لماذا تحتاج إلى قائمة مرجعية لتخطيط الأحداث

ما إذا كنت قد بدأت للتو في أعمال تخطيط الحدث أو هي مخطط أحداث محنك، احتمالات كنت معتادا على قائمة مرجعية لتخطيط الحدث أو قد سمعت على الأقل أنها المشار إليها خلال دورة تخطيط الحدث أو جمع الصناعة. وهناك سبب لذلك. قائمة مرجعية للتخطيط الحدث هو أفضل صديق مخطط، أداة لا تقدر بثمن لإدارة الأحداث الخاصة بك بنجاح.

ملاحظة: تعرف قائمة مرجعية لتخطيط الأحداث أيضا بجدول زمني للعمل أو مسار حرج.

تخطيط الأحداث هو كل شيء عن التخطيط. حتى فكرة الحدث الأكثر إبداعا سوف تتخبط إذا لم يتم التخطيط لها وتنفيذها بشكل جيد. هنا هو المكان الذي تأتي فيه قائمة مرجعية للفعاليات. إنه دليلك على البقاء منظما وعلى - أو قبل - من الجدول الزمني عند شعوذة عدد لا يحصى من المسؤوليات وتفاصيل متنوعة في التخطيط لحدث ناجح. وهو مفيد بشكل خاص عند إدارة أحداث متعددة. إن نسيان مهمة صغيرة واحدة أو التراجع في موعد نهائي واحد يمكن أن يؤدي إلى تأثير الدومينو: يمكن أن تبدأ جوانب أخرى لا تبدو ذات صلة من الحدث الخاص بك في الانهيار، واحدا تلو الآخر.

لذلك لا تعتمد على الذاكرة الخاصة بك، ملاحظات لاصقة أو الخربشات على وسادة للحفاظ على الحدث الخاص بك تخطيط الأعمال بسلاسة. تعلم لوضع معا قائمة فعالة التخطيط الحدث، وسوف تصبح قريبا أفضل صديق جديد.

قبل أن تبدأ

للبدء، امسح بعض الوقت من الجدول الزمني الخاص بك للتركيز على الحدث كنت تخطط.

بعد ذلك، امسح عقلك. بشكل جاد. لا إلقاء نظرة على الهاتف أو الرد على البريد الإلكتروني. تحتاج إلى تصور هذا الحدث من البداية إلى النهاية دون انقطاع أو الهاء بحيث يمكنك التخطيط الفعال لجميع المهام التي يجب أن تكتمل.

إستعد

فكر في الحدث الذي تخطط له وكتب كل التفاصيل التي تم تأكيدها: اسم العميل ومعلومات الاتصال وتاريخ الحدث والموقع وعدد الحضور وغير ذلك.

قم بأخذ تقويم ووضع علامة على تاريخ الحدث في هذا التقويم بأحرف غامقة. جمع أي مواد أخرى ذات الصلة - صور للمكان، وقائمة من المطاعم للاتصال - التي هي جزء من هذا الحدث.

العودة إلى الوراء

طريقة لبدء كتابة قائمة تخطيط الحدث هو العمل إلى الوراء.

يتمتع الضيوف بحدث كاجتماع ليوم واحد أو لعدة أيام مع كل ما يحدث في آن واحد. مثل الأداء الحي الذي يظهر على المسرح ويتم تنفيذها بشكل جميل. مخططو الحدث عرض الأحداث على شكل سلسلة من الأحداث الصغيرة التي تناسب معا مثل قطعة من اللغز لتتوج في الحدث النهائي. لذلك، كمخططين، نبدأ في البداية. أي عدة أسابيع أو شهور قبل وقوع الحدث الفعلي.

ابدأ في البداية

عند تحديد مكان البدء في كتابة قائمة التخطيط الخاصة بالحدث، فكر في وضع أساس متين لهذا الحدث.قبل اختيار الألوان وترتيب الزهور، لديك لمعالجة الأساسيات. من توقيع العقود للتفاوض على كتلة من الغرف، كل شيء يحتاج إلى أن تكون مكتوبة على المرجعية الخاصة بك، مهما كانت كبيرة أو صغيرة. والمفتاح هو أن تأخذ الرعاية الأولى من أي المهام التي يمكن أن تكتمل مقدما للسماح لمزيد من الوقت في الجدول الزمني الخاص بك لتلك البنود تأليف التي تحدث أقرب إلى تاريخ الحدث.

بعض الأمثلة على العناصر التي يجب تضمينها في القائمة المرجعية لمخطط الحدث:

• توقيع العقود (مع العميل والمكان والموردين وما إلى ذلك).
• تأكيد التاريخ والوقت مع مكان
• تأجير الترفيه (الفرقة، المتكلم، الخ.)
• كتلة الفندق الآمنة
• دعوات البريد
• اختر القائمة
• تأجير الموظفين
• نزلاء
• المشي في الموقع
• تأكيد غرفة

اسمحوا وقت إضافي

مع كل بند على الحدث الخاص بك المرجعية، إضافة المزيد من الوقت. إذا كان تاريخ إرسال الدعوات بالبريد فعليا هو 15 آذار (مارس)، فضع عنصرا في قائمتك ليكون لديك دعوات جاهزة للبريد في 8 آذار (مارس)، قبل أسبوع واحد. أن يعطيك بعض الوقت الاضافي يجب أن يذهب شيء أوري مع دعوات أو إذا كنت وراء الجدول الزمني لسبب آخر.

تضمين تذكيرات في قائمة التحقق

لا يكفي كتابة "عقد توقيع مع مقدم خدمة" على قائمة التحقق الخاصة بك ومن ثم التحقق من خارج مربع عند الانتهاء.

سوف تحتاج إلى التأكد من أن مقدم الخدمة قد تلقى نسخة من العقد وعاد نسخة موقعة لك أيضا. لذلك لكل بند كبير قمت بإضافة إلى المرجعية الخاصة بك، وتشمل تذكير. على سبيل المثال، "متابعة مع الممون إعادة: العقد. "إضافة آخر، تذكير في وقت لاحق أن يقرأ" تلقى توقيع عقد من شركة تقديم الطعام ". ليس من غير المألوف أن نتعامل مع مهمة وننظر في الأمر عندما يتم الانتهاء من ذلك فقط على الجانب الخاص بك.