خطابات الدعم ومذكرات اتفاقية المنح

ما هي خطابات الدعم؟ لماذا تحتاجهم؟

أنت تعرف أن الشهادات من المانحين الآخرين أو الأشخاص الذين تخدمهم المنظمات غير الربحية يمكن أن تكون مؤثرة قوية عند طلب الأموال. عليك أن تدرج تلك الشهادات في رسائل جمع التبرعات، في قضيتك للحصول على الدعم، وفي التقرير السنوي الخاص بك.

تعمل شهادات الطرف الثالث بنفس فعالية مقترحات المنح. وتظهر تلك الشهادات أن أشخاصا آخرين، ومنظمات، ومنظمات، يعتقدون أنه يمكنك إنجاز المهمة.

يمكن أن تأتي رسالة الدعم من منظمة شريكة أو مانح رئيسي أو مؤسسة أخرى أو ممثل في الكونغرس أو رجال أعمال أو أصحاب مصلحة رئيسيين آخرين. وهو يوفر سببا مقنعا ومقنعا لماذا يجب على الممول دعم طلب منح أو اقتراح.

في حين أن خطاب الدعم لن يحصل على جائزة، فإنه يمكن جعل اقتراح المنحة أكثر قدرة على المنافسة. وتظهر خطابات الدعم، لا سيما من الأفراد أو المنظمات الرفيعة المستوى، أن الآخرين يعتقدون أن اقتراحكم يستحق. بل قد يشيرون إلى أن مؤسستكم تتمتع بسمعة ممتازة وأن مجتمعكم يدعم عملكم.

قد تكون رسالة الدعم من قادة المجتمع الذين يؤمنون ببرنامجك المقترح أو المجموعات الأخرى التي قد تتعاون معك أو حتى الأشخاص الذين سيتلقون الخدمات التي تقترحونها.

تصف أفضل خطابات الدعم كيف يدعم أحد الشركاء المشروع (حسب الاقتضاء)، وينقل الحماس للمشروع، ويعطي مصداقية لعملك.

عادة ما ترفق خطابات الدعم مقترحا أو طلبا للحصول على أموال المنح.

قبل تقديم اقتراح منحة، قم بتقديم قائمة بالأشخاص أو المنظمات التي ستستفيد من مشروعك المقترح. اتصل بهم، ويفضل أن يكون ذلك شخصيا، وسأل ما إذا كانوا على استعداد لكتابة خطاب الدعم.

أعطهم تفاصيل المشروع وشرح الفوائد لهم ومجتمعهم. إذا وافقوا، قدم مسودة خطاب يمكنهم استخدامها. اطلب منهم إرسال الرسالة إليك بتاريخ معين بحيث يمكنك تضمينه مع طلب المنحة.

إذا كان الشخص أو المؤسسة تفضل كتابة خطاب الدعم الخاص بها، فقم بإعطائهم معلومات حيوية لتسهيل كتابة توصية رائعة تتضمن الأمثلة على المعلومات المفيدة:

• ملخص المشروع الذي تموله المنحة .
• كيف ينسجم المشروع مع مصالح الممول (مثل المؤسسة التي اقترب منها).
• أمثلة عن كيفية مساعدة المنحة لمؤسستك في تحقيق مهمتها.
• لمن يجب أن يتم التعامل مع الرسالة. على سبيل المثال، شخص معين أو الاسم الرسمي للممول.شجع الكاتب على تجنب شيء مثل "لمن يهتم به". تقديم رقم طلب منحة إذا كان ذلك ينطبق.
• عينة من رسالة سابقة من التوصيات التي عملت بشكل جيد.

ما هي رسالة الالتزام؟

يمكن أن تكون خطابات الدعم خطابات التزام . قد تظهر هذه الرسالة أن الشركة تريد تقديم هدية عينية لدعم المشروع الخاص بك. أو أن الجهة المانحة تخطط لارتزام مبلغ معين من المال للمشروع.

أو حتى يمكن أن تنطوي على تعهد من الأعمال التجارية لقرض المتطوعين مجانا لمشروعك.

للحصول على هذا النوع من الرسائل، قم بإعداد قائمة بالشركات أو المؤسسات التي قد تكون على استعداد لارتكاب بعض الموارد لمشروعك.

قم بإعداد اجتماع حيث يمكنك أن توضح بالتفصيل ما سيكون المشروع وطلب مساهمة معينة، مثل النقد والهدايا العينية، أو الموظفين. قم بتقديم مسودة رسالة وطلب أن تعاد في الوقت المناسب لتضمينها مع طلب المنحة.

غالبا ما تكون خطابات الدعم من منظمات أخرى وافقت على أن تكون شريكا للمشروع الذي تقدمه مجموعتك. وأحيانا يأخذ هذا النوع من خطابات الدعم شكل اتفاقية شراكة رسمية أو مذكرة تفاهم يتطلبها بعض صانعي المنح الآن.

ما هي مذكرة الاتفاق؟

إذا كنت تخطط للشراكة مع مؤسسة غير ربحية أخرى، يجب أن يكون الترتيب مكتوبا، إما بخطاب دعم أو ما يسمى باتفاقية مشتركة بين الوكالات أو مذكرة اتفاق.

يجب أن توضح هذه الاتفاقيات كيفية تنفيذ المشروع، وكيف ستستخدم الأموال من صانع المنحة.

تصف مذكرة الاتفاق علاقة تعاون بين منظمتين. ويتضمن الاتفاق وصفا للأدوار والمسؤوليات والمصطلحات وتفاصيل الشراكة التي يتفق عليها الطرفان. وينبغي أن يوقع عليها ممثلون مفوضان للمنظمتين. قم بتقديمها مع اقتراحكم أو طلب للحصول على منحة حكومية أو مؤسسة.

ستعجب المؤسسة أو الوكالة الحكومية التي تقدم بطلبها بخطابات الدعم أو الالتزام أو الشراكة. وكلما يمكنك إثبات أن الممول لن يكون وحده في دعم عملك، كلما كان ذلك أفضل سيتم تلقي اقتراحكم.