العناصر يجب أن تكون لديك قائمة مرجعية لتخطيط الأحداث

يعرف كل مخطط حدث يستحق ملحه أن قائمة التخطيط لتخطيط الأحداث ربما تكون الأداة الأكثر قيمة في التخطيط لحدث ناجح. بل هو أداة التخطيط الحدث واحد الذي يضعك في سهولة عندما تستيقظ في منتصف الليل في عرق شائك أقنع كنت قد نسيت تفاصيل هامة في التخطيط لهذا الحدث الخاص بك المقبل. مع قائمة شاملة التخطيط الحدث الحدث من جانبكم، يمكنك الاقتراب من هذا الحدث الخاص بك مع الثقة، مع العلم أنك لم تغفل أي شيء.

ماذا لو كنت تعتبر نفسك سوبر المنظمة وكنت تستخدم بالفعل قائمة مرجعية عند التخطيط لهذا الحدث، ولكن واجهت حالات حيث أدركت (متأخرا جدا) أنك فشلت في تميل إلى بعض التفاصيل الهامة. أين ذهبت الخطأ؟

يتطلب كل حدث قائمة مرجعية لتخطيط الحدث مصممة مع مراعاة هذا الحدث بالذات ومواءمة مع مواصفات الحدث الفردية. لذلك كل المرجعية التخطيط الحدث هو مختلف. ومع ذلك، هناك خمسة البنود التي يجب أن يكون لديك على قائمة التخطيط التخطيط الحدث الخاص بك، بغض النظر إذا كنت تخطط لحفلة عيد ميلاد صغيرة أو وظيفة كبيرة للشركات.

توقيع عقود العقد

قد يبدو ذلك واضحا، ولكن تأكد من التوقيع - والحصول على نسخ موقعة في المقابل - كل العقود التي تحتاجها لهذا الحدث الخاص بك. وهذا يشمل عقود الحدث مع العميل، والمكان، والباعة، والفنادق، والترفيه، وما إلى ذلك المصافحة شركة هو وسيلة لطيفة لإجراء الأعمال التجارية ولكن ليس وسيلة لتأمين توظيف أي البائعين وليس وسيلة لارتكاب العمل للعميل .

احصل على كل شيء كتابة ولا تفعل أي عمل أو قضاء سنت واحد على التخطيط لهذا الحدث الخاص بك حتى يتم توقيع جميع الأوراق وتسليمها. إذا كنت مخطط حدث يحتاج إلى عقد حدث لخدمات الحدث، فانقر هنا.

تأكيد التاريخ والوقت

كنت الركبة في مراحل التخطيط لهذا الحدث.

كيف يمكن لأي شخص الحصول على تاريخ خاطئ؟ غالبا ما يكون لدى البائعين أعمال أخرى قادمة. قد يوافق العملاء على تاريخ ووقت لهذا الحدث، ثم ينسون ببساطة أن يخطرك بالتغيير في الخطط. قبل البدء في التخطيط لهذا الحدث الخاص بك، تحقق مزدوج من التاريخ ووقت البدء والانتهاء والحصول على هذه في الكتابة بحيث الجميع على نفس الصفحة.

استئجار مساعدة إضافية

لا نقلل من قيمة وجود مساعدة إضافية في يوم الحدث الخاص بك. هناك دائما شيء يحتاج إلى تميل إلى ومعظم المخططين الحدث بالفعل مشغول جدا تشغيل الحدث لتكريس اهتمامهم إلى الحالات التي تنشأ. إن الاستعانة بمزيد من المساعدة هي خطوة مهمة يتم تجاهلها في كثير من الأحيان حتى يحتمل أن يكون وقت متأخر جدا لتوظيف أفضل الموظفين الحدث للوظيفة في متناول اليد. لا تسوية ل بقايا عندما يتعلق الأمر توظيف الموظفين الحدث.ضع هذا العنصر على قائمة التحقق من الحدث الخاص بك وتأمين أفضل الموظفين المدربين مع الخبرة التي تحتاجها التي تناسب ميزانية الحدث الخاص بك.

إجراء موقع المشي من خلال

لا شيء يقارن لتصور شيء في عقلك تماما مثل تعاني من ذلك مباشرة. إجراء المشي من خلال موقع الحدث مع العميل والبائعين الخاص بك هو خطوة حاسمة في عملية تخطيط الحدث.

وهي تتيح فرصة لطرح الأسئلة، ومعالجة المخاوف، والتوصل إلى اتفاق بشأن إنشاء الغرف، والديكور، ووضع التسجيل، والتدفق العام للحدث. في كثير من الأحيان، حتى عندما نعتقد أننا نتواصل بوضوح، رؤيتنا لشيء ما في تناقض صارخ مع ما شخص آخر هو تصور بناء على وصفنا. اتخاذ المشي من خلال الفضاء المادي خلال مراحل التخطيط حتى لا تكون هناك مفاجآت في يوم الحدث.

تضمين تذكيرات للمتابعة

في عالم مثالي، يقول شخص ما مرة واحدة سيكون كافيا لضمان إنجاز المهمة. لسوء الحظ، عالم العمل الحقيقي لا يعمل بهذه الطريقة أو على الأقل ليس الأعمال من تخطيط الحدث. مع الكثير من التفاصيل لإدارة ومتعددة اللاعبين المشاركين في مراحل مختلفة من الحدث، فمن السهل على شيء أن تضيع.

لذلك، عند تطوير الخاص بك الحدث التخطيط المرجعية للحفاظ على تنظيمها وفي الموعد المحدد، وتشمل تذكير لبعض المتابعة. على سبيل المثال، إذا كنت تتحدث مع الممون عن أفكار القائمة، وتشمل عنصرا على القائمة الخاصة بك التخطيط الحدث الذي يقرأ، "متابعة مع مقدمي الطعام على القائمة المقترحة" و "الجدول الزمني تذوق مع المطاعم". في التخطيط لهذا الحدث، لا يوجد مثل شيء يؤكد الكثير من الأحيان.