.

هذا دليل تخطيط الأعمال هو التمهيدي العظيم للحصول على جهودك تخطيط الأعمال الجارية؛ فإنه يضع إطار عمل تخطيط الأعمال التجارية الخاصة بك الصغيرة ويوفر الموارد على كل شيء من كتابة بيان الرؤية من خلال قواعد لتحديد أهداف العمل.

إذا كان لديك موظفون، فقم بإشراكهم في تخطيط الأعمال، سواء بشكل رسمي أو غير رسمي.

عليك أن تحب الفرق

لا تدع الفوضى تتداخل مع ممارسة الأعمال التجارية. بمجرد البدء في تطبيق هذه المبادئ السبعة لإدارة المكاتب الجيدة، فسوف يكون لكم عن دهشتها من الفرق إدارة المكاتب الجيدة يجعل - ومزيد من الأعمال التجارية التي تقوم بها.

انظر أيضا:

لماذا الحوسبة السحابية مثالية للشركات الصغيرة

إتقان نظام الإيداع

كيفية إنشاء نظام إدارة الوثائق

10 نصائح لتنظيم ملفات الكمبيوتر